Как да стартирате имейл (Съвети + шаблони)

С над 300 милиарда имейли изпращани и получавани всеки ден, имейлът е съществено средство за комуникация. Да разбереш как да стартираш бизнес имейл по професионален начин – особено когато пишеш на някой, когото не познаваш – може да бъде предизвикателство както за специалистите по маркетинг, търговци, така и за представителките за обслужване на клиенти.

Всъщност, как започвате имейла си, може да направи разликата между вашия получател затваряне на имейла веднага (и изтриването му) или четене на. Следната статия предоставя няколко съвета как да започнете имейл заедно с някои от най-често срещаните имейл поздрави и имейл стартери, които можете да използвате във вашата бизнес кореспонденция.

Какво да включите в началото на имейлите си

1. Поздрав или поздрав

Започнете с подходящ поздрав в зависимост от това колко формално трябва да бъдете. Винаги включвайте името на получателя (ако го знаете), за да направите поздрава по-личността. Не на последно място, проверете два пъти дали сте изписвали правилно името на получателя. Про бакшишът ни? Копирайте и поставете името им, както се вижда в предишните имейли, имейл подписи или уеб сайтове, за да сте сигурни, че няма да направите печатна бележка.

2. Въведение и основание за писане (ако е необходимо)

Когато пишете на някого за първи път, представете се и включете скъсено изречение за целта на имейла си. Това изречение може да определи дали получателят ще прочете имейла ви или ще го игнорира, така че се уверете, че целта ви е ясна и убедителна.

Ако имате общи приятели, колеги или познати, споменете ги, тъй като това може да увеличи шансовете ви за получаване на отговор. Например, бихте могли да направите фино име спад по следния начин: “Здравейте [Име], аз се натъкнах на нашия общ приятел Ричард (от [Компания]) през уикенда и той спомена, че имате нужда от нов инструмент за бюро за помощ, тъй като настоящият ви доставчик просто не го реже вече…”

3. Отваряща фраза/ добри пожелания (по избор)

Ако не сте писали на получателя дълго време или ако имате случайни отношения с получателя, би било подходящо да включите бърза, положителна бележка като “Надявам се, че се справяте добре”. Това може да зададе правилния тон за останалата част от имейла ви.

Като алтернатива, ако получателят е споделил някои актуализации на LinkedIn или други социални медии, не се колебайте да ги поздравите за последните им постижения (както лични, така и професионални). Бихте могли да кажете нещо като “Поздравления за промоцията ви” или “Поздравления, вълнуващо е да видите [Компанията на получателя] да придобие такъв важен клиент като [Company]”.“

4. A благодаря линия (по избор)

Въз основа на контекста можете да добавите кратка линия “благодаря” към вашата имейл кореспонденция. Ако например вашата перспектива/клиент се е свързала с Вас с запитване, “Благодаря ви, че протегнахте ръка” или “Благодаря ви, че се свързахте с [Компания]” е задължително задължително. Въпреки това, винаги, когато поставите в благодарствена бележка, важно е да я направите персонализирана, тъй като стандартните благодарствени бележки (като посочените по-горе) са малко твърде родови и могат да излязат като студени или standoffish.

Като просто добавите име преди вашата линия за благодарност, съобщението звучи по-топло и приканващо. Ето един пример: “Емили, благодаря ви много, че се свързахте с [Company] и за това, че повдигнахте този въпрос. Напълно си прав…”

Примери и шаблони за стартиране на имейл

Професионални имейл поздрави

“Здравейте [Име]” е може би най-често срещаните и най-широко използваните имейл поздрав в света на бизнеса. Този поздрав обикновено се препоръчва за полуформални и неформални стилове за комуникация. Ако искате да бъдете малко по-формални, “Здравейте” може да бъде заменен с “Здравейте”.

“Уважаеми [Име]” също е подходящо както за формална, така и за неформална комуникация. За ваше удобство сме подготвили цял списък с други генерични поздрави, от които можете да избирате при стартиране на професионалния си имейл. Проверете ги:

---

---

---

---

Общи изрази за отваряне на имейл

Следвайки поздрава, можете да включите кратко изречение за отваряне, за да стартирате имейла си. Най-добре е обаче да избягвате изречения като тези, ако пишете официален имейл или студен имейл с потенциален клиент, тъй като те могат да дойдат твърде приятелски. Ето някои от най-често срещаните примери за отварачи за имейли:

Проследяване на фразите за отваряне на имейл

Ако не сте сигурни какво да пишете в началото на последващия си имейл, обмислете включването на една от следните фрази за отваряне на имейл, които могат да счупят леда:

Отговор на имейл отваряне фрази

Когато отговаряте на клиент или перспектива, кратка линия “Благодаря” е подходяща в много случаи. Ако не сте сигурни как да включим “Благодаря” или се нуждаете от още малко вдъхновение разгледайте някои от нашите алтернативи:

Как да стартирате имейл за студени продажби

Когато пишете студен имейл до перспектива, първият абзац ще определи дали перспективата ви ще намери съобщението ви, което си струва да се чете, така че е важно да впечатлите и откроите. Ето някои примери за това, което можете да включите във вашия уводен абзац:

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейли за студени продажби.

