Как да завършите разговор
Научете се да завършвате разговори с клиенти вежливо и професионално на различни канали с персонализируемите скриптове и шаблони на LiveAgent. Подобрете взаимод...
7 мин четене
LiveAgent
Customer Service
+2
Тъй като мнозинството на днешната бизнес кореспонденция се обработва чрез имейл, е от съществено значение да начнете и завършите имейлите на силна нота. Въпреки това, с цялото внимание, отдадено на редовете на тема на имейла и началото, затварянията на имейли често се пренебрегват.
Всъщност завършването на бизнес имейл правилно е също толкова важно, колкото и начало на имейл. Правилното завършване на имейл оставя получателя с позитивно последно впечатление, мотивира читателя да предприеме действие, идентифицира подателя и неговите намерения и предоставя на получателя вашата контактна информация (така че е лесно за него да се свърже с вас.)
Прочетете по-нататък, за да научите всичко за това как да завършите бизнес имейли правилно и възползвайте се от нашия списък на професионални имейл затваряния и примери на затваряши линии, които са подходящи в различни контексти.
Какво да включите в края на вашите имейли
1. Затваряща линия
Преди да изпратите вашия имейл, уверете се, че съдържа кратко затваряше изречение, което създава гладък преход между основния предмет на вашия имейл и вашия подпис. Тази затваряща линия може да изразява вашата благодарност за времето на получателя, да посочи, че сте отворени за допълнителна комуникация, да бъде призив към действие, или алтернативно да бъде изявление, което показва, че очаквате отговор.
2. Затваряние (подпис)
Освен ако не сте много близо с получателя, всеки бизнес имейл изисква професионално затваряние, което може да бъде или формално, или случайно в зависимост от вида на отношенията, които имате и контекста на вашата комуникация. Най-често използваните имейл подписи са “С уважение” и “Най-добро”, но сме подготвили цял списък с примери (по-долу), както формални, така и неформални.
3. Посочете вашето име
Винаги включвайте вашето пълно име (първо и последно име) в вашата имейл подпис, ако пишете на някого за първи път. За разговори с колеги или хора, които вече познавате и сте обменили множество имейли, е достатъчно да подпишете само с вашето първо име. Моля, имайте предвид, че е препоръчително да не завършвате разговор с прякори, освен ако вашият прякор не е широко известен и използван вместо вашето първо име.
4. Длъжност и компания
Уверете се, че добавяте вашата текуща длъжност и име на компанията в вашата имейл подпис, така че да няма място за объркване относно това кой сте, особено ако изпращате студени имейли на потенциални клиенти. Ако кандидатствате за работа, ви съветваме да оставите вашата текуща информация за работа (имейл и телефонен номер) извън вашия подпис.
5. Контактна информация
Въпреки че получателят на вашето съобщение вече знае вашия имейл адрес, винаги е полезно да предоставите допълнителна контактна информация в вашата имейл подпис, като вашия преки телефонен номер, тъй като някои хора могат да предпочетат да се свържат с вас чрез други канали за комуникация.
6. Допълнителни ресурси
Можете също да разгледате добавянето на връзки към вашия подпис. Връзката може да бъде връзка към вашия уебсайт, вашия профил в LinkedIn или други съответни социални медийни акаунти, целева страница, която искате да популяризирате, вашето онлайн портфолио, вашия онлайн календар или вашия последен блог пост и т.н.
Примери и шаблони за завършване на имейли
Професионални имейл подписи и затваряши фрази
Когато решавате какъв вид подпис да използвате, за да завършите вашия бизнес имейл, помислете на кого пишете и защо. Ако не сте сигурни кой подпис би бил най-подходящ в дадена ситуация, по-добре е да изберете по-формална затваряща фраза. “Най-добро”, “С уважение”, “Всичко най-добро” и “С най-добри пожелания” са някои от най-безопасните имейл затваряния, които могат да се използват във всички ситуации и всички видове имейли. Ето няколко още примера на най-често използваните професионални имейл затваряния:
Формални затваряши фрази:
- С уважение,
- С най-добри пожелания,
- С любезни пожелания,
- Най-добро,
- С най-добри пожелания,
- С най-добри пожелания,
- Всичко най-добро,
- С уважение,
- Твой с уважение,
- С уважение твой,
- Твой верно,
- Топли пожелания,
Случайни затваряши фрази:
- Говорим скоро,
- До следния път,
- Наздраве,
- Пази се,
- Успех,
- Имай чудесен уикенд!
- Имай прекрасен ден!
- Имай продуктивен ден!
- Насладете се на [ден от седмицата]/седмица/уикенд],
- Щастлив [ден от седмицата],
- Щастливи празници,
- Надявам се, че това помага,
Затваряши фрази, показващи признателност:
- Благодаря ви,
- Благодаря,
- Много благодаря,
- Благодаря отново,
- Много благодаря,
- Много се оценява,
- С признателност,
- Оценявам вашата [помощ/ мнение/ обратна връзка]
- Благодаря предварително,
- Благодаря, че прочетохте,
- Благодаря за вашата помощ,
- Благодаря за вашето разглеждане,
- Благодаря ви за вашата [търпение/ време/ сътрудничество].
