Софтуер за управление на имейл

Какво е софтуер за управление на имейл?

Софтуерът за имейл мениджмънт е инструмент, използван за управление на големи обеми входящи съобщения. Софтуерът управлява пощата чрез тикетинг система, която създава уникален идентификатор за всеки имейл, известен като тикет ID. След това системата разпределя всяко писмо до определен сътрудник или отдел, на база предварително зададени автоматични правила за работните процеси.

Каква е разликата между имейл /уебмейл клиент и софтуер за имейл управление?

Уебмейл и имейл доставчиците са по – ненапреднали и предлагат по-малко ключови функции. В същността си, уебмейл и имейл доставчицитеса създадени за лична употреба, докато софтуерът за имейл управление е направен за предприемачи, бизнеси и организации, които получават хиляди имейли на ден и се нуждаят от помощ за управлението им.

---

---

Колко имейл адреса/имейл акаунта можете да обедините с инструмента за имейл мениджмънт?

Напреднали инструменти за имейл управление като LiveAgent не налагат лимити за броя на имейл адресите, които можете да свържете със софтуера.

Безопасно ли е да използвате инструменти за управление на имейл?

Спорно е, но често софтуерът за управление на имейли е много по-надежден от традиционният имейл. Представете си следния сценарий:

• Използвате Gmail или Outlook, за да обработвате имейли от клиенти.
• Имате много служители, които работят на различни смени.

Естествено, трябва да кажете Вашите данни за достъп до имейла на много хора, което е заплаха за сигурността – особено ако използват обществени компютри или споделят устройствата си с другиго.

Със системата за имейл управление всеки служител разполага с уникални данни за достъп, така е по-безопасно за Вас и Вашия екип.

Кой може да се възползва от софртуера за имейл управление

Софтуерът за имейл управление може да бъде от полза на всеки, който отговаря на тонове клиентски писма всекидневно, независимо от размера на компанията. Няма значение дали сте фирма от един човек или голям бизнес, решението за управление на имейлите е задължително. Множество доклади потвърждават, че поддържащият имейл софтуер увеличава продуктивността, намалява нивата на стреса и значително спестява време и пари.

Как можете да се възползвате от софтуер за имейл управление?

Подобрено време за отговор на имейли и повишена клиентска удовлетвореност

Използването на софтуер за имейл управление можеподобри времената за отговор което от своя страна, подобрява клиентското преживяване и удовлетвореност. Чрез автоматизираните правила за работни процеси, софтуерът ще разпредели входящата поща между служителите. Свърши времето на ръчното пренасочване и следене на имейл дейността.

Софтуерът за имейл управление не губи никакво време и се уверява, че всеки ясно разбира какви са отговорностите му. Както споменахме по-горе, това подобрява времето за отговор,като премахва объркването, следенето на имейли, лутането и ръчното разпределяне на задачи. Чрез софтуерът а имейл управлението, всички сътрудници могат просто да се впишат в системата и да започнат да отговарят наклиентски запитвания.

Увеличена продуктивност и по-ниски нива на стрес

Красотата на системата за имейл управление се състои в това, че може да вземе много задачи и да ги разреши сама. Например, Софтуерът може да използва автоматизирани работни задачи за разрешаване на тикети, които не са получили отговор за определен период от време. От друга страна софтуерът може да изпраща автоматични напомнителни имейли на клиенти, които не са отговорили на Вашите съобщения. И това е само върхът на айсберга.

Да имате този тип софтуер сваля допълнителни задължения от плещите Ви. Елиминира повтарящите се, общи задачи и това намаля нивата на стрес и увеличава продуктивността. В обобщение, той създава перфектния работен ритъм.

Спестява пари и увеличава възвращаемостта на инвестицията

Ето още една причина защо ще се влюбите в софтуера за имейл управление. Спестява Ви пари. Когато Вашите сътрудници не хабят време за общи задачи и са основно съсредоточени в разрешаването на проблеми на клиентите, Вие пестите пари.

Още повече, според Financesonline за всеки долар, който инвестирате в клиентско преживяване чрез Help desk или подобна платформа (като софтуер за имейл управление) можете да очаквате възвращаемост от 3 долара.

