Научете се да съставяте професионални имейли за проследяване на срещи с шаблоните на LiveAgent. Обобщете ключови решения, изразете благодарност и очертайте следващите стъпки, за да осигурите яснота и отговорност. Подобрете комуникацията с кратки редове на тема и структурирано съдържание.
Ако някога сте имали среща с някого, ще знаете важността на проследяването с тях впоследствие. Това е особено вярно, ако срещата е била продуктивна и искате да продължите да работите с това лице.
В това ръководство ще обсъдим как да изпратите имейл за проследяване на срещата по начин, който ще накара получателя да оцени вашия професионализъм и желание да работите с вас.
Проследяването след продуктивна среща е важна част от добрия деловен етикет. Показва, че сте заинтересовани от резултата на срещата и че сте ангажирани да преместите проекта напред.
Когато изпратите имейл за проследяване на срещата, помагате да се уверите, че всички са на една и съща страница и че всички задачи или ключови решения, взети по време на срещата, са записани и съобщени. Това е също добър начин да дадете на всички възможност да преглеждат всички елементи на действието или решения, взети по време на срещата.
Бързо писмо за проследяване на срещата предоставя запис на това, което бе договорено на срещата, което може да бъде полезно, ако има някакви спорове или въпроси по-късно. Освен това е добър начин да покажете вашия професионализъм.
Заглавието на вашия имейл за проследяване на срещата не трябва да бъде твърде дълго, тъй като трябва да запазите съобщението възможно най-кратко и кратко. Нещо просто като “Проследяване на срещата” или “Резюме на срещата” ще свърши работата.
Поставянето на твърде много допълнителни детайли в заглавието ще го направи само по-дълго и по-трудно за четене, така че запазете тези за тялото на имейла. Въпреки това може да искате да добавите малко детайл относно датата или обстоятелствата на срещата, за да улесните на други да филтрират тази информация в техните пощенски кутии.
Обобщаването на основните точки от срещата ще помогне да се уверите, че всички са на една и съща страница и че няма неразбирателства. Ако е имало някакви елементи на действието, решения, взети, или задачи, назначени, тогава ги изброете и посочете кой е отговорен за всеки елемент, за да помогнете да запазите всички отговорни и да предотвратите нещо да падне през пукнатините.
Не се страхувайте да форматирате вашия имейл за проследяване на срещата съответно. Ако има някакви конкретни точки, които трябва да бъдат подчертани, използвайте удебелен или наклонен текст, за да им помогнете да се откроят. Можете също да използвате точки за по-чист и по-организиран вид.
Благодарете на всички участници за тяхното време и усилия. Проследяванията на срещи могат да бъдат отнемащи време, така че винаги се оценява, когато някой отделя време да изпрати един.
Запазете го наистина кратко, за да не хабите ценното време на получателя. Когато искате да изпратите приложения, включете ги в долната част на имейла.
Когато изпращате съобщението, проверете дали сте CC-ували всички, които бяха на срещата, така че те да могат да бъдат информирани.
Здравейте всички,
Благодаря ви, че дойдохте на днешната среща. По-долу са основните точки, които бяха обсъдени:
[тема] [тема] [тема]
Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси. Също така прилагам бележките от срещата за ваша справка.
Благодаря, [Вашето име]
Добро утро,
По-долу са елементите на действието, които бяха назначени по време на днешната среща:
[елемент] – [лице, отговорно] [елемент] – [лице, отговорно]
Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси.
Най-добро, [Вашето име]
Здравейте всички,
По-долу са решенията, които бяха взети по време на днешната среща:
[решение] [решение]
Бих искал да благодаря на всички за техния принос. Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси.
Благодаря, [Вашето име]
[Приложение – Бележки от срещата]
Привет [име],
Беше чудесно да те срещна на [събитие] вчера. Наслаждавах се да слушам за твоята работа като [длъжност] в [компания]. Благодаря отново, че отделихте време да поговорим. Би било чудесно да се видим отново скоро.
Най-добро, [Вашето име]
Привет всички,
Благодаря много, че дойдохте на днешната среща. Както обещах, ето имейл за проследяване с елементите на действието и следващите стъпки. Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси.
Най-добро, [Вашето име]
Привет всички,
Благодаря на всички, че присъствахте на днешната среща. По-долу са следващите стъпки, които договорихме. Ако имате някакви въпроси, моля, не се колебайте да се свържете със мен или с някой друг от екипа.
