Имейл комуникацията започва през 1971 г., когато Рей Томлинсън изпраща първия имейл до себе си. Макар тази технология вече да е на над 50 години, всеки ден се изпращат милиарди имейли. Понякога ежедневно четем и изпращаме повече имейли, отколкото срещаме истински хора. Въпреки това, в имейл комуникацията допускаме едни и същи грешки, които трябва да избягваме за собствено добро. Как да подобрим имейлите си?
По-долу ще намерите 10 съвета за ефективна имейл комуникация:
1. Бъдете ясни и кратки
Повечето хора имат твърде малко време през деня, за да четат и отговарят на имейли. Съдържанието на имейла трябва да е информативно и директно. Дори да използвате други алтернативи на имейла, вашият получател ще оцени кратките и ясни съобщения. Помислете за използване на водещи точки или изпращане на отделен имейл за всяка тема, която трябва да комуникирате.
Запомнете: Дългите имейли изтощават хората.
2. Бъдете учтиви
Освен ако не сте в близки отношения с някого, избягвайте неформален език, жаргон, сленг и неподходящи съкращения. Помислете как се “чувства” вашият имейл емоционално. Ако емоциите ви могат да бъдат неразбрани, намерете друг начин да формулирате думите си. Бъдете приятелски, уважителни и благодарни.
Искате ли да знаете кога да използвате неформален, формален, сериозен или приятелски тон?
3. Използвайте ясен предмет
По предмета хората решават дали да отворят имейла или не. Много хора получават огромно количество имейли, затова е важно да опишете какво ще намери читателят вътре. Входящата поща на получателя прави първата филтрация вместо тях. А съобщенията без предмет се считат за лоши имейли и често се пренасочват към спам.
4. Внимавайте с правописа и граматиката
Това е лесен начин да покажете, че ви е грижа. Опитайте да прочетете съобщението си на глас, за да уловите граматически грешки или неудобни изрази, които иначе бихте пропуснали.
Абонирайте се за бюлетина
Най-новите съвети и оферти директно във вашата поща.
5. Помнете, че имейлът никога не е личен
Вашето съобщение може да бъде препратено на други хора без ваше знание. Ако информацията ви е силно поверителна, уверете се, че изпращате до правилния човек.
6. Изложете основната идея в началото
Ако отговаряте на въпрос в нечий имейл, сложете отговора близо до началото. Повечето хора не обичат да четат дълги параграфи, за да стигнат до основната идея едва в края на съобщението.
7. Използвайте бутона за ОТГОВОР
Включвайте предишното съобщение, когато отговаряте на имейл. Не започвайте нов имейл. Тази практика спестява време както на вас, така и на получателя.
8. Бъдете еко-съзнателни
Избягвайте да принтирате имейли, когато е възможно. Така ще организирате по-добре комуникацията си и ще помогнете за опазване на дърветата.
9. Избягвайте КРЕЩЕНЕТО
Не използвайте само главни букви – това означава, че “крещите”. Освен това е ПО-ТРУДНО ДА СЕ ЧЕТЕ, когато всички букви са с еднакъв размер, така че пощадете читателите си.
10. Добавете подписа си
Не се крийте зад имейла – включете името си. Завършете съобщението с “С уважение”, “, “Поздрави”, " или “Всичко най-добро”, " в зависимост от ситуацията. Не забравяйте да напишете името на компанията под вашето име или да споделите своята дигитална визитка.
Финални мисли
Осъзнайте, че веднъж изпратено, съобщението не може да бъде върнато. Изпращайки погрешно съобщение до някого, може да навредите на бизнеса или кариерата си. Винаги проверявайте двойно съобщението и реда на получателите преди да изпратите имейл. Добра идея е също да си създадете нов имейл акаунт, посветен на комуникация с клиенти и партньори.
