Шаблони за билети
Спестете време с шаблоните за билети на LiveAgent, включително предварително написани отговори и предварително определени отговори, за да повишите ефективността...
6 мин четене
LiveAgent
Ticketing
+2
Отивате ли на отпуск и имате нужда от съобщение при отсъствие от офиса? Или може би просто си вземате ден отсъствие и не искате да се занимавате с работа. Във всеки случай, добър шаблон при отсъствие от офиса ще ви помогне да свършите работата.
Такива шаблони обикновено са прости и лесни за използване, позволявайки ви да персонализирате вашето съобщение както желаете. Днес ще ви покажем няколко различни шаблона при отсъствие от офиса, които можете да използвате за вашите автоматични отговори при отпуск.
Защо трябва да използвате шаблон при отсъствие от офиса
Повечето хора използват инструменти за управление на имейли, като отговори на шаблони при отсъствие от офиса, когато са отсъстващи от своя имейл за продължителен период - например на отпуск или просто си вземат ден отсъствие. Можете да настроите автоматичен отговор, който да информира хората, че няма да проверявате своя входящ пощенски сандък и ще се върнете скоро. По този начин те няма да очакват отговор от вас веднага и можете да се насладите на своето свободно време без да се притеснявате за работа.
Но има и други случаи, когато може да искате да използвате отговор на шаблон. Ако знаете, че ще сте заети и няма да можете да проверите своя имейл толкова често, колкото обикновено, съобщението при отсъствие от офиса позволява на хората да знаят, че може да не можете да отговорите веднага. Те могат тогава да решат дали да чакат отговор или да намерят друг начин да се свържат с вас.
Съобщението при отсъствие от офиса може също да помогне да управлявате очаквания на хората, ако сте преплетени с работа и не можете да отговорите на всеки имейл веднага. Информирането на хората, че сте заети, но ще се върнете към тях възможно най-скоро, може да помогне да избегнете разочарование от двете страни.
Как да озаглавите шаблон за имейл при отсъствие от офиса
Держете го доста кратък и по същество - “Отсъстващ от офиса”, “Автоматичен отговор при отпуск” или “Отсъстващ” са всички добри опции. В линията на темата е също добра идея да включите кога ще се върнете, така че хората да знаят колко дълго ще трябва да чакат отговор.
Например, “Отсъстващ от офиса до 15 януари” би работил добре. Това също помага при филтриране, ако имате система за имейл съобщения, която може да направи това, но повече от всичко позволява на други да знаят кога да очакват отговор без да четат тялото на вашия имейл. По този начин показвате, че вам е грижа за тяхното време.
Примери за линия на темата при отсъствие от офиса
- Отсъстващ от офиса: [дата]
- Отсъстващ от офиса: [детайли на отпуска]
- Отсъстващ от офиса: [причина за отсъствие]
- На отпуск: [дата] – [дата]
- Празници: [дата] – [дата]
- OOO: болничен ден
- Недостъпен: отсъстващ от страната
- В случай на спешност:
- Отсъстващ от моя работен плот на [дата]
- В момента на отпуск
- Съм извън контакт
- Ще се върна скоро
- На събатикал
- Отивам за малко почивка
Как да напишете шаблон при отсъствие от офиса
Има няколко неща, които трябва да имате предвид, когато става дума за тялото на вашия автоматичен отговор имейл.
Първо, искате да се уверите, че е ясно, че сте отсъстващи от своя работен плот и няма да можете да отговорите на имейли веднага. Ако ще проверявате своя входящ пощенски сандък от време на време, позволете на хората да знаят кога могат да очакват отговор. Ако не сте сигурни, по-добре е да избегнете тази част, отколкото да оставите хората да чакат отговор, който може да не дойде.
Второ, в случай на спешност, можете да оставите своя личен телефонен номер. Помните обаче, че трябва да отбележите, че може да не можете да вземете веднага и да поискате от хората да се свържат с вас по този начин само ако е изключително спешно.
