• Шаблони
  • Как да стартирате имейл (Съвети + шаблони)

Как да стартирате имейл (Съвети + шаблони)

С над 300 милиарда имейли изпращани и получавани всеки ден, имейлът е съществено средство за комуникация. Да разбереш как да стартираш бизнес имейл по професионален начин – особено когато пишеш на някой, когото не познаваш – може да бъде предизвикателство както за специалистите по маркетинг, търговци, така и за представителките за обслужване на клиенти.

Всъщност, как започвате имейла си, може да направи разликата между вашия получател затваряне на имейла веднага (и изтриването му) или четене на. Следната статия предоставя няколко съвета как да започнете имейл заедно с някои от най-често срещаните имейл поздрави и имейл стартери, които можете да използвате във вашата бизнес кореспонденция.

история за имейл

Какво да включите в началото на имейлите си

1. Поздрав или поздрав

Започнете с подходящ поздрав в зависимост от това колко формално трябва да бъдете. Винаги включвайте името на получателя (ако го знаете), за да направите поздрава по-личността. Не на последно място, проверете два пъти дали сте изписвали правилно името на получателя. Про бакшишът ни? Копирайте и поставете името им, както се вижда в предишните имейли, имейл подписи или уеб сайтове, за да сте сигурни, че няма да направите печатна бележка.

2. Въведение и основание за писане (ако е необходимо)

Когато пишете на някого за първи път, представете се и включете скъсено изречение за целта на имейла си. Това изречение може да определи дали получателят ще прочете имейла ви или ще го игнорира, така че се уверете, че целта ви е ясна и убедителна.

Ако имате общи приятели, колеги или познати, споменете ги, тъй като това може да увеличи шансовете ви за получаване на отговор. Например, бихте могли да направите фино име спад по следния начин: “Здравейте [Име], аз се натъкнах на нашия общ приятел Ричард (от [Компания]) през уикенда и той спомена, че имате нужда от нов инструмент за бюро за помощ, тъй като настоящият ви доставчик просто не го реже вече…”

3. Отваряща фраза/ добри пожелания (по избор)

Ако не сте писали на получателя дълго време или ако имате случайни отношения с получателя, би било подходящо да включите бърза, положителна бележка като “Надявам се, че се справяте добре”. Това може да зададе правилния тон за останалата част от имейла ви.

Като алтернатива, ако получателят е споделил някои актуализации на LinkedIn или други социални медии, не се колебайте да ги поздравите за последните им постижения (както лични, така и професионални). Бихте могли да кажете нещо като Поздравления за промоцията ви” или “Поздравления, вълнуващо е да видите [Компанията на получателя] да придобие такъв важен клиент като [Company]”.

4. A благодаря линия (по избор)

Въз основа на контекста можете да добавите кратка линия “благодаря” към вашата имейл кореспонденция. Ако например вашата перспектива/клиент се е свързала с Вас с запитване, “Благодаря ви, че протегнахте ръка” или “Благодаря ви, че се свързахте с [Компания]” е задължително задължително. Въпреки това, винаги, когато поставите в благодарствена бележка, важно е да я направите персонализирана, тъй като стандартните благодарствени бележки (като посочените по-горе) са малко твърде родови и могат да излязат като студени или standoffish.

Като просто добавите име преди вашата линия за благодарност, съобщението звучи по-топло и приканващо. Ето един пример: “Емили, благодаря ви много, че се свързахте с [Company] и за това, че повдигнахте този въпрос. Напълно си прав…”

customer-thank-you-note-LiveAgent

Примери и шаблони за стартиране на имейл

Професионални имейл поздрави

“Здравейте [Име]” е може би най-често срещаните и най-широко използваните имейл поздрав в света на бизнеса. Този поздрав обикновено се препоръчва за полуформални и неформални стилове за комуникация. Ако искате да бъдете малко по-формални, “Здравейте” може да бъде заменен с “Здравейте”.

