Тествай безплатно
  • Шаблони
  • Шаблони за клиентско обслужване

Шаблони за клиентско обслужване

Имейлът продължава да бъде един от основните канали за обслужване за огромен брой клиенти. Не всеки бизнес обаче полага много усилия за осигуряването на бързи и професионални отговори – всъщност, някои изобщо не отговарят. Проучване на SuperOffice открива, че 62% от компаниите не отговарят на имейли за клиентско обслужване. 90% не информират клиентите си, че са получили имейла, а 97% не питат клиента дали е останал доволен от отговора.

Тъй като е почти невъзможно да напишете изцяло всеки един имейл до настоящи или потенциални клиенти, използването на шаблони за клиентско обслужване, които покриват разнообразни сценарии, може да е от огромна помощ на екипите за обслужване на клиенти, особено за тези, които трябва да отговарят на голямо количество имейли. С шаблони като отправна точка, сътрудниците ви могат да обслужват повече клиенти за по-малко време и с по-малко стрес, и да гарантират, че ще осигурявате последователно обслужване.

Шаблони за клиентско обслужване
Примери за запитвания по имейл в LiveAgent

Предимства на използването на шаблони за клиентско обслужване

  • Спестявате време и подобрявате ефективността на сътрудниците си. Използването на шаблони за клиентско обслужване когато отговаряте на клиентите ще спести време на екипа ви за клиентско обслужване, тъй като няма да се налага да създават индивидуални отговори, ще оптимизира времето им и ще подобри ефективността.
  • Намалявате броя човешки грешки. С готови, изпробвани и тествани шаблони за отговор на клиентски запитвания по имейл можете да елиминирате човешката грешка и да избегнете риска от изпращането на грешни съобщения, които да изнервят клиентите ви.
  • Поддържате последователност в комуникацията на компанията. Шаблоните за имейли за клиентско обслужване гарантират, че всички в екипа ви за обслужване са в унисон, като същевременно обичайният тон на бранда присъства във всяко взаимодействие с клиенти.

Често срещани шаблони за клиентско обслужване

Създаването на ваша библиотека с примерни шаблони за имейли за клиентско обслужване може да е едновременно предизвикателно и времеемко. Ето няколко доказани имейл шаблона, базирани на 10 сценария, които обслужващият ви екип може да използва и да пригоди според нуждите си при взаимодействието с настоящи и потенциални клиенти.

Имейл шаблон за автоматичен отговор


Hi [NAME],
Thanks for contacting [COMPANY]!
This automatic reply is just to let you know we received your request and we’ll get back to you with a response as quickly as possible. During [business_hours] we usually reply within a couple of hours, evenings and weekends may take us a little bit longer.
While you wait, you are welcome take a look at our Frequently Asked Questions or browse through our Knowledge base where you can find lots of guidance on [PRODUCT].
Or, if your request is urgent, feel free to give us a call at [number] or start a live chat with our support team. We look forward to getting you back in business!
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Имейл шаблон след покупка


Hi [NAME],
Hope you’re well and enjoying your product. I’m just checking in to see if you have any questions or need any help. We’ve added quite a few features lately and I know it might be difficult to keep track of all our releases.
As a reminder, here’s a [link] to our Knowledge Base where you can find up-to-date information about our product and company at any time.
Feel free to reach me for any questions, I would be more than happy to assist.
Cheers,[YOUR SIGNATURE]

Шаблон за имейл за благодарност


Dear [NAME],
Thank you so much for your positive feedback and leaving a review on [website], you put a big smile on our faces! 🙂
Our team is constantly trying to improve our [product/service] and it’s always rewarding to hear kind words from our customers. We love that you love us, and it’s also great to know our [product/service] has helped you achieve your business goals.
Thanks again for being a fantastic customer!
Cheers,
[YOUR SIGNATURE]

Шаблон за отговор на ядосан клиент


Dear [NAME],
I am so sorry to hear that you’ve had such a poor experience that you no longer want to work with us. Satisfying our customers has always been a number one priority for us and I’m sorry we couldn’t meet your requirements.
As much as we hate to see you go, I completely understand how upset you must feel and I fully respect your decision. I apologize once again for any trouble we may have caused you.
Let me know if you have any more questions, comments, or further feedback. And should you change your mind, I’ll be here to help you in any way I can.
Best of luck!
[YOUR SIGNATURE]