Елиминира наблюдението на устройства и акаунти

Ако искате да направите крачка напред, свържете Вашият софтуер за управление на имейл с други комуникационни канали като live чат, телефон, or социални мрежи и подобрете още повече ефективността. Можете да сложите точка на безкрайното следене на устройства и профили, което освен разсейващо е и непродуктивно.

Това да имате всички съобщения на едно място – било то имейли, Instagram коментари или чатове в реално време, прави дори по-лесно изтъкването на предимствата, които идват със системата за имейл управление.

Какви функции трябва да има софтуерът за имейл управление.

Споделена единна пощенска кутия

Споделената универсална пощенска кутия е звездата сред функциите на софтуера за имейл управление. Екипната поща може да обедини всички съобщения от имейл адреси, профили в социалните мрежи, уеб чатове и дори телефонни разговори.

Ако никога не сте работили с универсална пощенска кутия, може би Ви е трудно да си го представите, но честно казано това е най-доброто приложение, което ще значително ще подобри изживяването и за клиентите и за сътрудниците Ви. Черешката на тортата е, че служителите Ви ще имат уникален достъп до системата, позволяващ им да работят по отделни проблеми едновременно.

Научете повече за споделената пощенска кутия.

Отдели и отговорности (трансфери)

Другите две звездни функции на софтуера за имейл управление са отделите и отговорностите. Със създаването на различни отдели за Вашите маркетинг, ИТ поддръжка и продажбени екипи ще имате възможност да организирате входящата поща още по-добре. Филтрирането ще е по-лесно, а възлагането на отговорности, чрез автоматизираните правила ще е просто като детска игра.

Като пример, можете да създадете работно правило, което автоматично да пренасочва всички имейли, съдържащи думите “рестарт” или “париола” към ИТ отдела или дори към отговорен за това IT специалист.

Научете повече за отделите или задълженията.

Управление на работния процес и правила за автоматизиране на имейл маркетинга

Едва се докоснахме до силата на имейл маркетинга. Има безброй неща, които можете да правите със системата за имейл управление—от автоматично добавяне на тагове в имейлите, пренасочване на съобщение към отделите и сътрудниците до имейл график, който автоматично изпраща предварително форматирани напомнителни писма след като е минал определен период от последния Ви контакт.

Научете повече за правилата.

Надеждни инструменти за анализ и функции за отчитане

С традиционният имейл е трудно да определите колко добре се справяте по отношение на представяне и качество . Отговаряте ли на критериите на индустрията като обичаен процент на отговорите? Доволни ли са Вашите клиенти от услугата, която получават?

Интересно е, че според проучване на Bain & Company, 80% of изпълнителните директори вярват, че тяхната компания предоставя първокласно обслужване, но само 8% от техните клиенти са съгласни с това твърдение.

С функциите за анализ и отчет на софтуера за имейл управление, ще имате възможност да идентифицирате области за подобряване, благодарение на реалната информация за данните.

Научете повече за анализите и отчетите.

Екипно сътрудничество и детектор за сблъсъци

Някои уебмейли (по-точно Gmail) имат вградена чат услуга. Повечето обаче нямат, което ги прави неадекватни, когато става въпрос за сътрудничество. По наше мнение , използването на външен чат е непродуктивно, тъй като превключването между програмите Ви разсейва и губите ценно време.

Софтуерът за имейл управление LiveAgent преедлага вграден вътрешен чат и опции за позвъняванеand calling options, правейки лесна като две и две, възможността да се свържете с колегите си, когато имате затруднения.

Още повече, програми като LiveAgent имат функция за откриване на сблъсъци между служителите, които гарантират, че на нито един имейл не е отговорено два пъти. Те предупреждават всеки служител, че преглежда имейл, по който вече е работено, което предотвратява дублирането или инцидентното изтриване на нечия работа.

Научете повече за детектор за сблъсъци на служители, вътрешни чатове, или вътрешни обаждания.

Персонализирани имейл шаблони

Друга функция, която липсва в арсенала на традиционните имейл/уебмейл доставчици са персонализираните имейл шаблони, които могат да се използват за изпращане на маркетинг имейли като бюлетини, писма за обслужване на клиенти ,като такова за възстановяване на пароли или имейли за транзакции и потвърждаване на поръчка. Разбира се, персонализираните имейл шаблони са достъпни в платформата за имейл управление на LiveAgent.