Също е добра идея да включите с кого могат да се свържат в ваше отсъствие, както и всяка съответна информация, която може да им е необходима (като крайни срокове или актуализации на проекти). И разбира се, не забравяйте да кажете кога ще се върнете. Держете го кратко и сладко - никой не иска да чете роман, когато се опитва да се свърже с вас.
Последното, но не по-малко важно - и това е по желание - можете да включите кратко съобщение, което да позволи на хората да знаят какво да направят в ваше отсъствие. Например, където биха могли да намерят информацията, която може да им е необходима, ако няма да можете да я предоставите.
Какво да включите в шаблон за имейл при отсъствие от офиса
- Ваше име
- Датите, когато ще отсъствувате, или датата, когато ще се върнете
- Кратко съобщение, което да позволи на хората да знаят, че сте отсъстващи от офиса или че ще се върнете скоро
- С кого да се свържат в ваше отсъствие (ако е приложимо)
- Кога могат да очакват отговор от вас (ако ще проверявате своя входящ пощенски сандък, докато сте на отпуск)
- Алтернативни начини за свързване с вас
Примери и шаблони за имейл при отсъствие от офиса
Официални шаблони при отсъствие от офиса
Тема: Отсъстващ от офиса
В момента съм отсъстващ от офиса и ще се върна на 15 януари. Ще проверявам своя имейл периодично, но ако имате нужда от незабавен отговор, моля свържете се с [Име] на [имейл адрес] вместо това. Благодаря,
[Ваше име]
Тема: Шаблон при отсъствие от офиса
Здравей, в момента съм отсъстващ от офиса и ще се върна на [дата]. Ако имате нужда от незабавна помощ, моля свържете се с [Име] на [имейл адрес] или се обадете на моя мобилен на [телефонен номер], но имайте предвид, че може да не мога да отговоря веднага. Благодаря,
[Ваше име]
Тема: Отсъстващ от офиса [дата от-дата до]
Здравей, съм OOO без достъп до имейл от [дата от] до [дата до]. За спешни случаи през това време, моля свържете се с [Име] на [имейл адрес] или се обадете на моя мобилен на [телефонен номер]. С уважение,
[Ваше име]
Тема: Отсъстващ от офиса – Празници
Здравей, ще съм отсъстващ от офиса от [дата от] до [дата до] и имам ограничен достъп до имейл. Ако имате нужда от незабавна помощ през това време, моля опитайте да се свържете с [Име] на [имейл адрес] вместо мен или за спешни случаи можете да се обадите на моя мобилен на [телефонен номер]. Най-добри пожелания, [Ваше име]
Тема: Празници [дата]
Здравей, в момента съм отсъстващ от офиса и се наслаждавам на заслужено свободно време. Ще се върна на [дата] и няма да имам достъп до имейл до тогава. За спешни случаи през това време, моля се свържете с [Име] на [имейл адрес], който е уведомен да очаква допълнителна кореспонденция в мое отсъствие. Най-добри пожелания,
[Ваше име]
Тема: Недостъпен: Отсъстващ от страната [дата]
Здравей, ще съм отсъстващ от страната за [дата от]-[дата до]. Ще имам ограничен достъп до имейл през това време. За спешни случаи, моля свържете се с [Име] на [имейл адрес] вместо мен. С уважение,
[Ваше име]
Тема: На събатикал [дата]
Здравей, в момента съм на събатикал и ще съм отсъстващ от офиса до [дата]. Няма да имам достъп до имейл през това време. Ако има спешност, [Име] на [имейл адрес] ще бъде достъпен през това време. До скоро,
[Ваше име]
Тема: Болничен ден [дата]
Здравей, съм отсъстващ от офиса и на болничен ден до [дата]. През това време няма да мога да проверявам своя имейл. В случай на спешност, моля свържете се с [Име] на [имейл адрес]. С уважение,
[Ваше име]
Тема: Отсъстващ от офиса: Конференция [дата]
