10 съвета за ефективна имейл комуникация
Подобрете имейл комуникацията си с тези съвети: бъдете ясни, кратки и учтиви; използвайте ясен предмет; проверявайте правописа и граматиката; помнете, че имейли...
3 мин четене
Communication
EmailTips
+2
Създаването на контакти е едно от най-важните неща, които можете да направите за своята кариера. То ви позволява да изграждате връзки с хора, които могат да ви помогнат както в професионалния, така и в личния живот.
Когато създавате контакти, често е полезно да изпращате обмислени имейли, които ще оставят добро впечатление. По-долу ще обсъдим добрите практики при имейли за създаване на контакти. Ще предложим съвети какво да включите в имейлите си, както и примери за ефективни шаблони.
Значението на изпращането на имейл за създаване на контакти
Когато се свързвате с някого с цел създаване на контакти, важно е да изпратите добре написан имейл. Това ще помогне посланието ви да бъде прието добре и ще увеличи шансовете получателят да иска да се срещне с вас. Последното нещо, което искате, е имейлът ви да бъде игнориран или изтрит.
Един добър имейл за контакти може да изпълнява и ролята на поздрав. С помощта на добър шаблон можете да се представите на някой, с когото искате да се свържете. Това е чудесен начин да започнете връзка и да си осигурите първата крачка.
Може да се използва и за последващи действия. Например, ако вече сте се срещнали с някого и сте провели разговор, можете да последвате с имейл, за да му благодарите за отделеното време и да продължите разговора.
Как да озаглавите имейл за контакти
Имайте предвид, че заглавието на имейла ви е първото нещо, което получателят ще види. Затова е важно да се уверите, че заглавието е ясно и кратко.
Заглавието трябва да грабне вниманието на човека и да го накара да иска да прочете още. Също така, не забравяйте, че трябва да изглеждате професионално и учтиво, затова и темата на имейла трябва да го отразява.
Заглавието трябва да подсказва и текущия статус на отношенията ви. Не бихте написали имейл до някого, когото току-що сте срещнали, със заглавие ‘Здрасти, стар приятелю’, но и не бихте писали на шефа си с тема ‘Йо, шефе’. Ако изпращате имейл до някого, когото не познавате, дръжте го формален и кратък.
Примери за теми на имейли за създаване на контакти
- Представям се
- Благодаря за разговора
- Благодаря за срещата
- Последващо действие след нашия разговор
- Благодаря за отделеното време
- Бих искал да се свържем
- Радвах се да се запознаем
- Последващо действие след [Име на събитието]
- Нека се свържем
- Поздрави от [Име на общ контакт]
- Мога ли да ви поканя на кафе?
- Интересувам се да науча повече за работата ви
- Имате ли някакъв съвет?
- Благодаря за препоръката
Как да напишете имейл за създаване на контакти
Всеки от нас може да даде примери за лоши имейли, така че няма да ги изброяваме тук. Вместо това, нека разгледаме как можете да създавате най-ефективните имейли за контакти. Както при всеки имейл, има няколко неща, които трябва да имате предвид при писането на този тип съобщение. Уверете се, че имейлът ви е ясен и кратък – никой не иска да чете дълги, объркани текстове. Минете направо на важното и уважавайте времето на човека, особено ако той е зает професионалист.
Също така е важно да прегледате имейла си преди да го изпратите. Това ще ви помогне да избегнете граматически или правописни грешки. Нищо не изглежда по-непрофесионално от имейл с грешки.
Винаги се обръщайте към получателя по име, вместо да използвате общи обръщения като ‘господине’ или ‘госпожо’. Това показва, че сте отделили време да научите нещо за човека и неговите предпочитания.
Споменете и мястото, където сте се срещнали или ще се срещнете – това ще напомни на получателя кой сте. Освен това, винаги приключвайте с приятелски, професионален завършек – ‘С уважение’ е винаги сигурен избор.
Когато е възможно, персонализирайте имейла си. Споменете нещо, което имате общо с човека, или го поздравете за работата му. Това ще накара имейла ви да изпъкне сред многото общи съобщения, които вероятно получава.