Научете повече за имейл шаблоните.

CRM и персонализирани CRM полета

За да бъде още по-добър, софтуерът за имейл управление има и невероятни функции за управление на взаимоотношенията с клиенти (CRM). Освен вградения CRM, който винаги е на разположение, можете да записвате и допълнителна информация за клиентите си, която да Ви помогне да им предоставите по-изчерпателни и персонализирани услуги .

Научете повече за CRM.

Множество тикети/имейл раздели

Притеснявате се, че ще изпуснете нещо от много имейли? Недейте! Софтуерът за имейл управление предлага и тази функция. Позволява Ви да отговорите на няколко писма едновременно, просто като превключвате между имейл разделите. Функцията е особено полезна, използвана съвместно с шаблонните/предварително зададени отговори.

Научете повече за множеството тикет маркери.

Имейл маркери

Друга характеристика, която липсва на традиционните имейл доставчици, но е разпространена в софтуера за управление на имейли, са маркерите. Използват се за филтриране, организиране и преглед на съдържанието на имейл само с един поглед.

Научете повече за маркерите.

Диспечер на задачите и SLA проследяващи функции

Разширеният софтуер за имейл управление разполага с функции, които действат като диспечер на задачи и уведомяват сътрудниците Ви за високоприоритетни / много важни имейли, които трябва да бъдат разгледани. Като цяло имейлите (тикетите), които се показват в диспечера на задачите, са били без отговор дълго време или са обвързани с SLA (споразумения за качество на услугата) .

Научете повече за Бутона “Разреши”.

Лични бележки

Личните бележки в софтуера за имейл управление Ви позволяват да разкриете повече информация за дадено писмо, клиент или процес на отговор. Вашите колеги могат да видят тези бележки по всяко време, докато отговарят на имейл/разрешават случай. Ако желаете можете да използвате личните бележки и като напомняне.

Научете повече за бележките.

Шаблонни съобщения и предварително зададени отговори

Шаблонните отговори са друга страхотна функция, която е част от софтуера за имейл управление. Те Ви позволяват да създадете предварително зададени отговори на най-често задаваните въпроси от клиентите. Когато получите имейл, който изисква отговор с обща информация, можете да си спестите време, като просто кликнете бутона за шаблонен отговор и изберете този, който искате.

Научете повече за шаблонните отговори.

Разделяне/Обединяване на тикети

Приложенията за имейл управление като LiveAgent предлагат разделяне и обединяване на тикети. Функцията уникална и може да подобри времето за отговор ефективността на служителите. Например, ако входящото писмо описва множество проблеми, които трябва да бъдат разрешени от няколко отдела (като продажби и ИТ), имейлът може да бъде разделен на две, за да осигури по-бързото разрешаване на ситуацията.

От друга страна, ако клиент Ви е изпратил няколко съобщения за един и същ проблем, то те могат да бъдат обединени в един единствен имейл.

Научете повече за разделянето на тикети и обединяването на тикети.

Присъединяване на външни услуги

Повечето софтуери за управление на имейли предлагат присъединяване на външни услуги, за да осигурят перфектния работен процес. Интеграцията може да се извърши с платежни платформи, системи за управление на връзките с клиентите, приложения за социални мрежи и др.

Наличието на тези функции гарантира, че сътрудниците Ви не трябва да влизат в приложения за външни услуги не трябва да въвеждат данни в две системи.

Вижте всичко за интеграциите.

Вътрешна база знания и неограничено пространство за съхранение

Ограниченото имейл пространство е едно от нещата, с които се борим ежедневно, нали така? Не и ако използвате софтуер за имейл управление! Инструменти като LiveAgent предлагат неограничена имейл история. Не се налага да триете никакви съобщения, ако не искате и няма да има наложени лимити за съхранението на документи. Можете да събирате неограничено количество вътрешни документи, упътвания и добри практики в самия софтуер.

Научете повече за управлението на вътрешните знания.

