Как да се представите в имейл (Съвети + Шаблони)

Когато за първи път се свързвате с някого по бизнес причини чрез имейл, е учтиво да се представите правилно. Следването на някои общи съвети може да ви помогне да напишете ефективен въвеждащ имейл.

Тук ще разгледаме как да се представите в имейл, така че да можете да направите добро впечатление и да имате най-голям шанс за успех.

Ще разгледаме също някои примери за бизнес имейли за представяне, които можете да използвате и модифицирате според вашите нужди.

Значението на изпращането на въвеждащ имейл

Винаги е учтиво да направите представяне, когато се свързвате с някого за първи път.

Дори ако вече сте срещнали човека на скорошно събитие или конференция, приветственото съобщение може да служи като напомняне. Въвеждащ имейл ви помага да започнете правилно с човека, с когото се свързвате, като задавате тона за бъдещи взаимодействия.

Следователно е важно да отделите време, за да съставите въвеждащ имейл, който е както учтив, така и професионален. По този начин е по-вероятно да имате положително въздействие и да установите добра връзка с получателя от самото начало.

Как да озаглавите въвеждащ имейл

Когато изпращате въвеждащ имейл, привлекателна тема ще направи вашето съобщение да се откроява от многото други, които получателят получава ежедневно. Добра тема трябва да бъде кратка и по същество, както и да даде на получателя представа за какво е имейлът.

Включете кратко изявление за това кой сте и защо се свързвате с човека, но без да влизате в твърде много детайли. Това ще помогне на получателя да разбере целта на имейла и, ако е направено правилно, да го насърчи да го отвори.

Посочете детайли като:

• вашето име
• вашата длъжност
• компанията, за която работите
• и/или датата и часа на събитие

Добавянето на един или повече от тези бита информация в заглавието ще позволи на получателя да ви идентифицира както вас, така и темата на вашия имейл, преди дори да го прочете.

Готови ли сте да надградите бизнеса си?

Пробвайте LiveAgent безплатно и се убедете сами.

Поискайте демо 30 дни безплатно

Примери за тема на въвеждащ имейл

• Представяне на себе си – [Вашето име]
• Топло представяне от [Вашето име]
• Поздравления от [Вашата компания]
• Вашият контакт в [Име на компания]: [Вашето име]
• Поискване на информация: [Вашето име] от [Вашата компания]
• Поискване за среща: [Дата и час] с [Вашето име]
• Взаимен контакт ми предложи да се свържа
• Поискване за [Времеви период] разговор, за да обсъдим [Тема]

Как да напишете въвеждащ имейл

Когато правите имейл представяне на някого, е важно да держите вашето съобщение кратко и по същество. Писането на дълъг и разпиляно текст може да бъде преодоляващо за получателя, който в много случаи вече не знае кой сте.

Започнете с обичайни имейл поздравления като “Здравей”, “ “Добро утро”, “ “Поздравления”, “ или “Привет.” След това посочете вашето име и причината за вашия имейл в няколко кратки изречения.

Когато изпращате имейл на някого за първи път, е също хубаво да включите кратко обяснение на това как познавате човека или как дошли до неговия имейл адрес. Например, можете да кажете “Получих вашите контактни данни от взаимен приятел”, “ или “Видях вашата беседа на конференцията миналия месец и исках да се свържа.”

Съвет: Ако имате някакви взаимни връзки, не забравяйте да го споменете, дори ако този човек не е споделил контактните данни на получателя с вас. Това ще помогне да установите чувство на доверие и връзка с целта на вашия имейл от самото начало.

Когато изпращате поздравление от името на някого друг, не забравяйте да включите тази информация в вашето съобщение.

Полезно е също да включите някои допълнителни детайли за това кой сте, за да предоставите повече контекст. За да им дадете повече информация, посочете информация като вашата позиция, компания и/или уебсайт, особено ако вече не е включена в темата.

Винаги завършете с учтива затвора като “Благодаря ви за вашето време”, “ “Очаквам да чуя от вас”, “ или “С уважение”.

