Как да стартирате имейл (Съвети + шаблони)

С над 300 милиарда имейли изпращани и получавани всеки ден, имейлът е съществено средство за комуникация. Да разбереш как да стартираш бизнес имейл по професионален начин – особено когато пишеш на някой, когото не познаваш – може да бъде предизвикателство както за специалистите по маркетинг, търговци, така и за представителките за обслужване на клиенти.

Всъщност, как започвате имейла си, може да направи разликата между вашия получател затваряне на имейла веднага (и изтриването му) или четене на. Следната статия предоставя няколко съвета как да започнете имейл заедно с някои от най-често срещаните имейл поздрави и имейл стартери, които можете да използвате във вашата бизнес кореспонденция.

Какво да включите в началото на имейлите си

1. Поздрав или поздрав

Започнете с подходящ поздрав в зависимост от това колко формално трябва да бъдете. Винаги включвайте името на получателя (ако го знаете), за да направите поздрава по-личността. Не на последно място, проверете два пъти дали сте изписвали правилно името на получателя. Про бакшишът ни? Копирайте и поставете името им, както се вижда в предишните имейли, имейл подписи или уеб сайтове, за да сте сигурни, че няма да направите печатна бележка.

2. Въведение и основание за писане (ако е необходимо)

Когато пишете на някого за първи път, представете се и включете скъсено изречение за целта на имейла си. Това изречение може да определи дали получателят ще прочете имейла ви или ще го игнорира, така че се уверете, че целта ви е ясна и убедителна.

Ако имате общи приятели, колеги или познати, споменете ги, тъй като това може да увеличи шансовете ви за получаване на отговор. Например, бихте могли да направите фино име спад по следния начин: “Здравейте [Име], аз се натъкнах на нашия общ приятел Ричард (от [Компания]) през уикенда и той спомена, че имате нужда от нов инструмент за бюро за помощ, тъй като настоящият ви доставчик просто не го реже вече…”

3. Отваряща фраза/ добри пожелания (по избор)

Ако не сте писали на получателя дълго време или ако имате случайни отношения с получателя, би било подходящо да включите бърза, положителна бележка като “Надявам се, че се справяте добре”. Това може да зададе правилния тон за останалата част от имейла ви.

Като алтернатива, ако получателят е споделил някои актуализации на LinkedIn или други социални медии, не се колебайте да ги поздравите за последните им постижения (както лични, така и професионални). Бихте могли да кажете нещо като “Поздравления за промоцията ви” или “Поздравления, вълнуващо е да видите [Компанията на получателя] да придобие такъв важен клиент като [Company]”.“

4. A благодаря линия (по избор)

Въз основа на контекста можете да добавите кратка линия “благодаря” към вашата имейл кореспонденция. Ако например вашата перспектива/клиент се е свързала с Вас с запитване, “Благодаря ви, че протегнахте ръка” или “Благодаря ви, че се свързахте с [Компания]” е задължително задължително. Въпреки това, винаги, когато поставите в благодарствена бележка, важно е да я направите персонализирана, тъй като стандартните благодарствени бележки (като посочените по-горе) са малко твърде родови и могат да излязат като студени или standoffish.

Като просто добавите име преди вашата линия за благодарност, съобщението звучи по-топло и приканващо. Ето един пример: “Емили, благодаря ви много, че се свързахте с [Company] и за това, че повдигнахте този въпрос. Напълно си прав…”

Примери и шаблони за стартиране на имейл

Професионални имейл поздрави

“Здравейте [Име]” е може би най-често срещаните и най-широко използваните имейл поздрав в света на бизнеса. Този поздрав обикновено се препоръчва за полуформални и неформални стилове за комуникация. Ако искате да бъдете малко по-формални, “Здравейте” може да бъде заменен с “Здравейте”.

“Уважаеми [Име]” също е подходящо както за формална, така и за неформална комуникация. За ваше удобство сме подготвили цял списък с други генерични поздрави, от които можете да избирате при стартиране на професионалния си имейл. Проверете ги:

Общи изрази за отваряне на имейл

Следвайки поздрава, можете да включите кратко изречение за отваряне, за да стартирате имейла си. Най-добре е обаче да избягвате изречения като тези, ако пишете официален имейл или студен имейл с потенциален клиент, тъй като те могат да дойдат твърде приятелски. Ето някои от най-често срещаните примери за отварачи за имейли:

Проследяване на фразите за отваряне на имейл

Ако не сте сигурни какво да пишете в началото на последващия си имейл, обмислете включването на една от следните фрази за отваряне на имейл, които могат да счупят леда:

Отговор на имейл отваряне фрази

Когато отговаряте на клиент или перспектива, кратка линия “Благодаря” е подходяща в много случаи. Ако не сте сигурни как да включим “Благодаря” или се нуждаете от още малко вдъхновение разгледайте някои от нашите алтернативи:

Как да стартирате имейл за студени продажби

Когато пишете студен имейл до перспектива, първият абзац ще определи дали перспективата ви ще намери съобщението ви, което си струва да се чете, така че е важно да впечатлите и откроите. Ето някои примери за това, което можете да включите във вашия уводен абзац:

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейли за студени продажби.

