Откройте съвети и шаблони за започване на професионални имейли с подходящи поздрави и отварящи фрази за различни бизнес контексти. Подобрете първото впечатление и ефективността на комуникацията с помощта на ръководствата и шаблоните на LiveAgent.
С над 300 милиарда имейли, които се изпращат и получават всеки ден, имейлът е съществено средство за комуникация. Разбирането как да започнете бизнес имейл по професионален начин – особено когато пишете на някого, когото не познавате – може да бъде предизвикателство за маркетолози, търговски представители и специалисти по обслужване на клиенти.
Всъщност, начинът, по който започвате имейла си, може да направи разликата между получателя да затвори имейла веднага (и да го изтрие) или да продължи да чете. Следващата статия предоставя няколко съвета как да започнете имейл, както и някои от най-често срещаните имейл поздрави и начини за започване, които можете да използвате в деловата си кореспонденция. От преходни имейли до имейли за мрежиране, наличието на правилния шаблон под ръка може да бъде благословение. Ние също така сме ви покрили, ако имате нужда от шаблони за завършване на бизнес имейли.
Започнете с подходящо приветствие в зависимост от това колко официално трябва да бъде. Винаги включете името на получателя (ако го знаете), за да направите поздравата по-лична. И последното, но не по-малко важно, проверете дали сте написали правилно името на получателя. Нашия професионален съвет? Копирайте и поставете името му, както се вижда в предишни имейли, имейл подписи или уебсайтове, за да се уверите, че не направите печатна грешка. Наличието на разнообразие от промоционални имейл шаблони под ръка може да направи маркетинговите ви усилия много по-ефективни и продуктивни.
Когато пишете на някого за първи път, представете се и включете кратко изречение за целта на имейла си. Това изречение може да определи дали получателя ще прочете имейла ви или ще го игнорира, затова се уверете, че целта ви е ясна и убедителна.
Ако имате общи приятели, колеги или познати, споменете ги, тъй като това може да увеличи шансовете ви да получите отговор. Например, можете да направите тънко споменаване на име, както следва: “Hi [Name], I ran into our mutual friend Richard (from [Company]) over the weekend and he mentioned that you needed a new help desk tool, as your current provider just isn’t cutting it anymore…'
Ако не сте писали на получателя дълго време или ако имате небрежни отношения с получателя, би било подходящо да включите бързо, позитивно забележка като “I hope you’re doing well.’ Това може да зададе правилния тон за останалата част на имейла ви.
Алтернативно, ако получателя е споделил някои актуализации в LinkedIn или други социални медии, не се колебайте да го поздравите за последните му постижения (както лични, така и професионални). Можете да кажете нещо като “Congratulations on your promotion” или “Congratulations, it’s exciting to see [Recipient’s Company] acquire such an important client like [Company].'
В зависимост от контекста, можете да добавите кратка линия “благодарност” към имейл кореспонденцията си. Например, ако потенциалният клиент/клиент ви е контактувал с запитване, “Thank you for reaching out” или “Thank you for contacting [Company]” е задължително. Въпреки това, всеки път, когато добавите благодарност, е важно да я направите персонализирана, тъй като стандартните благодарности (като споменатите по-горе) са малко твърде генерични и могат да звучат студено или отчуждено.
Просто добавяйки име преди линията си за благодарност, съобщението звучи по-топло и привлекателно. Ето пример: “Emily, thank you so much for contacting [Company] and for raising this issue. You’re absolutely right…'
“Hi [Name]” е вероятно най-често срещаното и най-широко използвано имейл приветствие в бизнес света. Това приветствие обикновено се препоръчва за полуформални и небрежни стилове на комуникация. Ако искате да бъдете малко по-официални, “Hi” може да бъде заменено с “Hello.”
“Dear [Name]” е също подходящо както за официална, така и за небрежна комуникация. За ваше удобство, подготвихме цял списък с други генерични поздрави, които можете да изберете при започване на професионалния имейл. Проверете ги:
Когато пишете на един или двама получатели:
Когато пишете на трима или повече получатели:
Когато не сте сигурни в името на получателя:
След поздравата, можете да включите кратко отваряще изречение, за да стартирате имейла си. Въпреки това, най-добре е да избегнете изречения като тези, ако пишете официален имейл или студено имейл на потенциален клиент, тъй като те могат да звучат твърде приятелски. Трябва също да внимавате на тона, който използвате, например в писмо за извинение на компанията. Ето някои от най-често срещаните примери за имейл отварящи фрази:
Ако не сте сигурни какво да напишете в началото на последващия имейл, помислете да включите една от следните отварящи фрази за имейл, които могат да разбият леда:
Когато отговаряте на клиент или потенциален клиент, кратка линия ‘Благодарност” е подходяща в много случаи. Ако не сте сигурни как да включите “Благодарност” или имате нужда от повече вдъхновение, проверете някои от нашите алтернативи:
Когато пишете студен имейл на потенциален клиент, първият параграф ще определи дали потенциалният клиент ще намери съобщението си достойно за четене, затова е важно да впечатлите и да се откроите. Ето някои примери за това, което можете да включите в уводния параграф:
Ако искате да научите повече, проверете шаблоните за студени продажни имейли.