Примери на затваряши линии на имейл
В зависимост от контекста на вашето имейл съобщение, можете също да добавите кратко имейл затваряше изречение преди вашия подпис. Използвайте един от следните проверени имейл затваряши линии, за да гарантирате, че завършвате вашето съобщение на позитивна нота и позволявате на вашите получатели да знаят, че очаквате техния отговор или допълнителен диалог.
- Очаквам да чуя от вас.
- Очаквам вашия отговор.
- Очаквам да се свържем скоро.
- Очаквам да се видим следващата седмица.
- Надявам се да чуя от вас скоро.
- Бих оценил вашия отговор.
- Надявам се, че вашата седмица е започнала добре.
- Щастлив съм да помогна, ако искате да знаете повече.
- Моля, не се колебайте да се свържете със мен по всяко време.
- Ако имате някакви въпроси, моля, изпратете ми имейл или позвънете.
- Ако има нещо, което мога да направя, за да ви помогна, просто ми напишете
- Ако има нещо, в което мога да ви помогна, просто ми дайте знак.
- Ако мога да бъда от допълнителна помощ, моля, дайте ми знак.
- Съм на ваше разположение за всякакви въпроси или проблеми, които може да имате.
- Можете да се свържете със мен на [телефонен номер], ако има нещо, което искате да обсъдим.
- Ако имате нужда от допълнителна информация, можете да планирате разговор със мен, използвайки тази връзка.
- Не се колебайте да се свържете с нас отново, ако има нещо, в което можем да ви помогнем.
- Очаквам да работя с вас в бъдеще.
- Наслаждавах се да работя с вас и очаквам да…
- Благодаря отново за вашата помощ в този въпрос.
- Благодаря ви, че отделихте време.
- Благодаря ви, че взехте това под внимание.
- Бих искал да чуя вашата обратна връзка.
- Бих наистина оценил вашата обратна връзка относно…
- Моля, дайте ми знак какво мислите.
Как да завършите студен продажен имейл
Намирането на правилния начин да завършите студен имейл за контакт може да бъде предизвикателство за всеки професионалист в продажбите. Ето някои примери на това, което можете да включите в края на вашите студени продажни имейли, за да подтикнете потенциален клиент да отговори:
“Ако искате да научите повече за това как [Компания] може да ви помогне да [постигнете конкретни цели], не се колебайте да резервирате време в моя календар тук: [връзка]. Очаквам да чуя от вас.”
“Имате ли свободни 10 минути за разговор на [дата и час]? Просто ми дайте знак какво ви подхожда, щастлив съм да се приспособя към вашия график.”
“Имате ли 5-10 минути, за да обсъдим как можем да помогнем на [тяхната компания] да постигне [конкретни цели]? Ако да, как изглежда вашия календар тази седмица?”
“Би било чудесно да чуя вашите мисли и дори да проучим как това [решение/ инструмент/ стратегия] би се вписало с [тяхната компания]. Имате ли 15 минути тази седмица?”
“Ако искате да чуете повече подробности, щастлив съм да прекарам 30 минути, разказвайки ви всичко, което трябва да знаете. Просто ми дайте знак, ако имате някакви въпроси или искате да имате по-задълбочен разговор.”
Как да завършите имейл за проследяване на продажби
Имейлите за проследяване са задължителни в която и да е студена имейл стратегия. Ето как можете да завършите имейл за проследяване на продажби, за да насърчите вашия потенциален клиент да отговори, дори ако вашите предишни опити да се свържете с него бяха неуспешни:
“Ако сте подходящия човек, с който да говоря, как изглежда вашия календар? Ако не, кого препоръчвате да контактувам?”
“Вие ли сте подходящия човек, с който да говоря по този въпрос? Ако не, можете ли да ми помогнете да намеря съответния вземащ решения? Очаквам вашия отговор.”
“Наистина бих искал да имам 20 минути от вашето време, тъй като чувствам, че можем наистина да добавим стойност към вашата [област на операции]. Можем ли да планираме разговор или среща?”
“Дали сте помислили допълнително за моето предложение? Щастлив съм да направя бърз преглед на него по телефона и да отговоря на всички ваши въпроси. Кое време ви подхожда за бърз разговор?”
“Моля, дайте ми знак, когато сте имали възможност да разгледате тази информация и искате да ми позвоните, за да обсъдим. Щастлив съм да отговоря на всички ваши въпроси.”
Как да завършите имейл след покупка/приветствие на клиент
Имейлите след покупка и имейлите за приветствие на клиенти са някои от най-критичните имейли в имейл маркетинг кампании, които са насочени към изграждане на дългосрочни отношения с клиентите. Ето как могат да изглеждат вашите затваряши изявления за тези видове имейли:
“Благодаря отново, че пазарувахте с [Марка]. Ако имате някакви въпроси или имате нужда от помощ – дайте ни знак! Ще направим всичко възможно, за да гарантираме, че обичате вашия опит с нас.”
