С над 300 милиарда имейли изпращани и получавани всеки ден, имейлът е съществено средство за комуникация. Да разбереш как да стартираш бизнес имейл по професионален начин – особено когато пишеш на някой, когото не познаваш – може да бъде предизвикателство както за специалистите по маркетинг, търговци, така и за представителките за обслужване на клиенти.
Всъщност, как започвате имейла си, може да направи разликата между вашия получател затваряне на имейла веднага (и изтриването му) или четене на. Следната статия предоставя няколко съвета как да започнете имейл заедно с някои от най-често срещаните имейл поздрави и имейл стартери, които можете да използвате във вашата бизнес кореспонденция.
Започнете с подходящ поздрав в зависимост от това колко формално трябва да бъдете. Винаги включвайте името на получателя (ако го знаете), за да направите поздрава по-личността. Не на последно място, проверете два пъти дали сте изписвали правилно името на получателя. Про бакшишът ни? Копирайте и поставете името им, както се вижда в предишните имейли, имейл подписи или уеб сайтове, за да сте сигурни, че няма да направите печатна бележка.
Когато пишете на някого за първи път, представете се и включете скъсено изречение за целта на имейла си. Това изречение може да определи дали получателят ще прочете имейла ви или ще го игнорира, така че се уверете, че целта ви е ясна и убедителна.
Ако имате общи приятели, колеги или познати, споменете ги, тъй като това може да увеличи шансовете ви за получаване на отговор. Например, бихте могли да направите фино име спад по следния начин: “Здравейте [Име], аз се натъкнах на нашия общ приятел Ричард (от [Компания]) през уикенда и той спомена, че имате нужда от нов инструмент за бюро за помощ, тъй като настоящият ви доставчик просто не го реже вече…”
Ако не сте писали на получателя дълго време или ако имате случайни отношения с получателя, би било подходящо да включите бърза, положителна бележка като “Надявам се, че се справяте добре”. Това може да зададе правилния тон за останалата част от имейла ви.
Като алтернатива, ако получателят е споделил някои актуализации на LinkedIn или други социални медии, не се колебайте да ги поздравите за последните им постижения (както лични, така и професионални). Бихте могли да кажете нещо като “Поздравления за промоцията ви” или “Поздравления, вълнуващо е да видите [Компанията на получателя] да придобие такъв важен клиент като [Company]”.“
Въз основа на контекста можете да добавите кратка линия “благодаря” към вашата имейл кореспонденция. Ако например вашата перспектива/клиент се е свързала с Вас с запитване, “Благодаря ви, че протегнахте ръка” или “Благодаря ви, че се свързахте с [Компания]” е задължително задължително. Въпреки това, винаги, когато поставите в благодарствена бележка, важно е да я направите персонализирана, тъй като стандартните благодарствени бележки (като посочените по-горе) са малко твърде родови и могат да излязат като студени или standoffish.
Като просто добавите име преди вашата линия за благодарност, съобщението звучи по-топло и приканващо. Ето един пример: “Емили, благодаря ви много, че се свързахте с [Company] и за това, че повдигнахте този въпрос. Напълно си прав…”
“Здравейте [Име]” е може би най-често срещаните и най-широко използваните имейл поздрав в света на бизнеса. Този поздрав обикновено се препоръчва за полуформални и неформални стилове за комуникация. Ако искате да бъдете малко по-формални, “Здравейте” може да бъде заменен с “Здравейте”.
“Уважаеми [Име]” също е подходящо както за формална, така и за неформална комуникация. За ваше удобство сме подготвили цял списък с други генерични поздрави, от които можете да избирате при стартиране на професионалния си имейл. Проверете ги:
Когато пишете на един или двама получатели:
Уважаеми [Име], Уважаеми [Име] и [Име], Здравейте [Име], Здравейте [Име], [Име], Хей [Име],
При писане до трима или повече получатели:
Здравейте всички, [Име на група или екип], Здравейте екип, Здравейте всички, Здрасти Добро утро Добър ден Добър вечер
Когато не сте сигурни в името на получателя:
Уважаеми сър, Скъпа госпожо, Здравей Здравейте Поздрави Уважаеми мениджър по наемане, Уважаеми набиращ екип,
Следвайки поздрава, можете да включите кратко изречение за отваряне, за да стартирате имейла си. Най-добре е обаче да избягвате изречения като тези, ако пишете официален имейл или студен имейл с потенциален клиент, тъй като те могат да дойдат твърде приятелски. Ето някои от най-често срещаните примери за отварачи за имейли:
Ако не сте сигурни какво да пишете в началото на последващия си имейл, обмислете включването на една от следните фрази за отваряне на имейл, които могат да счупят леда:
Когато отговаряте на клиент или перспектива, кратка линия “Благодаря” е подходяща в много случаи. Ако не сте сигурни как да включим “Благодаря” или се нуждаете от още малко вдъхновение разгледайте някои от нашите алтернативи:
Когато пишете студен имейл до перспектива, първият абзац ще определи дали перспективата ви ще намери съобщението ви, което си струва да се чете, така че е важно да впечатлите и откроите. Ето някои примери за това, което можете да включите във вашия уводен абзац:
“My name is [Name], and I am the marketing director for [Company]. [Mutual connection] recommended that I get in touch with you regarding …”
“My name is [Name], and I’ll keep this quick. I’m the founder of a software tool that helps businesses like yours achieve [specific goals] through [product benefits].”