Накрая, не забравяйте да включите призив към действие. Това може да бъде покана за среща на кафе или молба за конкретен съвет. Без призив към действие имейлът ви може просто да се изгуби сред останалите.
Какво да включите в имейл за контакти
- Учтив поздрав
- Представяне
- Цел на имейла
- Призив към действие
- Завършек
- Подпис с контактна информация
Шаблони и примери за имейли за създаване на контакти
Представям се
Здравейте [Име],
Надявам се, че сте добре. Аз съм [Вашето име] и наскоро попаднах на вашата работа. Много ме впечатли [проект/статия/книга/и т.н.].
Пиша ви, за да се представя и да попитам дали бихте имали време за разговор на кафе през следващите седмици. Смятам, че би било чудесно да се свържем и да науча повече за вашата работа.
Благодаря ви за отделеното време, [Вашето име]
Последващо действие след нашия разговор
Здравейте [Име],
Радвах се да се срещнем вчера на [Минало събитие]. Хареса ми разговорът ни и бях впечатлен от вашите решения, както и от това, което научих за вашата работа.
Исках да последвам и да попитам дали бихте желали да се срещнем за кафе следващата седмица. Мисля, че ще е полезно да продължим разговора си.
Благодаря за отделеното време, [Вашето име]
Последващо действие след [име на събитие]
Уважаеми [Име],
Беше чудесно да ви чуя по време на [име на събитие]. Не успяхме да поговорим, но исках да последвам и да се представя.
Аз съм [Вашето име] и работя като [длъжност]. Хареса ми вашата презентация по [тема] и бих искал да науча повече за работата ви.
Имате ли възможност за разговор на кафе през следващите седмици? Ще се радвам да се срещнем.
С уважение, [Вашето име]
Поздрави от [общ контакт]
Здравейте [Име],
Аз съм [Вашето име] и съм общ приятел на [Име на общ контакт]. Те ми разказаха, че работите по [проект] и ми прозвуча много интересно.
Свързвам се, за да се представя и да попитам дали бихте имали време за кратък разговор скоро. Мисля, че ще бъде чудесно да се свържем, за да науча повече за вашата работа.
Поздрави, [Вашето име]
Мога ли да ви поканя на кафе?
Здравейте [Име],
Казвам се [Вашето име] и наскоро бях на [събитие] относно [проект/статия/книга/и т.н.].
Пиша ви, за да попитам за вашата наличност за среща в следващите няколко седмици. Ще се радвам да науча повече за вашата работа.
Благодаря ви за отделеното време, [Вашето име]
Бърз въпрос относно [тема]
Здравейте [Име],
[Вашето име] съм. Запознахме се на [Минало събитие] преди няколко седмици и проведохме приятен разговор.
Чудех се дали бихте имали време за бърз разговор по телефона следващата седмица относно [тема]? Все още се опитвам да разбера някои неща и наистина ценя вашето мнение.
Поздрави, [Вашето име]
Благодаря за срещата ни
Здравейте [Име],
Още веднъж благодаря, че отделихте време за срещата ни вчера. Разговорът ни беше вдъхновяващ.
Исках да последвам по някои теми, които обсъдихме: ____, ____, и ____. Можем ли да насрочим кратък разговор следващата седмица?
Благодаря за отделеното време, [Вашето име]
Свързване след [име на събитие]
Уважаеми [Име],
Запознахме се на [Минало събитие] преди няколко седмици и ми беше приятно да поговорим, особено за ____ и ____.
Ще се радвам да продължим разговора си. Бихте ли имали възможност за кратка среща следващата седмица, онлайн или на живо?
С най-добри пожелания, [Вашето име]
Бих искал да се свържем
Здравейте [Име],
Казвам се [Вашето име] и бих искал да се свържа с вас.
Голям почитател съм на работата ви и мисля, че можем да научим много един от друг. Смятате ли, че бихте имали време за разговор или чаша кафе скоро?
Благодаря предварително, [Вашето име]
Молба за съвет
Здравейте [Име],
Казвам се [Вашето име] и наскоро попаднах на вашата работа по [проект/статия/книга/и т.н.], която много ме впечатли.
