Тествай безплатно

Шаблони за писмо за отказ

Колкото и всеки бизнес да иска да удовлетвори клиентите си всеки път, не винаги е възможно да кажете да на всички желания на клиентите си. Възприемането на идеята, че клиентът винаги е прав, ви затруднява в това да му откажете без да го разочаровате или изгубите като клиент. Когато клиент иска нещо, което не е налично, разумно или просто е невъзможно да предоставите обаче, всички, замесени в директна комуникация с клиента, трябва да е съвсем наясно как да каже не по учтив начин.

Как да кажете не на клиентите си без да ги изгубите

Как да кажете не на молбите или исканията на клиентите си без да ги ядосате, изнервите или разочаровате? Ето няколко базови правила, които да имате предвид когато трябва да напишете имейл за отказ на съществуващи или потенциални клиенти.

  • Перифразирайте “не”-то, използвайки положителен език, който е единственият начин на комуникация, който трябва да използвате когато пишете писмо за отказ.
  • Използвайте опростен формат за имейла за отказ: изкажете признателност, споделете новините, кажете защо, предложете помощ и завършете положително.
  • Изкажете съпричастност с чувствата на клиента си (напр. Напълно разбирам, че…, Знам колко е изнервящо да… и т.н.)
  • Винаги давайте обяснение защо не можете да изпълните искането на клиента (напр. нещо, което не отговаря на политиката на компанията).
  • Потвърдете отказа си без да давате празни обещания на клиента (напр. не обещавайте, че ще разработите функционалност в близкото бъдеще ако нямате наистина такъв план).
  • Намерете най-близката алтернатива ако е възможно. Дори и тя да не устройва клиента, той все пак ще оцени усилието ви.
  • Уверете се, че клиентът разбира, че отхвърляте молбата му, а не лично на него.
  • Ако нещата се променят, се свържете отново с клиента, за да му кажете, че вече можете да изпълните искането му.

Как да кажете не на клиент: 7 шаблона на писма за отказ

Без значение дали се касае за страх от лоша репутация, влошаване на взаимоотношенията ви с клиента или това напълно да го изгубите, да откажете на исканията на клиент може да бъде предизвикателство ако не знаете как да подходите професионално. Всъщност, да се научите как да казвате не е жизнено важно умение, особено за тези, които работят директно с клиенти. По-долу ще намерите няколко стандартни шаблона за писма за отказ, които можете да използвате (и персонализирате) за вашите клиенти.

Създайте шаблони за писма за отказ в LiveAgent
Запазете нашите шаблони за писма за отказ в шаблоните си за съобщения, за да спестите време

Как да кажете не на искане за разработка на функционалност от клиент


Hi [NAME],
Thank you for emailing and bringing this feature to our attention. I could definitely understand how our customers would benefit from it.
Right now, we don’t have anything like that in place, however, we’ve actually heard that request quite a lot, so we’ll possibly implement it very soon. I’ll talk to our development team and find out if that could be added to a future release.
In the meantime, please let me know if there’s anything else that we can help you with and have a great rest of the week!
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Как да кажете не на клиент, искащ функционалност, която е била премахната


Hi [NAME],
Thanks for reaching out. This feature was removed from our product because it was slowing down the app loading time for most of our customers, including those who never used it. So we are not likely to bring it back any time soon.
I totally understand that it must be frustrating for you to lose a feature you relied on. But if needed, I could recommend you an alternative tool that has it. Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Как да кажете не на клиент, искащ отстъпка


Hi [NAME],
Thank you for choosing [COMPANY NAME]. We’re happy that you’ve decided to buy our product and we can’t wait to have you on board!
Regarding your discount request, unfortunately, we won’t be able to offer you a discount at the moment. We believe that our service offers more value for your money and besides, it would be unfair to our other customers if we make an exception.However, we do run promotions sometimes, you can find them on our website at [LINK], or you can subscribe to our monthly newsletter to be up-to-date with our future offerings.
Please let me know if you would like me to add your email to our mailing list.
Best,
[YOUR SIGNATURE]

Как да кажете не на клиент, искащ да му върнете пари или да смени/върне стока

Dear [NAME],
Unfortunately, I’m unable to process your refund/ return/ exchange request because the product has been damaged after the delivery.
I understand this is not the message you wanted to hear and it must be disappointing given that you didn’t get to use it much.
We do accept this damage was most likely caused unintentionally, so as a gesture of goodwill we’d be happy to provide you with a 20% discount off your future purchase. Simply use this code: [NAME] to redeem it.
If you have any questions, please let me know. I will always do whatever I can to assist you.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Как да кажете не на клиент, който иска да свършите работата му вместо него

Hi [NAME],
I have attached a short instruction that will walk you through the process of doing X. You can easily get this ready in less than no time.
In case you do face any difficulties, please don’t hesitate to reach me. We can get on a call and I will guide you step by step.
Regards,
[YOUR SIGNATURE]

Как да откажете среща с клиент

Hi [NAME],
I’m so glad you’re interested in cooperating with our company on your new project.
As much as I’d love to meet to personally, I’m unfortunately unavailable to travel this week due to existing commitments and can’t give you the time you deserve to discuss this further.
However, I’m happy to start the conversation now via email if that works for you?
[DETAILS YOU PLANNED ON DISCUSSING]
Would love to hear your thoughts on this. And if you’d prefer to discuss in person, I’m available [DATES] and would be happy to talk more about it then.
Thanks for understanding,
[YOUR SIGNATURE]

Как да кажете не на проект на клиент

Hi [NAME],
Thanks a lot for sending us the details of [PROJECT NAME], it really sounds like a great opportunity!
However, after reading through the proposal and having a discussion with my team, we’ve decided that unfortunately we won’t be able to take on this project.
Though we’d love to move forward with this, at this moment we simply don’t have enough resources that this project deserves.
Should things change in the nearest future, I will definitely be in tough and let you know.
Best regards,
[YOUR SIGNATURE]

Често задавани въпроси

Както е писмо за отказ?

Писмо за отказ е официално писмо, което информира кандидат за работа, че той/тя няма да бъде нает.

Какво да напиша в писмото за отказ?

Писмото трябва накратко да обощава защо няма да наемете кандидата. Писмото трябва да завършва с благодарност. Освен това, писмото за отказ трябва да бъде изпратено до седмица след интервюто.

Как да напиша добро писмо за отказ?

Писмото трябва да е адресирано до кандидата и написано в трето лице. Трябва да е професионално, учтиво и кратко.

Ready to put our rejection templates to the test?

LiveAgent is the most reviewed and #1 rated customer satisfaction software for small to medium-sized businesses. Try it today with our free 14-day trial. No credit card required.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Както е писмо за отказ?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Писмо за отказ е официално писмо, което информира кандидат за работа, че той/тя няма да бъде нает.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Какво да напиша в писмото за отказ?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Писмото трябва накратко да обощава защо няма да наемете кандидата. Писмото трябва да завършва с благодарност. Освен това, писмото за отказ трябва да бъде изпратено до седмица след интервюто.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Как да напиша добро писмо за отказ?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Писмото трябва да е адресирано до кандидата и написано в трето лице. Трябва да е професионално, учтиво и кратко.” } }] }
Обратно към шаблоните Регистрирайте се БЕЗПЛАТНО

Сайтът ни използва бисквитки. Ако останете, приемаме, че сте съгласни да използваме бисквитки, както е описано в политиката за поверителност и бисквитки.

×
Насрочете обаждане лице в лице и разберете как LiveAgent може да помогне на бизнеса ви.

Свободни сме в различни дни

Насрочете демо