“Ако някога не отговорим на вашите очаквания по отношение на качеството на нашите продукти, времето на доставка или всичко друго – винаги можете да се свържете с нашия екип за поддръжка на клиентите на [имейл] или [номер].”
“Ако сте заинтересовани да научите повече за вашия продукт, не се колебайте да се свържете със мен или с който и да е друг член на нашия екип за поддръжка по всяко време. Винаги сме тук, за да ви помогнем по всеки възможен начин.”
“Бих искал да чуя какво мислите за [продукт] и ако има нещо, което можем да подобрим. Ако имате някакви въпроси, моля, отговорете на този имейл. Винаги съм щастлив да помогна!”
“Благодаря отново, че се регистрирахте за [продукт/ услуга]. Винаги сме около и обичаме да чуваме от вас. Ако някога имате нужда от помощ, имате идеи или просто искате да кажете здравей, моля, се свържете с нас и ще отговорим в рамките на няколко часа.”
Как да завършите имейл за поддръжка на клиенти
Когато завършвате вашите имейли за поддръжка на клиенти, винаги е добра идея да насърчите вашите клиенти да се свържат, в случай че имат други въпроси, проблеми или проблеми. Трябва също да ги уверите, че винаги сте готови да помогнете. Ето някои полезни примери, които можете да използвате, за да завършите имейли за поддръжка на клиенти:
“Ще се свържа с нашия екип за продукти и ще ви отговоря в рамките на тридесет минути с пълен отговор. Междувременно, дайте ми знак, ако имате други въпроси, коментари или проблеми.”
“Обичаме да помагаме на нашите клиенти да получат максимума от нашите продукти. Ако има нещо друго, в което можем да ви помогнем, не се колебайте да се свържете.”
“Моля, дайте ни знак, ако все още не можете да [ … ], за да можем да ви помогнем да разрешите този проблем и да гарантираме, че наслаждавате на вашия [инструмент/ приложение] възможно най-скоро. Благодаря отново, че се свързахте с нас, винаги сме щастливи да помогнем.”
“Винаги сме тук, за да отговорим на всякакви въпроси или проблеми, които може да имате. Моля, не се колебайте да се свържете с нашия екип за поддръжка на [телефонен номер], или отговорете на това съобщение и щастливо ще помогнем.”
“Бихме благодарни, ако оставите преглед на нашата страница във Facebook, тъй като вашите прозрения могат да помогнат на други, които са в вашата ситуация. Благодаря отново, че ни дадохте знак и не се колебайте да се свържете с нас, в случай че имате някакви въпроси.”
Как да завършите имейл с извинения на клиент
Когато е въпрос за писане на имейли с извинения на клиенти и справяне с разочаровани клиенти, трябва да повторите вашето извинение отново в края на вашия имейл и да кажете, че оценявате тяхното търпение и разбиране:
“Още веднъж, искрено се извинявам за неудобството. Моля, се свържете с нашия екип за поддръжка на клиентите за всякакви допълнителни проблеми, които може да имате – нашите агенти винаги са тук, за да помогнат.”
“Предал съм вашата обратна връзка на останалия екип и мога да ви уверя, че тази грешка няма да се повтори в бъдеще. Това казано, ако има нещо друго, в което мога да ви помогна в момента, моля, не се колебайте да се свържете и щастливо ще помогна.”
“Благодаря отново за вашето търпение и че привлякохте внимание към проблема. Междувременно, ще ви дадем [детайли на вашата оферта] като допълнително извинение. Ако има други проблеми, които трябва да бъдат разрешени, моля, не се колебайте да се свържете с нас.”
“Благодаря ви за вашето търпение и разбиране. Бъдете сигурни, че правим всичко възможно, за да не се случи това отново. Ако имате още въпроси или се натъкнете на друг проблем, дайте ми знак, щастливо ще помогна.”
“Още веднъж, приемете нашите извинения. Искрено оценяваме вашето разбиране в този въпрос. Моля, не се колебайте да се свържете със мен с всякакви въпроси, които може да имате – съм само един имейл далеч!”
Резюме
Завършването на имейл обикновено е просто затваряща забележка или кратко изречение, последвано от вашия подпис, но намирането на правилните думи и правилния тон, за да завършите вашето имейл съобщение, често изисква голямо количество размисъл. Начинът, по който завършвате имейл, всъщност може да окаже огромно влияние върху решението на получателя да отговори на вашия имейл. Знанието как да завършите професионални имейли е ключът към ефективна бизнес комуникация, оставяне на читателя с позитивно впечатление и увеличаване на процента на отговори на имейли. Ако не сте сигурни как да завършите вашия следващ бизнес имейл, горепосочените примери на имейл затваряния могат да бъдат полезни.