Как да стартирате имейл за проследяване на продажби

Проследяването на перспектива, особено ако не са отговорили на предишното(ите) ви съобщение(и), може да бъде сложно. Ако е така, изпробвайте едно от тези ефективни изречения за отваряне на имейл– те може да са от полза!

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейл за последващи действия при продажби.

Как да започнете след покупка / клиент добре дошли имейл

Винаги, когато някой купи вашия продукт или се регистрира за вашата услуга, трябва да му благодарите, или да го приветствате в “семейството”, за да гарантирате, че връзката ви започва чудесно. Най-добрият начин да направите това е чрез писане на имейл за добре дошли, който включва благодарствена бележка, кратко въведение и всяка полезна информация.

Чувствайте се свободни да проверите още шаблони за имейл след покупката и шаблони за имейли за добре дошли.

Как да стартирате имейл за обслужване на клиенти

Почти всеки имейл за обслужване на клиенти трябва да започне с бележка “Благодаря”, независимо дали отговаря на обикновено искане за обслужване на клиенти или отговаря на оплакване на клиент. Ето как може да изглежда:

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за обслужване на клиенти.

Как да стартирате имейл за извинение на клиента

Когато  отговаряте на ядосани или недоволни клиенти, не забравяйте да покажете съпричастност и да издадете извинение от името на бизнеса си. Ето как можете да го направите:

LiveAgent комбинира отличен лайв чат, запитвания и автоматизация, които ни позволяват да предложим изключително обслужване на нашите клиенти.

Гледайте как да пишете имейли на английски – официални, полуформални или неофициални

Writing Emails In English - Formal, Semi-Formal or Informal? | Derek Callan - English for Professionals11:14

Derek Callan - English for ProfessionalsDecember 11, 2021

Topics

• Разлики между формални, полу-формални и неформални имейли
• Примерни текстове за всеки стил
• Зависимост на стила от културата на компанията и бизнес културата

Video summary

В този видеоклип Дерек обяснява разликата между формални, полу-формални и неформални имейли и представя примерни текстове за всеки стил. Той подчертава, че стила зависи от културата на компанията и бизнес културата в страните, в които работим.