Как да стартирате имейл за проследяване на продажби

Проследяването на перспектива, особено ако не са отговорили на предишното(ите) ви съобщение(и), може да бъде сложно. Ако е така, изпробвайте едно от тези ефективни изречения за отваряне на имейл– те може да са от полза!

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за имейл за последващи действия при продажби.

Как да започнете след покупка / клиент добре дошли имейл

Винаги, когато някой купи вашия продукт или се регистрира за вашата услуга, трябва да му благодарите, или да го приветствате в “семейството”, за да гарантирате, че връзката ви започва чудесно. Най-добрият начин да направите това е чрез писане на имейл за добре дошли, който включва благодарствена бележка, кратко въведение и всяка полезна информация.

Чувствайте се свободни да проверите още шаблони за имейл след покупката и шаблони за имейли за добре дошли.

Как да стартирате имейл за обслужване на клиенти

Почти всеки имейл за обслужване на клиенти трябва да започне с бележка “Благодаря”, независимо дали отговаря на обикновено искане за обслужване на клиенти или отговаря на оплакване на клиент. Ето как може да изглежда:

Ако желаете да научите повече, разгледайте шаблоните за обслужване на клиенти.

Как да стартирате имейл за извинение на клиента

Когато  отговаряте на ядосани или недоволни клиенти, не забравяйте да покажете съпричастност и да издадете извинение от името на бизнеса си. Ето как можете да го направите:

Резюме

Началото на бизнес имейла Ви (поздравът, линията на отваряне и първото изречение) е първото нещо, което получателят вижда, когато отвори имейла ви. Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително впечатление върху тях. Поздравът, който използвате, и първите няколко изречения, които избирате за началото на професионалните си бизнес имейли, ще зависят от вашата аудитория и контекста на вашата комуникация. Използвайте имейл поздравите и изразите за отваряне на имейли, споменати по-горе, като подкани винаги, когато не сте сигурни как да стартирате следващия си имейл до клиент или студена перспектива.

Не забравяйте да проверите два пъти имейлите си за всякакви правописни или граматични грешки и се уверете, че винаги пишете името на получателя правилно. Последният ни съвет е да го пазим кратък и сладък, тъй като никой не иска да чете дълги имейли. Хвани се бързо с помощта на правилния тон на гласа, а ти си златен.

Често задавани въпроси

Защо има значение как започвате имейлите си?

Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително първо впечатление на получателя. Когато пишете на някого за първи път, това впечатление е критично, тъй като може да насърчи аудиторията ви не само да прочете съобщението ви, но и да отговори на него.

Кои имейл поздрави да избягвам?

“Здравейте [Прякор]” и “Хей [Име]!” са твърде случайни и трябва да се използват само ако сте обменяли имейли преди и имате добри отношения с получателя. От друга страна, “На кого може да се отнася” и “Уважаеми сър или мадам” се считат за твърде формални, и малко оостаряли, така че да се използват само в официалната комуникация или когато не знаете точните имена на хората, на които пишете.

Трябва ли да започнете имейл по формален или небрежен начин?

Стартирането на имейл по непринуден, персонализиран начин като цяло е по-ангажиращо, обаче, писането в твърде неформален и спокоен стил всъщност може да отложи аудиторията ви. Ако не сте сигурни какъв тон да вземете, най-сигурният ви залог е да бъдете малко по-формални, а не прекалено непринудени и приятелски настроени. Ако е необходимо, винаги можете да регулирате тона си въз основа на отговора, който получавате от вашия получател.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Защо има значение как започвате имейлите си?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Като стартирате имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително първо впечатление на получателя. Когато пишете на някого за първи път, това впечатление е критично, тъй като може да насърчи аудиторията ви не само да прочете посланието ви, но и да му отговори.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Кои имейл поздрави трябва да избягвам?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “”Здравейте [Прякор]” и “Хей [Име]!” са твърде случайни и трябва да се използват само ако сте обменяли имейли преди и имате добри отношения с получателя. От друга страна, “На кого може да се отнася” и “Уважаеми сър или мадам” се считат за твърде формални, и малко оостаряли, така че да се използват само в официалната комуникация или когато не знаете точните имена на хората, на които пишете.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Трябва ли да започнете имейл по формален или небрежен начин?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Стартирането на имейл по непринуден, персонализиран начин като цяло е по-ангажиращо, обаче, писането в твърде неформален и спокоен стил всъщност може да отложи аудиторията ви. Ако не сте сигурни какъв тон да вземете, най-сигурният ви залог е да бъдете малко по-формални, а не прекалено непринудени и приятелски настроени. Ако е необходимо, винаги можете да регулирате тона си въз основа на отговора, който получавате от вашия получател.” } }] }