Последващо действие на потенциален клиент, особено ако не е отговорил на предишното съобщение(я), може да бъде трудно. Ако това е случаят, опитайте един от тези ефективни начини за отваряне на имейл – те могат да бъдат полезни!
Ако искате да научите повече, проверете шаблоните за имейли за последващи продажби.
Всеки път, когато някой купи вашия продукт или се регистрира за услугата ви, трябва да му благодарите или да го приветствате в “семейството”, за да се уверите, че отношението ви е на добър старт. Най-добрият начин да направите това е да напишете приветствено писмо, което включва благодарност, кратко представяне и полезна информация.
Не се колебайте да проверите повече шаблони за имейли след покупка и приветствени имейл шаблони.
Почти всеки имейл за обслужване на клиенти трябва да започне с бележка “Благодарност”, независимо дали отговаряте на просто запитване за обслужване на клиенти или отговаряте на оплака на клиент. Ето как може да изглежда:
Ако искате да научите повече, проверете шаблоните за обслужване на клиенти.
Когато отговаряте на разгневени или недоволни клиенти, не забравяйте да покажете съчувствие и изпратете извинително писмо от името на вашия бизнес. Ето как можете да го направите:
Началото на бизнес имейла ви (поздравата, отварящата линия и първото изречение) е първото нещо, което получателя вижда, когато отвори имейла ви. Като започнете имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително впечатление на получателя. Поздравата, която използвате, и първите няколко изречения, които избирате за началото на професионалния бизнес имейл, ще зависят от аудиторията ви и контекста на комуникацията. Използвайте имейл поздравите и отварящите фрази за имейл, споменати по-горе, като подсказки всеки път, когато не сте сигурни как да започнете следващия имейл до клиент или студен потенциален клиент.
Помнете да проверите имейлите си за всякакви правописни или граматични грешки и се уверете, че винаги пишете правилно името на получателя. Последният ни съвет е да го направите кратко и сладко, тъй като никой не иска да чете дълги имейли. Стигнете до точката бързо, използвайки правилния тон на глас, и ще сте готови.
'Hi [Nickname]' и 'Hey [Name]!' са твърде небрежни и трябва да се използват само ако сте обменяли имейли преди и имате добри отношения с получателя. От друга страна, 'To whom it may concern' и 'Dear Sir or Madam' се считат за твърде официални и малко остарели, затова трябва да се използват само в официална комуникация или когато не знаете точните имена на хората, на които пишете.
Като започнете имейла си по професионален начин, е по-вероятно да създадете положително първо впечатление на получателя. Когато пишете на някого за първи път, това впечатление е критично, тъй като може да насърчи аудиторията ви не само да прочете вашето съобщение, но и да отговори на него.
Започването на имейл по небрежен, персонализиран начин е обикновено по-привлекателно, но писането в твърде неформален и разхлабен стил всъщност може да отблъсне аудиторията ви. Ако не сте сигурни какъв тон да приемете, най-безопасният вариант е да бъдете малко по-официални, отколкото прекомерно небрежни и приятелски. Ако е необходимо, винаги можете да коригирате тона си въз основа на отговора, който получите от получателя.
Помислете за тона и официалността при започване на имейл. Използвайте учтиви поздрави, като 'Dear [Name]', което задава учтив тон. Включете малки любезности като 'I hope this email finds you well,' за да създадете приятелска атмосфера. Тези жестове допринасят за внимателно отваряне на имейл.
LiveAgent е най-рецензираният и №1 хелп деск софтуер за малки и средни предприятия. Опитайте го днес с нашия безплатен 30-дневен тест. Не е необходима кредитна карта.
Научете се да съставяте ефективни професионални имейли за представяне със съвети за темите, текста на тялото и често срещаните грешки, които трябва да избегнете...
Научете се как да завършвате бизнес имейли ефективно със съвети и шаблони. Включете гладка затваряща линия, професионален подпис и контактна информация. Избягва...
Повишете ангажираността и приходите с ефективни приветствени имейли. Откройте проверени шаблони, редове на тема и стратегии за персонализация, за да подобрите л...
Присъединете се към нашата общност от доволни клиенти и осигурете отлична поддръжка на клиенти с LiveAgent.