Пиша ви с молба за съвет относно ____. В момента работя по подобен проект и бих искал да чуя вашето мнение.
Поздрави, [Вашето име]
Ще се радвам да се запознаем
Здравейте [Име],
Казвам се [Вашето име]. Все още не се познаваме, но съм голям почитател на работата ви и бих се радвал да се срещнем.
Имате ли време за разговор или кафе през следващите седмици? Смятам, че ще е чудесно да се запознаем и да научим повече един за друг.
Благодаря ви за отделеното време, [Вашето име]
Ще бъде чест да се срещна с вас
Уважаеми [Име],
Казвам се [Вашето име] и съм голям почитател на вашата работа. Ще бъде чест за мен да се срещнем и да поговорим за вашата дейност. Разбирам, че сте зает, но бих оценил всяко отделено време.
С уважение, [Вашето име]
Нека се срещнем на [Предстоящо събитие]
Здравейте [Име],
Аз съм [Вашето име], [вашата длъжност]. Може би сте ме виждали на [Предишно събитие], или сте чели мои материали в [уебсайт/публикация].
Ще присъствам на [Предстоящо събитие] следващия месец и ще се радвам да ви видя там. Бих искал да се срещнем и да обсъдим [тема] на чаша кафе.
Сигурен съм, че можем да научим много един от друг, [Вашето име]
Нека поддържаме връзка
Здравейте [Име],
Казвам се [Вашето име] и ми беше приятно да се запознаем на [Минало събитие]. Ще се радвам да поддържаме връзка.
Бихте ли искали да се присъедините към моята професионална мрежа в LinkedIn? Ще се радвам да ви добавя и към списъка си с имейли за предстоящи събития.
Благодаря, [Вашето име]
Последващо действие след [Минало събитие]
Здравейте [Име],
Радвам се, че имахме възможност да се срещнем на [Минало събитие] наскоро. Беше чудесно да поговорим с вас за [тема].
Пиша ви, за да попитам дали бихте се заинтересували да се присъедините към моята професионална мрежа в LinkedIn или да се абонирате за имейли за предстоящи събития.
С най-добри пожелания, [Вашето име]
Свързване с вас виртуално
Здравейте [Име],
Казвам се [Вашето име]. Не мисля, че сме се срещали, но видях, че ще присъствате на [Предстоящо събитие] следващия месец. Аз също ще бъда там, затова ще се радвам да се свържем [виртуално или на живо].
Ако мислите, че е добра идея, бих се радвал да ви добавя към моята професионална мрежа в LinkedIn, за да поддържаме връзка.
Надявам се да се видим там, [Вашето име]
Радвах се да ви срещна на [Минало събитие]
Здравейте [Име],
Благодаря, че дойдохте да поговорите с мен на [Минало събитие]. Беше удоволствие да се запознаем и ми беше интересно да чуя за работата ви в [компания/организация].
Бих искал да поддържаме връзка и да науча повече за това, което правите. Бихте ли имали против да ви добавя към моята професионална мрежа в LinkedIn?
Поздрави, [Вашето име]
Поздрави от [общ контакт]
Здравейте [Име],
Надявам се, че сте добре. Наскоро разговарях с [Общ контакт] и той ми каза, че работите по [проект]. Звучи много интересно и бих искал да науча повече.
Бихте ли имали против да ви добавя към моята професионална мрежа в LinkedIn?
С най-добри пожелания, [Вашето име]
Интересувам се да науча повече за вашата работа
Уважаеми [Име],
Казвам се [Вашето име] и намерих вашите контакти в [уебсайт]. Интересувам се да науча повече за работата ви в [компания/организация]. Честно казано, търся възможности за работа и се интересувам от информация за индустрията [тип работа].
Бихте ли имали против да се свържа с вас по LinkedIn или чрез имейли, за да задам няколко въпроса?
С уважение, [Вашето име]
Нека поддържаме връзка
Здравейте [Име],
Беше чудесно да се запознаем на [Минало събитие]. Исках да ви дам контактите си, за да поддържаме връзка.