Абонирайте се за бюлетина

Най-новите съвети и оферти директно във вашата поща.

Имейл адрес

Абонирай

Какво да включите в въвеждащ имейл

• кратко поздравление – “Здравей” или “Скъпи”, и т.н.
• вашето име
• цел на вашето съобщение – защо пишете
• как познавате получателя или как сте получили неговия имейл адрес
• всички взаимни връзки – човек или събитие
• кой пишете от името (ако е приложимо)
• допълнителна информация за себе си – длъжност, компания, уебсайт
• призив към действие (CTA) – какво бихте искали получателят да направи след като прочете вашето съобщение
• вашите контактни данни – имейл, телефонен номер, профили в социалните медии и т.н.
• учтива затвора – например “Благодаря” или “Най-добри пожелания”, последвано от вашето име

Примери за въвеждащ имейл

Представяне на себе си – [Вашето име]

Топло представяне от [Вашето име]

Поздравления от [Вашата компания]

Вашият контакт в [Име на компания]: [Вашето име]

Поискване на информация: [Вашето име] от [Вашата компания]

Поискване за среща: [час и дата] с [Вашето име]

Взаимен контакт ми предложи да се свържа

Поискване за [времеви период] разговор, за да обсъдим [тема на разговор]

Добри практики за въвеждащ имейл

Няколко съвета си струва да следвате, когато се свързвате с някого по бизнес причини. Тези съвети ще помогнат вашето съобщение да постигне своята цел.

• Използвайте шаблон – докато е важно да персонализирате всеки имейл, наличието на готов въвеждащ текст може да спести време, ако имате много потенциални клиенти за контакт.
• Измислете ясна и кратка тема, която отразява целта на вашия имейл – вашето име, компания и/или кратка причина за съобщението са всички подходящи тук (вижте посвещения раздел по-горе за озаглавяне на вашия въвеждащ имейл за повече информация).
• Започнете с учтиво поздравление – обръщането на получателя по име винаги е добър начин да се начало професионална връзка правилно
• Представете се в първото или второто изречение – включете вашето име, длъжност и компания (ако е приложимо).
• Обяснете защо се свързвате – опитайте се да се фокусирате на това как вашето съобщение ще бъде полезно на получателя и техните бизнес интереси.
• Держите самопредставянето кратко и по същество – дълги имейли често се игнорират или не се четат напълно.
• Използвайте правилна граматика и правопис – помнете да прочетете вашия имейл преди да го изпратите.
• Держите бизнес тон през цялото време – независимо дали сте в официална обстановка или се опитвате да установите по-случайна връзка, е важно да напишете професионален имейл.
• Бъдете вежливи и скромни – никому не харесва арогантност, така че се опитайте да изглеждате като някой, заинтересован в изграждане на връзка, вместо просто да търсите бизнес възможности за себе си или вашата компания.
• Ако можете, намерете някакво общо основание, за да се свържете – това може да бъде събитие или конференция, на която сте присъствали, или дори нещо небизнес свързано като споделена любов към спорт, музика или книги.
• Завършете с призив към действие – независимо дали е планиране на среща, отговор на вашата молба или просто признаване на получаването на съобщението, не забравяйте да кажете какво искате получателят да направи след прочитане на вашия имейл.
• Включете вашите контактни данни – направете лесно за получателя да се свърже с вас, като включите вашия имейл адрес, телефонен номер и/или връзки към социалните медии.
• Завършете с учтива подпис.

Резюме

Въвеждащ имейл е често първата точка на контакт, която имате с потенциален клиент, сътрудник или бизнес партньор. Това може да бъде първоначалната стъпка към изграждане на професионална връзка с тях, така че е важно да направите това приветствено съобщение правилно, за да направите добро първо впечатление.

Следването на съветите и примерите, предоставени в тази статия, ще ви помогне да напишете професионален въвеждащ имейл, който се откроява в папката на получателя, установява уважение и има добър шанс да постигне своята цел.

Отделете време, за да съставите добре написан пример за самопредставяне имейл, за да използвате за бъдещи бизнес връзки и ще сте един крачка напред на конкуренцията.