“Уважаеми [Име]” също е подходящо както за формална, така и за неформална комуникация. За ваше удобство сме подготвили цял списък с други генерични поздрави, от които можете да избирате при стартиране на професионалния си имейл. Проверете ги:


Когато пишете на един или двама получатели:

Уважаеми [Име], Уважаеми [Име] и [Име], Здравейте [Име], Здравейте [Име], [Име], Хей [Име],


При писане до трима или повече получатели:

Здравейте всички, [Име на група или екип], Здравейте екип, Здравейте всички, Здрасти Добро утро Добър ден Добър вечер


Когато не сте сигурни в името на получателя:

Уважаеми сър, Скъпа госпожо, Здравей Здравейте Поздрави Уважаеми мениджър по наемане, Уважаеми набиращ екип,


Общи изрази за отваряне на имейл

Следвайки поздрава, можете да включите кратко изречение за отваряне, за да стартирате имейла си. Най-добре е обаче да избягвате изречения като тези, ако пишете официален имейл или студен имейл с потенциален клиент, тъй като те могат да дойдат твърде приятелски. Ето някои от най-често срещаните примери за отварачи за имейли:


Hope this email finds you well.
I trust you are doing well.
How’s it going at [Company name]?
It’s great to hear from you.
I’m pleased to hear that…
I hope you enjoyed your weekend.
Hope you’re enjoying your holiday.
I hope you had a great trip.
I hope you’re doing well.
Hope you’re feeling great!
I hope you’re having a great week.
I hope you’re having a wonderful day.
I hope you enjoyed the event.
I hope you enjoyed your vacation.
I’m reaching out about…
I’m wanted to ask about…
I just wanted to send you a brief note about …
Congratulations on [recent accomplishment].
How did [recent project/ event] turn out?
I loved your recent [article/social media post].

отваряне на имейл

Проследяване на фразите за отваряне на имейл

Ако не сте сигурни какво да пишете в началото на последващия си имейл, обмислете включването на една от следните фрази за отваряне на имейл, които могат да счупят леда:


As we discussed in our phone call …
As we discussed at our meeting …
As promised, here’s …
I’m checking in on …
Just checking in to make sure that …
Following up on our meeting …
I am writing to follow up on…
I’m getting back to you about…
This is just a quick note to…
This is just a quick reminder…
I wanted to let you know that…
Can you please give me an update on …
I’m writing to remind you about…
It was great to meet you at [event].
It was great talking to you last week.
I’m glad we had a chance to chat at the [event].
It was a pleasure to meet you yesterday.

Отговор на имейл отваряне фрази

Когато отговаряте на клиент или перспектива, кратка линия “Благодаря” е подходяща в много случаи. Ако не сте сигурни как да включим “Благодаря” или се нуждаете от още малко вдъхновение разгледайте някои от нашите алтернативи:


Thanks for getting in touch.
Thank you for your message.
Thank you for letting me know.
Thank you for the update.
Thank you for the heads up.
Thanks for keeping me in the loop.
Thanks for the quick response.
Thank you for taking the time to [write to us/give us your feedback].
Thank you so much for getting back to me.
Thanks for getting back to me so quickly.
Thanks for your feedback on …
I’m sorry it took me so long to get back to you.
I apologize for the late response.
I’m sorry it’s been so long since my last email.
Sorry for my late reply.
Could you please clarify [something]?
Could you explain what you mean by [something]?
Could you give us some more details on…?

Как да стартирате имейл за студени продажби

Когато пишете студен имейл до перспектива, първият абзац ще определи дали перспективата ви ще намери съобщението ви, което си струва да се чете, така че е важно да впечатлите и откроите. Ето някои примери за това, което можете да включите във вашия уводен абзац:

“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”

“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”

“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”

“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”

“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейли за студени продажби.

Как да стартирате имейл за проследяване на продажби

Проследяването на перспектива, особено ако не са отговорили на предишното(ите) ви съобщение(и), може да бъде сложно. Ако е така, изпробвайте едно от тези ефективни изречения за отваряне на имейл– те може да са от полза!

“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”

“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”

“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”

“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”

“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейл за последващи действия при продажби.

Design your own templates

LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?

Как да започнете след покупка / клиент добре дошли имейл

Винаги, когато някой купи вашия продукт или се регистрира за вашата услуга, трябва да му благодарите, или да го приветствате в “семейството”, за да гарантирате, че връзката ви започва чудесно. Най-добрият начин да направите това е чрез писане на имейл за добре дошли, който включва благодарствена бележка, кратко въведение и всяка полезна информация.

“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”

“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”

“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”

“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”

“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”

Чувствайте се свободни да проверите още шаблони за имейл след покупката и шаблони за имейли за добре дошли.

Как да стартирате имейл за обслужване на клиенти

Почти всеки имейл за обслужване на клиенти трябва да започне с бележка “Благодаря”, независимо дали отговаря на обикновено искане за обслужване на клиенти или отговаря на оплакване на клиент. Ето как може да изглежда:


“Thanks for reaching out! I’d be more than happy to help you.”