Здравей, съм отсъстващ от офиса, за да присъствам на конференция от [дата]. Ще отговарям на имейли, когда имам достъп, но за по-бърз отговор, моля свържете се със мен на [телефонен номер], ако има спешен случай. Благодаря,
[Ваше име]
Тема: Отсъстващ от офиса: Корпоративен отход [дата]
Здравей, съм отсъстващ от офиса на корпоративен отход от [дата]. През това време ще имам ограничен достъп до имейл. В случай на спешност, моля се обадете на [Име] на [имейл адрес] или се обадете на главния офис на [телефонен номер]. Благодаря,
[Ваше име]
Тема: Отсъстващ от офиса [Дата]
Здравей, ще съм отсъстващ от офиса през следващите [X] дни. В мое отсъствие, моля свържете се с [Име], който ще бъде повече от щастлив да помогне с всички ваши запитвания. Благодаря за разбирането. Най-добри пожелания,
[Ваше име]
Тема: OOO [дата]
Здравей, благодаря, че се свързахте. В момента съм отсъстващ от офиса и ще се върна на [Дата] най-късно. Съжалявам за неудобството и бих искал да ви помоля да изпратите имейл на моя колега, [Име], на [имейл адрес] междувременно. Най-добри пожелания,
[Ваше име]
Casual шаблони при отсъствие от офиса
Тема: Отсъстващ от моя работен плот
Здравей, в момента съм отсъстващ от моя работен плот, пия коктейли на някой плаж. Ще се върна на [дата] и ще имам ограничен достъп до имейл до тогава. Моят колега [Име] ще обработва моите имейли в мое отсъствие, така че моля свържете се с [него/нея/тях] на [имейл адрес] за всички спешни случаи. Благодаря и имайте чудесен ден.
[Ваше име]
Тема: Си вземам почивка до [дата]
Здравей, съжалявам, че ме пропуснахте. Съм отсъстващ от офиса до [дата]. Обаче ще си вземам периодични почивки от гледане на всичко, което съм пропуснал, за да проверя своя имейл от време на време, докато съм отсъстващ. Ако този случай не е спешен, бъдете сигурни, че ще отговоря, когда се върна от тази почивка. Най-добри пожелания,
[Ваше име]
Тема: Отсъстващ от офиса [дата]
Здравей, съм отсъстващ от офиса от [дата от] до [дата до]. Ще съм достъпен на моя мобилен на [телефонен номер], но за спешни случаи моля свържете се с [Име] вместо това. До скоро,
[Ваше име]
Тема: Съм (най-накрая) на отпуск
Здравей, съм отсъстващ от офиса и на отпуск от [начална дата] до [крайна дата]. Няма да имам достъп до имейл през това време, но ако имате нужда от незабавна помощ, моля се свържете с моя колега [Име] на [имейл адрес]. Благодаря,
[Ваше име] P.S. Много се радвам на тази почивка. 🎉
P.P.S. Ако трябва да се свържете със мен спешно, моля се обадете на моя мобилен на [телефонен номер].
Тема: Съм извън контакт [дата]
Здравей,
Ще съм отсъстващ от офиса от [начална дата] до [крайна дата]. Ако имате нужда от незабавна помощ, моля свържете се с [име на колега] на [имейл на колега]. В противен случай ще отговоря на вашето съобщение при моето връщане. Имайте чудесен ден. Най-добри пожелания,
[Ваше име]
Тема: Съжалявам, съм OOO [дата]
Здравей [Име], съм отсъстващ от офиса тази седмица, но ако имате нужда от нещо спешно, моля се обадете на моя колега [Име]. Благодаря,
[Ваше име]
Тема: Отсъстващ от офиса от [Дата] до [Дата]
Здравей. В момента съм отсъстващ от офиса и ще се върна на [Дата]. Междувременно, ако имате нужда от помощ, моля свържете се с [име или отдел]. Поздрави,
[Ваше име]
Тема: На плажа [дата]
Здравей. В момента съм отсъстващ от офиса и се наслаждавам на заслужено свободно време на плажа. Ще се върна в офиса на [Дата] и ще бъда щастлив да отговоря на вашия имейл тогава. Ако имате нужда от помощ, докато съм отсъстващ, моля свържете се с моя колега [Име] на [имейл адрес]. Благодаря.