Благодаря отново, [Вашето име]
Привет всички,
Целта на този имейл е да проследя срещата, която се проведе на [дата] в [време]. По-долу ще намерите списък на елементите на действието, които бяха назначени на всеки отделен човек.
[Елемент на действието]
Ако имате някакви въпроси или проблеми, моля, не се колебайте да се свържете със мен.
Най-добро, [Вашето име]
Здравейте [име],
Беше чудесно да те срещна и да научу повече за твоята работа с [Име на компания]. Съм развълнуван да изследвам възможността да работим заедно в бъдеще.
Благодаря ви, че отделихте време да се срещнете със мен, и се надявам да останем в контакт.
Най-добро, [Вашето име]
| ### [Вашата компания] x [техната компания] среща | [дата] |
Привет всички,
Имахме чудесна среща с [техната компания] вчера. Ето основните моменти:
[техната компания] е заинтересована да партнира с нас на [проект] Трябва да подготвим предложение и да го изпратим на тях възможно най-скоро Те могат да ни предоставят повече детайли за тяхното участие в проекта
Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси. Ще се свържа с вас скоро, за да проследя това.
Най-добро, [Вашето име]
[Приложение – Бележки от срещата]
Уважаеми [име],
Беше много полезно да се срещна с вас на [дата], за да обсъдим възможността да работим заедно. След нашата среща, подготвих предложение, което да изпратим на [техната компания].
Вярвам, че това е чудесна възможност и за двете наши компании, и очаквам с нетърпение да чуя от вас скоро.
Благодаря, [Вашето име]
Здравейте,
Просто исках да проследя с вас срещата, която имахме на [дата]. Би било чудесно, ако можехме да продължим тази дискусия по имейл.
Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси.
Най-добро, [Вашето име]
[Приложение – Бележки от срещата]
Здравейте,
Надявам се, че сте добре. Просто исках да проследя с вас за срещата, която имахме миналата седмица на [дата].
Говорихме за възможността да работим заедно в бъдеще и исках да знам дали имате някакви актуализации.
Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси.
Най-добро, [Вашето име]
[Приложение – Бележки от срещата]
Здравейте,
С нашата предстояща среща на [дата], исках да се уверя, че сме на една и съща страница относно това, което ще бъде обсъдено.
Следните елементи са в дневния ред:
Обсъдете възможността да работите заедно Обсъдете нашия текущ проект и как могат да ни помогнат
Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси или проблеми.
Най-добро, [Вашето име]
[Приложение – Дневен ред на срещата]
Здравейте,
Надявам се, че сте добре от нашата последна среща на [дата].
В случай, че сте я пропуснали, ето елементите на действието, които бяха назначени на всеки човек:
[Елемент на действието]
Моля, дайте ми знай, ако имате някакви въпроси или проблеми.
Най-добро, [Вашето име]
Изпращането на имейл за проследяване на срещата е решаващ дял от това да бъдеш добър член на екипа. Показва, че сте организирани, внимателни и отговорни. Ето някои съвети за изпращане на имейл за проследяване на срещата:
Най-добрият начин да станете добър отправител на имейли за проследяване на срещата е чрез практика. Започнете, като изпратите бързо резюме на днешната среща на вашия екип, и след това преминете към по-сложни ситуации. Скоро ще бъдете експерт в комуникацията след среща.
Правилният имейл за проследяване на срещата може да направи голяма разлика в света, помагайки да се гарантира, че всички важни точки от срещата са уловени и че всички са на една и съща страница.
Но съставянето на добър имейл за проследяване на срещата може да бъде трудно. Не искате да преплахнете хората с твърде много информация, но също трябва да се уверите, че всички ключови точки са покрити.
За да ви помогнем, подготвихме няколко съвета за съставяне на идеалния имейл за проследяване на срещата. Надяваме се, че ще бъдат полезни, когато следващия път трябва да проследите срещата.
Започнете, като адресирате целта на срещата и накратко споменете темите, които бяха обсъдени. Подчертайте основните заключения и всички елементи на действието, които бяха договорени. Полезно е също да включите всички крайни срокове или следващи стъпки, които бяха установени по време на срещата. Чрез предоставяне на ясно резюме на срещата можете да гарантирате, че всички участници са на една и съща страница и имат референтна точка за бъдещи действия.
След продажна среща е важно незабавно да изпратите персонализиран имейл за проследяване, за да изразите благодарност за възможността, да обобщите ключовите точки, които бяха обсъдени, и да очертаете всички елементи на действието или следващи стъпки. Освен това може да бъде полезно да планирате последващо обаждане или среща, за да обсъдите допълнително потенциалното партньорство или да разрешите всички останали проблеми.