“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”

“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”

“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”

“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за обслужване на клиенти.

Как да стартирате имейл за извинение на клиента

Когато  отговаряте на ядосани или недоволни клиенти, не забравяйте да покажете съпричастност и да издадете извинение от името на бизнеса си. Ето как можете да го направите:


“Thanks so much for reaching out about order #[number]. I’m so sorry the product hasn’t worked out for you.”

“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”

“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”

“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”

“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”

apology email example
Питър Коморник

LiveAgent комбинира отличен лайв чат, запитвания и автоматизация, които ни позволяват да предложим изключително обслужване на нашите клиенти.

Питър Коморник, директор
logo slido black

Резюме

Началото на бизнес имейла Ви (поздравът, линията на отваряне и първото изречение) е първото нещо, което получателят вижда, когато отвори имейла ви. Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително впечатление върху тях. Поздравът, който използвате, и първите няколко изречения, които избирате за началото на професионалните си бизнес имейли, ще зависят от вашата аудитория и контекста на вашата комуникация. Използвайте имейл поздравите и изразите за отваряне на имейли, споменати по-горе, като подкани винаги, когато не сте сигурни как да стартирате следващия си имейл до клиент или студена перспектива.

Не забравяйте да проверите два пъти имейлите си за всякакви правописни или граматични грешки и се уверете, че винаги пишете името на получателя правилно. Последният ни съвет е да го пазим кратък и сладък, тъй като никой не иска да чете дълги имейли. Хвани се бързо с помощта на правилния тон на гласа, а ти си златен.

Често задавани въпроси

Защо има значение как започвате имейлите си?

Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително първо впечатление на получателя. Когато пишете на някого за първи път, това впечатление е критично, тъй като може да насърчи аудиторията ви не само да прочете съобщението ви, но и да отговори на него.

Кои имейл поздрави да избягвам?

“Здравейте [Прякор]” и “Хей [Име]!” са твърде случайни и трябва да се използват само ако сте обменяли имейли преди и имате добри отношения с получателя. От друга страна, “На кого може да се отнася” и “Уважаеми сър или мадам” се считат за твърде формални, и малко оостаряли, така че да се използват само в официалната комуникация или когато не знаете точните имена на хората, на които пишете.

Трябва ли да започнете имейл по формален или небрежен начин?

Стартирането на имейл по непринуден, персонализиран начин като цяло е по-ангажиращо, обаче, писането в твърде неформален и спокоен стил всъщност може да отложи аудиторията ви. Ако не сте сигурни какъв тон да вземете, най-сигурният ви залог е да бъдете малко по-формални, а не прекалено непринудени и приятелски настроени. Ако е необходимо, винаги можете да регулирате тона си въз основа на отговора, който получавате от вашия получател.

Опитайте LiveAgent днес​

Предлагаме услуга по прехвърляне на данните от повечето популярни help desk приложения.

Над 3000 отзива Trustpilot GetApp G2 Crowd

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Защо има значение как започвате имейлите си?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително първо впечатление на получателя. Когато пишете на някого за първи път, това впечатление е критично, тъй като може да насърчи аудиторията ви не само да прочете посланието ви, но и да му отговори.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Кои имейл поздрави трябва да избягвам?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “”Здравейте [Прякор]” и “Хей [Име]!” са твърде случайни и трябва да се използват само ако сте обменяли имейли преди и имате добри отношения с получателя. От друга страна, “На кого може да се отнася” и “Уважаеми сър или мадам” се считат за твърде формални, и малко оостаряли, така че да се използват само в официалната комуникация или когато не знаете точните имена на хората, на които пишете.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Трябва ли да започнете имейл по формален или небрежен начин?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Стартирането на имейл по непринуден, персонализиран начин като цяло е по-ангажиращо, обаче, писането в твърде неформален и спокоен стил всъщност може да отложи аудиторията ви. Ако не сте сигурни какъв тон да вземете, най-сигурният ви залог е да бъдете малко по-формални, а не прекалено непринудени и приятелски настроени. Ако е необходимо, винаги можете да регулирате тона си въз основа на отговора, който получавате от вашия получател.” } }] }
Обратно към шаблоните Регистрирайте се БЕЗПЛАТНО

Сайтът ни използва бисквитки. Ако останете, приемаме, че сте съгласни да използваме бисквитки, както е описано в политиката за поверителност и бисквитки.

×
Насрочете обаждане лице в лице и разберете как LiveAgent може да помогне на бизнеса ви.

Свободни сме в различни дни

Насрочете демо