[Ваше име]
Най-добри практики за шаблони при отсъствие от офиса
Держете го кратко
Когда пишете съобщение при отсъствие от офиса, е важно да го держите кратко и сладко. Няма нужда да влизате в голямо количество детайли за това кой сте или какво правите. Просто дайте основното, така че вашите колеги да знаят как да се свържат с вас в случай на спешност.
Използвайте правилния тон на глас
Вашето съобщение при отсъствие от офиса е отражение на культурата и ценностите на вашата компания, така че е важно да използвате правилния тон на глас. Ако не сте сигурни какъв тон да използвате, грешете в страната на професионализма.
Не искате да звучите твърде casual или непрофесионално, тъй като това може да отразява лошо на вашата компания. Ако вашата компания има своя книга на марката и тон на глас, използвайте я като ръководство, когда пишете вашето съобщение при отсъствие от офиса.
Ако използвате сленг или жаргон, уверете се, че всеки, който чете вашето съобщение, ще го разбере. Това, което е смешно за вас, може да не е смешно за получателите на вашия автоматичен отговор, особено ако не са от същата страна или регион.
Добавете дати на вашето отсъствие
Когда е възможно, добавете датите на вашето отсъствие към вашето съобщение при отсъствие от офиса. Това ще помогне на вашите колеги, клиенти и/или бизнес партньори да знаят кога могат да очакват отговор от вас. Ако не сте сигурни кога ще се върнете, дайте диапазон от дати или оценка. В този случай е по-добре да грешите в страната на предпазливостта и да дадете по-дълъг период от време, отколкото мислите, че ще ви трябва.
Споменете алтернативни форми на контакт
В вашето съобщение при отсъствие от офиса, уверете се, че споменавате алтернативни форми на контакт в случай на спешност. Това може да бъде имейл адрес на колега, телефонен номер или дори физически адрес. Ако сте удобни да споделяте своите лични детайли, можете също да включите своя мобилен номер или социални медийни профили.
Просто помните, че колкото повече информация включите, толкова по-вероятно е някой да се свърже с вас, докато сте отсъстващи. Като такъв, трябва да включите алтернативни форми на контакт само ако сте удобни да бъдете контактувани по време на вашето свободно време.
Ако решите да споделите контактни данни на вашите колеги, уверете се, че те знаят за това и се съгласяват да бъдат точката на контакт, преди да добавите тяхната информация към вашето съобщение при отсъствие от офиса.
Не влизайте твърде дълбоко или конкретно
Когда пишете вашето съобщение при отсъствие от офиса, устойте на желанието да влизате твърде дълбоко или да станете твърде конкретни. Това не е времето да споделяте вашата животна история или последните снимки от отпуска. Отидете направо до точката, така че вашите колеги да могат да се върнат на работа с минимално прекъсване, и вашите бизнес партньори да могат да намерят информацията, която им трябва, без да преглеждат роман.
Настройте вътрешен и външен OOO шаблон
Ако често имате съобщения при отсъствие от офиса, настройте вътрешен и външен OOO шаблон, за да спестите време. По този начин, всичко, което трябва да направите, е да попълните празните места със своята конкретна информация всеки път, когда трябва да се отдалечите от своя работен плот.
Вътрешното съобщение при отсъствие от офиса се изпраща на хора в рамките на вашата компания, докато външното се изпраща на тези извън нея. Основната разлика между двете е, че вътрешното OOO съобщение не трябва да бъде толкова официално, колкото външното.
Резюме
Автоматичните отговорни съобщения са необходимо зло, когда трябва да си вземете малко време от работа. Следвайки тези най-добри практики, можете да напишете съобщение при отсъствие от офиса, което е професионално, информативно и полезно за всеки, който ще го получи. Те дори могат да оценят съобщението при отсъствие от офиса повече, отколкото мислите.