“My name is [Name] and we work with companies like [Company 1], [Company 2], and [Company 3] to improve their [sales/ marketing efforts/ customer service, etc.].”
“[Name] from [Company] here. I saw you recently [visited our website/ downloaded a whitepaper, etc.]. I’ve worked with similar companies in [field/ industry] and I thought I’d reach out.”
“My name is [Name] and I’m with [Company]. We have recently launched a new solution that [what your solution does]. Based on your online profile [profile link], it appears that you might be the right person to talk about [problem solved by your product].”
Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейли за студени продажби.
Проследяването на перспектива, особено ако не са отговорили на предишното(ите) ви съобщение(и), може да бъде сложно. Ако е така, изпробвайте едно от тези ефективни изречения за отваряне на имейл– те може да са от полза!
“I trust that you have had an opportunity to read my previous email and look at our website, so I figured it’d be worth checking in with you again.”
“I sent you an email a while ago about [Company] and how I think we could be a great fit for you and [Company]. Did you know that our clients report [a **% increase] in [sales] when they use our [software/ platform/ tool]?”
“I hope I’m not overstepping, but I see that you have read my previous email and visited our site (the wonders of modern technology). I think this will be a good time for us to take the conversation further. What do you think? Are you available for a quick call on [date and time]?”
“I know how busy you must be managing your team and helping them increase [job function]. I sent you some information about [Product] a while ago and I thought this might be a good time to give you a practical demonstration.”
“I’m writing to follow up on my email as I didn’t hear back from anyone on the team. As I stated in my previous message, I believe [Product] can greatly improve how you do [what your product helps with].”
Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейл за последващи действия при продажби.
Design your own templates
LiveAgent gives you the power to design your own customer email templates, thus helping you to improve the customer service. Curious about all the opportunities?
Винаги, когато някой купи вашия продукт или се регистрира за вашата услуга, трябва да му благодарите, или да го приветствате в “семейството”, за да гарантирате, че връзката ви започва чудесно. Най-добрият начин да направите това е чрез писане на имейл за добре дошли, който включва благодарствена бележка, кратко въведение и всяка полезна информация.
“Thank you for your recent purchase with us! I hope you’re enjoying your [product/ service].”
“Welcome to [Company]! We’re feeling pretty lucky that you chose us, and I just wanted to say thank you on behalf of our whole company.”
“I’m [Name], the founder of [Company] and I’d like to personally thank you for signing up for our service.”
“Welcome to [Product/ Company]. We’re thrilled to see you here! I’ll be your guide during this onboarding period, and my goal is to ensure you have a positive experience and get the most out of our [product/service].”
“Welcome to [Brand]! We’re excited to have you on board and we can’t wait for you to start using [product/ service] and seeing results.”
Чувствайте се свободни да проверите още шаблони за имейл след покупката и шаблони за имейли за добре дошли.
Почти всеки имейл за обслужване на клиенти трябва да започне с бележка “Благодаря”, независимо дали отговаря на обикновено искане за обслужване на клиенти или отговаря на оплакване на клиент. Ето как може да изглежда:
“Thank you for contacting [Company]. My name is [Name] and it would be my pleasure to assist you with …”
“Thank you for writing to us today. I’d be happy to answer those questions for you …”
“Thank you for your inquiry about […]. I’m really sorry to hear that you can’t […] I’m escalating your issue so that someone can take a closer look at what’s going on right away.…”
“Thank you for writing in. This message is to confirm that we’ve received your request, and will be in touch within ** hours with a complete response.”
Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за обслужване на клиенти.
Когато отговаряте на ядосани или недоволни клиенти, не забравяйте да покажете съпричастност и да издадете извинение от името на бизнеса си. Ето как можете да го направите:
“I’m so sorry that you had a negative experience with [product/ service/ company department]. I’ve looked into the issue, and it seems that [briefly explain the reason for their bad experience].”
“I am so sorry to hear that you have had such a poor experience with us. Although we strive for 100% customer satisfaction, it’s clear we’ve fallen short in this instance – and that’s unacceptable.”
“I am so sorry to hear that [a brief summary of their bad experience]. That should have never happened, and I completely understand how frustrating this must be for you.”
“Thank you for providing us this feedback. I realize how frustrating it must be to [details of the issue]. We obviously failed this time, and for that, we are very sorry.”
Началото на бизнес имейла Ви (поздравът, линията на отваряне и първото изречение) е първото нещо, което получателят вижда, когато отвори имейла ви. Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително впечатление върху тях. Поздравът, който използвате, и първите няколко изречения, които избирате за началото на професионалните си бизнес имейли, ще зависят от вашата аудитория и контекста на вашата комуникация. Използвайте имейл поздравите и изразите за отваряне на имейли, споменати по-горе, като подкани винаги, когато не сте сигурни как да стартирате следващия си имейл до клиент или студена перспектива.
Не забравяйте да проверите два пъти имейлите си за всякакви правописни или граматични грешки и се уверете, че винаги пишете името на получателя правилно. Последният ни съвет е да го пазим кратък и сладък, тъй като никой не иска да чете дълги имейли. Хвани се бързо с помощта на правилния тон на гласа, а ти си златен.
Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително първо впечатление на получателя. Когато пишете на някого за първи път, това впечатление е критично, тъй като може да насърчи аудиторията ви не само да прочете съобщението ви, но и да отговори на него.
“Здравейте [Прякор]” и “Хей [Име]!” са твърде случайни и трябва да се използват само ако сте обменяли имейли преди и имате добри отношения с получателя. От друга страна, “На кого може да се отнася” и “Уважаеми сър или мадам” се считат за твърде формални, и малко оостаряли, така че да се използват само в официалната комуникация или когато не знаете точните имена на хората, на които пишете.
Стартирането на имейл по непринуден, персонализиран начин като цяло е по-ангажиращо, обаче, писането в твърде неформален и спокоен стил всъщност може да отложи аудиторията ви. Ако не сте сигурни какъв тон да вземете, най-сигурният ви залог е да бъдете малко по-формални, а не прекалено непринудени и приятелски настроени. Ако е необходимо, винаги можете да регулирате тона си въз основа на отговора, който получавате от вашия получател.
{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Защо има значение как започвате имейлите си?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително първо впечатление на получателя. Когато пишете на някого за първи път, това впечатление е критично, тъй като може да насърчи аудиторията ви не само да прочете посланието ви, но и да му отговори.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Кои имейл поздрави трябва да избягвам?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “”Здравейте [Прякор]” и “Хей [Име]!” са твърде случайни и трябва да се използват само ако сте обменяли имейли преди и имате добри отношения с получателя. От друга страна, “На кого може да се отнася” и “Уважаеми сър или мадам” се считат за твърде формални, и малко оостаряли, така че да се използват само в официалната комуникация или когато не знаете точните имена на хората, на които пишете.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Трябва ли да започнете имейл по формален или небрежен начин?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Стартирането на имейл по непринуден, персонализиран начин като цяло е по-ангажиращо, обаче, писането в твърде неформален и спокоен стил всъщност може да отложи аудиторията ви. Ако не сте сигурни какъв тон да вземете, най-сигурният ви залог е да бъдете малко по-формални, а не прекалено непринудени и приятелски настроени. Ако е необходимо, винаги можете да регулирате тона си въз основа на отговора, който получавате от вашия получател.” } }] }Благодарим, че се регистрирахте в LiveAgent.
Ще изпратим съобщение до имейла ви с детайлите за влизане ведната след като профилът ви се инсталира.
Ако изчавате малко, след като инсталацията приключи, ще можете да влезете в профила си директно от тук.
След като процесът приключи, ще ви изпратим данните за влизане по имейл.
Сайтът ни използва бисквитки. Ако останете, приемаме, че сте съгласни да използваме бисквитки, както е описано в политиката за поверителност и бисквитки.
Свободни сме в различни дни