Най-добрият начин да проследите след среща зависи от ситуацията. Въпреки това, винаги трябва да проследите бързо след среща, за да следите напредъка и да гарантирате, че всички важни детайли се грижат. Бързо писмо ще помогне да се уверите, че всичко е на път.
Започнете вашия имейл с ясна тема, като 'Предложение за [Име на проект].' Адресирайте получателя по име и направете справка на всички предишни дискусии за предложение. Накратко обобщете основните точки на предложението и отбележете неговото приложение. Затворете, като изразите вашата нетърпение да обсъдите допълнително и подпишете се с вашите контактни данни.
Незабавно или в рамките на 24 часа. Важно е да проследите бързо след среща, за да запазите инерцията и да гарантирате, че всички важни детайли се грижат. Бързо писмо ще помогне да се уверите, че всичко остава на път.
Да, можете все още да изпратите имейл за проследяване на срещата, дори ако не сте водили бележки по време на срещата. Всъщност може да е добра идея да изпратите имейл, дори ако сте водили бележки, само за да се уверите, че всички са на една и съща страница. Най-важното е да включите резюме на това, което бе обсъдено на срещата, и да споменете всички елементи на действието, които бяха решени. Няма нужда да чувствате, че сте пропуснали или че не можете да допринесете. Просто изпратете имейл след срещата, обобщавайки това, което бе обсъдено, и задавайки всички уточняващи въпроси, които може да имате. Това показва, че сте инвестирани в срещата и нейния резултат, дори ако не сте водили бележки. Освен това вашите съотрудници ще оценят наличието на резюме на дискусията, към което да се обърнат.
Няма твърдо правило за това какво да включите в имейл за проследяване на срещата, но има няколко неща, които обикновено си струва да включите. Винаги е добра идея да благодарите на лицето или лицата, с които сте се срещнали, за тяхното време. Трябва да обобщите това, което бе обсъдено на срещата, и може би да споменете всички елементи на действието, които бяха решени. Включете нежно напомняне за кога ще проследите следващия път или всички крайни срокове, които бяха договорени. Разбира се, всяка ситуация е различна, така че използвайте своя преценка за това какво друго да включите в вашето съобщение.
Напълно е добре някой друг да изпрати имейл за проследяване на срещата. Може да е добра идея да определите някой друг като лицето, отговорно за това, за да се уверите, че всичко се грижи. По този начин можете да се съсредоточите върху водене на бележки по време на срещата и да не се притеснявате за изпращане на имейл за проследяване впоследствие.
Можете, но не трябва. Обикновено се счита за лошо поведение да го направите, тъй като това прави впечатление, че наистина не сте заинтересовани от лицето, на което пишете. Може също да звучи мързелив и непрофесионален. Ако трябва да включите бележките си от срещата в тялото на имейл, не забравяйте да ги редактирате първо. Направете ги кратки и по същество. Никой не иска да преминава през стена от текст, и вероятно вашият получател дори няма да се занимава да го чете всичко, ако просто копирате и залепите бележките си от срещата дословно.
Ако не получите отговор на вашия имейл за проследяване на срещата, може да е добра идея да обадите на получателя или да му изпратите допълнително съобщение. Понякога хората просто забравят да отговорят, и малко подтик може да ги върне на път. Ако все още не получите отговор след опит на множество методи, тогава може да е време да преминете напред и да намерите някой друг, който може да ви помогне с това, което имате нужда.
LiveAgent е най-рецензираният и №1 класиран софтуер за издаване на билети за малки и средни предприятия. Опитайте да автоматизирате имейлите за проследяване на срещи днес с нашия безплатен 30-дневен тест. Не е необходима кредитна карта.
Откройте ефективни шаблони за имейли за проследяване след събитие на LiveAgent. Научете се на най-добрите практики, разгледайте десет примерни шаблона и подобре...
Откройте ефективни шаблони за имейл проследяване на разговори, за да подобрите комуникацията в обслужването на клиенти, продажбите и наемането. Научете се на ва...
Откройте ефективни шаблони за писма за проследяване след интервю. Повишете професионализма с персонализирани съобщения за кандидати. Научете как професионално д...
Присъединете се към нашата общност от доволни клиенти и осигурете отлична поддръжка на клиенти с LiveAgent.