Как да намерите подходящия софтуер за имейл управление

Убедихте ли се, че софтуерът за имейл управление е правилното решение за Вашия бизнес! Чудесно, продължете с четенето, за да откриете как да изберете правилната програма за управление на съобщенията

Напишете изискванията си и направете проучване

Първата стъпка към намирането на подходящ софтуер за проследяване на електронни писма е да запишете Вашите изисквания и да обмислите бюджета си, тъй като всеки доставчик на имейл услуги предлага различен пакет инструменти. Искате ли приложение, което се използва само за организиране на имейли? Искате ли инструмент, който също така да пренасочва други съобщения към пощенската Ви кутия? Какви допълнителни функции са ви необходими? Измерима ли е тази услуга услуга за електронна поща?

След като вече разполагате със списък с изисквания е време да предприемете проучване. Препоръчваме да разгледате всеки доставчик на услугата.

• Портали с ревюта на продукти като: (such as G2, Capterra, SoftwareAdvice, TrustRadius, GetApp)
• YouTube ревюта

|

May 12, 2025

• Социални мрежи
• Уебсайт
• Сравняващи статии

След като проверите всеки софтуер и разберете кой искате да тествате, е време да създадете безплатна пробна версия .

Създайте безплатна пробна версия и тествайте функциите

След като сте определили топ изборите си е време да създадете безплатна пробна версия. Препоръчваме да тествате всички ключови функции и до колкото е възможно да се запознаете с тях. Пробвайте да:

• Свържете множество имейл адреси с пощенската кутия на екипа си
• Настроите интеграции
• Поканите сътрудници/имейл потребители във Вашия софтуер
• Създадете отдели за Вашите ИТ, маркетинг и продажбени екипи
• Настройте автоматични правила, за да откриете перфектните работни процеси
• Настройте имейл шаблони за важни съобщения

Докато тествате всичко, водете си бележки какво ВИ харесва и какво не. Бързо ще видите коя имейл платформа най-добре отговаря на Вашите нужди. Ако Вашата безплатна пробна версия приключи твърде бързо и имате нужда от още време, за да изпробвате функциите, не се колебайте да се свържете с центъра за обслужване на клиенти.

Повечето доставчици на софтуер за имейл управление ще бъдат повече от щастливи да удължат пробния период с няколко седмици.

Happy customers are the best customers

Предлагаме услуга по прехвърляне на данните от повечето популярни help desk приложения.

View more

Запазете демо/говорете с мениджър продажби

Ако не можете да изберете измежду два софтуера за имейл управление, запазете си демо и разговаряйте с продажбения отдел. Представете им списък с това какво искате да постигнете, задавайте въпроси и си водете бележки за обслужването, което получавате

Основно your поведението на продажбения мениджър може да бъде добър индикатор как ще се отнася към Вас центърът им за обслужване след като вече сте плащащ клиент. Ако усещате, че са компетентни по отношение на продукта и са в готовност да помогнат по всяко време, то Ви взимате добро решение.

Но ако имате чувството, че не могат да отговорят на въпросите Ви и цялостно не са заинтересовани от Вашия успех, то Вие трябва да потърсите друг софтуер за имейл управление.

Каква цена е добра за софтуер за имейл управление?

Труден въпрос. Повечето софтуери за имейл управление са на базата на абонамент, така че можете да очаквате плащане на месечни вноски. Всеки софтуер е различен в това какво предлага по отношение на функции, интеграции и брой работни места.

Гледайки ревютата на сайтове за софтуер, на който може да се има доверие, цената варира от 15USD до 39USD на месец за всеки служител.

Ако този ценови диапазон е твърде висок за Вас, обмислете безплатен инструмент за имейл мениджмънт.

Какво е добър софтуер за управление на имейли?

Въпреки че безплатните инструменти за имейл управление са широко разпространени, те са по-ограничени по отношение на функциите.

Не искаме да се хвалим сами, но LiveAgent предлага доста добър безплатен план за имейл управление, който все разполага с голям арсенал от безплатни функции. Вижте пример за безплатна оферта от LiveAgent:

• Интеграция в един имейл адрес
• Основни отчети
• Управление на база знания
• 7 – дневна история на тикетите
• Интеграция на един чат бутон и един телефонен номер
• Обединяване и разделяне на имейли
• Персонални полета за CRM тикети
• Диспечер на задачите
• Тагове
• Лични бележки
• Трансфер на съобщения
• Много имейл раздели
• Клиентско облужване 24/7

LiveAgent Product Tour | Live AgentP0Y0M0DT0H0M145S

Live AgentOctober 14, 2024