Моят LinkedIn е [Вашият LinkedIn URL], а имейлът ми е [Вашият имейл адрес].
Ще се радвам да чуя за какво работите и да се информирам за вашата дейност.
Благодаря предварително, [Вашето име]
Да наваксаме, какво ще кажете?
Здравейте [Име]
Не сме се виждали отдавна, [Име], надявам се, че сте добре.
Ще се радвам да наваксаме и да поговорим за това, с какво се занимавате напоследък. Имате ли време за кафе следващата седмица?
Всичко най-добро, [Вашето име]
Покана за среща на [дата] в [час]
Здравейте [Име],
Моят колега [име на колега] ми даде вашите контакти и реших, че би било чудесна възможност да се срещнем. Работя по проект, по който мисля, че бихте искали да си сътрудничим.
Бихте ли имали време за среща на [дата] в [час]? Кажете дали това е удобно или има по-подходящо време за вас.
Благодаря, [Вашето име]
Ще се радвам да се свържа с вас
Здравейте [Име],
Надявам се, че всичко е наред. Видях в LinkedIn, че сте страстен по [тема]. Аз също се интересувам много от това и ще се радвам да ви добавя в личните си контакти. Тук, в [Името на вашата компания], също сме запалени по [тема] и в момента работим по свързан проект.
Ще се радвам да чуя вашата гледна точка по [тема] и да науча повече за вашата работа. Имате ли време за разговор следващата седмица?
Поздрави, [Вашето име]
Молба за информация
Здравейте [Име],
Казвам се [Вашето име] и съм [вашата професия], който в момента работи по проект за [тема]. Търся професионални контакти, за да подкрепя нашите теории с данни, така попаднах на вашата работа.
Свързвам се, за да попитам дали бихте били склонни да отговорите на няколко въпроса относно работата си или да ме насочите към ресурси, които биха били полезни.
Благодаря ви за отделеното време, [Вашето име]
Най-добри практики при имейли за създаване на контакти
Когато изпращате имейл за създаване на контакти, има няколко ключови неща, които трябва да имате предвид:
- Винаги изпращайте персонализирано съобщение – трябва да изпъкнете сред стотиците други имейли, които получателят получава всеки ден.
- Добавете вашето име и контактна информация – улеснете получателя да намери контактите ви и да ви потърси, особено ако сте напълно непознат за него.
- Не забравяйте да включите контекст или конкретна причина за връзка – не казвайте просто, че искате да ‘поговорите’ или ‘се свържете’. Бъдете конкретни защо се свързвате и какво се надявате да получите от разговора.
- Когато е възможно, предложете помощ – било то чрез представяне на друг човек или доброволно участие в проект, предложете нещо стойностно в замяна на отделеното време.
- Обяснете защо искате да се свържете – хората са по-склонни да отговорят положително, ако разберат защо им пишете и какви ползи могат да имат от отговора.
- Благодарете им за отделеното време – винаги завършвайте имейла си с благодарност за прочитането и евентуалния отговор и им кажете как могат да се свържат с вас, ако проявяват интерес.
- Създайте отличаваща се тема – сред толкова много имейли, трябва да се уверите, че вашият се отличава и ясно показва за какво става дума.
- Опитайте да споменете нещо общо – независимо дали е общ контакт, посещаване на едно и също събитие или работа в една индустрия, общите интереси ще направят получателя по-заинтересован да ви отговори.
- Направете проучване – преди да изпратите имейл, направете кратко търсене в Google или разгледайте профила на получателя в LinkedIn, за да научите повече за него и работата му. Това ще ви помогне да напишете по-персонализирано съобщение.
Резюме
Сега, когато знаете най-добрите практики за писане на имейл за създаване на контакти, е време да започнете да изграждате професионалните си връзки. Никога не знаете с кого ще се запознаете или какви възможности ще се отворят. Създаването на контакти е чудесен начин да изградите взаимоотношения и да развиете кариерата си, така че не се страхувайте да се свържете и да започнете да контактувате още днес.