hi everybody and welcome back to english
for professionals i'm derek and i'm here
with another short lesson for you busy
people in this business english emails
lesson i'm going to show you the
differences between formal
semi-formal and informal emails
[Music]
before we get started if you need
english for work and you're interested
in short lessons to help you with your
business english then subscribe to my
channel now hit the red button and don't
forget to click on the little bell that
way you'll be notified every time i
upload a new lesson and now
let's get started
we're going to do three things in this
lesson
first of all we'll talk about the
different kinds of people we write
emails to and we'll categorize them into
formal semi-formal and informal after
that i'll show you example emails in
each style and at the end of the lesson
i'll show you lots of extra example
phrases in each style
let's start with formal emails we
usually use a formal style when we write
to new customers suppliers and business
partners and also to people who are in
higher positions managers bosses and
directors
we usually use a semi-formal style with
colleagues we know but not very well and
also with existing customers suppliers
and business partners
we use an informal style when we write
to friends and family and also to
colleagues or business partners we know
very well and work with on a regular
basis
the most common style to use in business
is the semi-formal style but of course
there are exceptions
for example it's quite possible that we
could use an informal style to write to
a customer or a supplier but only if we
know that person very well and if we
have a good and long relationship with
them and one more thing the style you
use also depends on the culture in your
company as well as the business culture
in the countries you work within so you
need to be aware of those factors
and now it's time to look at some
examples we'll start with the formal
style and the email we're going to look
at is a follow-up email after a formal
business meeting with a potential new
business partner
we start with a formal greeting dear
miss amir
first of all i would like to thank you
for the productive meeting on monday it
was lovely to meet you and learn more
about your business here we have formal
phrases like i would like to and it was
lovely to meet you
as discussed in the meeting i am sending
you the additional information about
that you requested i have attached a
document with all of the details and
here we have more examples of very
formal phrases as discussed in the
meeting
that you requested and so on if you
require any further information please
do not hesitate to contact me again a
typical formal style
i look forward to our next meeting on
january 10th
best regards derek callum
i look forward to and best regards our
typical phrases we use to close a formal
email
so there we have the formal style now
let's compare that one to a semi-formal
version of the same kind of email
in this case it's a follow-up email
after a less formal meeting with a
potential new business partner and as
you'll see in a moment we're already
using first names
dear nidra first of all i just wanted to
say thanks for the productive meeting on
monday it was great to meet you and find
out more about your business so here you
can already see a big difference first
of all first names so imagine that first
meeting was less formal and by the end
of the meeting we were using first names
also in that first line we don't have
the i would like to we have i just
wanted to say
and also rather than saying it was
lovely to meet you and learn more about
your business we have the less formal it
was great to meet you and find out more
about your business
i've attached a document with the extra
information about
that you asked for here we see more
examples of a less formal style instead
of i have attached we use the short form
i've attached we don't use words like
additional information or that you
requested we use less formal style extra
information
that you asked for
and now let's look at the last part of
the email please let me know if you need
any more information looking forward to
our next meeting on january 10th regards
derek so again much less formal
please let me know instead of the very
formal please do not hesitate to contact
me if you need any more information
instead of if you require any further
information and also in the closing part
looking forward to instead of i look
forward to
and then we have regards which is
slightly less formal than best regards
so there we can see the differences
between the very formal and the
semi-formal
and as i said before the semi-formal is
the one we use most often in business
correspondence but of course as i said
earlier it always depends on who you're
writing to company culture the business
culture those are things you need to be
aware of
now let's take a look at the comparison
between the semi-formal and the informal
style
this time we have another follow-up
email but it's after a very informal
meeting with a colleague you know very
well
hi tom just a quick mail to say thanks
for the meeting on monday and to send on
that extra info you asked for
see attachment
the first difference we can see here is
in the greeting hi tom hi is less formal
than
deer and then also in the start of that
first sentence just a quick mail to say
this is a typical way to start an
informal email
when you're giving someone information
and then we also have phrases like to
send on that extra info very informal
let's continue if you need anything else
just get in touch so again very formal
expression here just get in touch
see you at the next meeting cheers derek
so typical way to end an informal email
see you at the next meeting
cheers cheers can mean goodbye it can
also mean thank you this is just one
possibility if you want to see more ways
to end an informal email check out my
other lesson
17 ways to end an email
now it's time for the last part of the
lesson where i show you more examples of
typical email phrases for formal
semi-formal and informal emails
let's start with friendly openings it's
often a good idea to use one of these
after you're greeting and before you say
why you are writing
i hope everything is going well
semi-formal
i hope all's well
and in the informal version
hope all's well or nothing we don't
always need to include a friendly
opening especially to people who we are
writing to on a daily basis or who we
write to
very often
and now an example for saying why you
are writing
i am writing to update you on
semi-formal i just wanted to update you
on
and in the informal version
just wanted to keep you in the loop on
keep you in the loop is a very informal
phrase which means to keep somebody
informed about the latest information
about something
requests
formal style
would it be possible too
semi-formal
is there any chance you can
and the informal can you
making arrangements
i was wondering if you would be
available for a meeting next
semi-formal would you be available for a
meeting next
and informal
can we meet next
confirming arrangements i would like to
confirm our meeting
just want to confirm our meeting
i'll be there
giving information i am afraid i will
not be able to
i'm afraid i won't be able to
and sorry but i won't make it to
and one more example closing line
referring to next contact
i look forward to hearing from you soon
looking forward to hearing from you soon
and
talk to you soon
so that brings us to the end of another
short lesson i hope you liked it and i
hope you found it helpful don't forget
to check out all of my other email
lessons here on youtube
i'll leave a link in the description if
you did like the lesson hit the like
button and share with your friends and
colleagues subscribe to my channel if
you haven't done that and don't forget
to join my email list every two weeks i
send out my free vocabulary email with
additional business english words in the
news and everyday english for you to
learn the link is also in the
description below thanks a lot for
watching and talk to you soon

Резюме

Началото на бизнес имейла Ви (поздравът, линията на отваряне и първото изречение) е първото нещо, което получателят вижда, когато отвори имейла ви. Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително впечатление върху тях. Поздравът, който използвате, и първите няколко изречения, които избирате за началото на професионалните си бизнес имейли, ще зависят от вашата аудитория и контекста на вашата комуникация. Използвайте имейл поздравите и изразите за отваряне на имейли, споменати по-горе, като подкани винаги, когато не сте сигурни как да стартирате следващия си имейл до клиент или студена перспектива.

Не забравяйте да проверите два пъти имейлите си за всякакви правописни или граматични грешки и се уверете, че винаги пишете името на получателя правилно. Последният ни съвет е да го пазим кратък и сладък, тъй като никой не иска да чете дълги имейли. Хвани се бързо с помощта на правилния тон на гласа, а ти си златен.

Свързани статии

Как да събирате препоръки

Препоръките от клиенти или положителните отзиви могат да ви помогнат значително в комбинация с ревютата ви. Прочетете и научете повече по темата как да събирате препоръки.

Контакти на център за обслужване на клиенти на Dell

Компанията предлага софтуер за клиентско обслужване и VoIP телефонни системи. Има партньорска програма и блог с терминологичен речник. LiveAgent предлага демо и се свържете с тях чрез социалните медии или на указаните телефони за контакт.

Етикет на обаждане

Развивайте кампаниите си, персонализирайте подхода си към клиентите и увеличете продажбите. Използвайте етикети на обажданията за анализ и обратна връзка. LiveAgent предлага вграден център за обаждания с функции за категоризиране.

Как функционира кол центърa

LiveAgent предлага софтуер за клиентско обслужване с функции за демонстрация, цени, интеграции и алтернативи. Рефералният маркетинг и онлайн чат са стратегии за подобряване на обслужването. Глобалният пазар на кол центрове се очаква да достигне $481 милиарда до 2024. Необходими са умения за комуникация, организация, решаване на проблеми и съпричастност.