Шаблон за отговор на доволен клиент


Hi [NAME],
We’re so happy to hear you are pleased with [PRODUCT/ SERVICE]. At [COMPANY], we always strive to deliver the best customer experience, and it makes our day to know we have accomplished that.
We would be grateful if you would leave a review on our Facebook page as your insights could help our prospects learn more about us.
Thanks again and let us know if there’s anything we can do for you in the future!
Sincerely,
[YOUR SIGNATURE]

Шаблон за отговор на оплакване от клиент


[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

[NAME],
I’m so sorry to learn that you were on hold with our customer service department for almost 30 minutes. I completely understand how frustrating this must have been for you. That should never have happened as we value our customers’ time. I’ve passed this message on to the appropriate service rep.
Our tech support team is prioritizing the issue you’re facing with our software, they are working now to make this right. I will immediately notify you as soon as it’s fixed.
I appreciate you making us aware of your negative experience. We strive to ensure customer satisfaction with every interaction, and I apologize for the inconvenience we have caused you.
Meanwhile, please let me know if there is anything else I can do for you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Шаблон за имейл за забавен отговор


Hi [NAME],
Thank you for reaching out to [COMPANY}! Your request was received on [date] with Reference Number: [number].

Sorry we haven’t gotten back to you yet. We are currently experiencing a high volume of support requests and appreciate your patience as we work to provide the highest level of support to each customer. Rest assured, one of our agents will follow up with you as soon as possible.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Шаблон за последващ имейл


Hey [NAME],
Hope you’re doing great. I wanted to check in with you regarding the issue you had the other day with [describing the issue]. Was it resolved successfully?
If there’s anything we can do to make your experience better, just let us know by replying to this message. I’d be happy to assist you in any case and look forward to hearing from you soon.
Have a great day,[YOUR SIGNATURE]

Имейл шаблон за напомняне за подновяване на абонамент


Hi [NAME],
We’d like to thank you for using our product for the past year and hope we’ve made a difference for you.
I noticed that your annual subscription is expiring in two weeks, so I wanted to check in with you about next steps. Are you interested in renewing your subscription? If you’re weighing your options, I’d love to chat further with you to help you come to a decision.
Looking forward to hearing from you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Шаблон за имейл за връщане на пари


Hi [NAME],
We’ve processed your refund, and you should expect to see the credit appear in your account within 1-3 business days depending on your bank.
I’m sorry to hear you’re not happy with our product, but I completely understand it isn’t for everyone. As any feedback is important to us, could you please give me a little more detail about what exactly you didn’t like?
In the meantime, thank you for your time and for giving us a try. We hope to connect with you again in the near future.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Често задавани въпроси

Как да подобря клиентското обслужване във фирмата си?

Сферата на клиентското обслужване е една от най-бързо растящите в света. С помощта на софтуер за обслужване на клиенти ще можете да проследявате повече от един разговор едновременно и да свършите повече работа в рамките на деня.

Как да напиша професионален имейл за клиентско обслужване?

Когато отговаряте на клиентско оплакване, не забравяйте да адресирате конкретния проблем и да използвате името на клиента. За да отговорите по подходящ начин, трябва също така да използвате професионален тон като същевременно сте приятелски настроени и учтиви.

Защо е нужно да се фокусирам върху доброто клиентско обслужване?

Доброто клиентско обслужване е важна част от управлението на успешен бизнес. Можете да подобрите репутацията на компанията и да помогнете за задържането на клиенти.

Ready to put your customer service templates to use?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer service software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Как да подобря клиентското обслужване във фирмата си?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Сферата на клиентското обслужване е една от най-бързо растящите в света. С помощта на софтуер за обслужване на клиенти ще можете да проследявате повече от един разговор едновременно и да свършите повече работа в рамките на деня.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Как да напиша професионален имейл за клиентско обслужване?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Когато отговаряте на клиентско оплакване, не забравяйте да адресирате конкретния проблем и да използвате името на клиента. За да отговорите по подходящ начин, трябва също така да използвате професионален тон като същевременно сте приятелски настроени и учтиви.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Защо е нужно да се фокусирам върху доброто клиентско обслужване?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Доброто клиентско обслужване е важна част от управлението на успешен бизнес. Можете да подобрите репутацията на компанията и да помогнете за задържането на клиенти.” } }] }
Обратно към шаблоните Регистрирайте се БЕЗПЛАТНО

Сайтът ни използва бисквитки. Ако останете, приемаме, че сте съгласни да използваме бисквитки, както е описано в политиката за поверителност и бисквитки.

×
Насрочете обаждане лице в лице и разберете как LiveAgent може да помогне на бизнеса ви.

Свободни сме в различни дни

Насрочете демо