Повишете процента на отговори с вежливо писмо за проследяване. Научете се да съставяте ефективни редове за тема и писма с съвети, примери и шаблони за различни сценарии като кандидатури за работа и срещи. Избягвайте често срещаните грешки и подобрете успеха на комуникацията.
Ако някога сте се опитали да се свържете с определена компания и не сте получили отговор, вероятно знаете разочарованието от чудене дали предполагаемият получател е получил вашето съобщение. Може да е изкушаващо да се откажете след няколко опита, но знаете ли, че вежливо писмо за проследяване понякога може да премине?
Днес ще обсъдим някои съвети за писане на ефективни съобщения за проследяване след неполучаване на отговор и ще предоставим някои шаблонни писма, които можете да приспособите към вашите нужди.
Винаги е добра идея да проследите след като сте се свързали с някого по имейл и не сте получили отговор. Липсата на отговор може да означава, че получателят не е заинтересован, или може да означава, че е просто зает или има стотици писма и не е имал възможност да разгледа вашето.
Чрез проследяване можете да напомните на получателя, че все още искате да преследвате темата на вашето първо писмо. Също така ще му дадете възможност да ви каже, ако не е заинтересован. Освен това, това може да събуди паметта на получателя и да го накара да отговори на вашето съобщение. Никога не знаете, те може да са били извън града или заети с други проекти и просто са пропуснали вашето писмо.
Редът за тема на вашето писмо трябва да бъде ясен и кратък. Нещо като “Проследяване на моето предишно писмо относно [тема]” или “Проверка на [тема]”. Искате да улесните получателя да види за какво е вашето писмо, за да може да реши дали да го отвори.
Добавянето на “без отговор” към вашия заглавие вероятно не е най-добра идея, тъй като може да накара получателя да почувства, че е бил разобличен. Никога не знаете каква е причината за липсата на отговор, затова е най-добре просто да го держите просто, защото в противен случай може да изглеждате настойчив.
Първо, не го приемайте лично, ако не получите отговор на писмо. Може да е, че получателят е зает или просто не е видял вашето съобщение.
Това казано, има няколко неща, които можете да направите, за да увеличите шансовете получателят да отговори на вашето писмо за проследяване. Първо, уверете се, че вашето първоначално съобщение е било ясно и кратко. Ако не е, вашето писмо за проследяване трябва да бъде още повече. Отидете направо до точката и обяснете защо пишете отново.
Включете информация за това защо сте заинтересовани да правите бизнес и напомнете на получателя за вашия ключов опит
Може също да бъде полезно да включите връзка към вашето онлайн портфолио или уебсайт, дори ако сте го направили преди. Не забравяйте да добавите няколко начина за контакт, за да е лесно за тях да се свържат с вас.
Накрая, завършете вашето писмо с призив към действие. Например, можете да кажете нещо като “Ще проследя отново за седмица, а междувременно, моля, не се колебайте да се свържете със мен, ако имате въпроси”. Това показва, че все още сте заинтересовани от темата и сте готови да продължите проследяването, без да бъдете твърде настойчив.
Можете да настроите това съобщение като автоматичен отговор на писмо, но не забравяйте да го персонализирате и приспособите към вашия конкретен клиент.
Здравей [Име],
Надявам се, че си добре. Изпратих ти писмо преди няколко дни и не съм получил отговор, затова просто исках да проверя дали си получил моето съобщение. Дай ми знай, ако има нещо, което мога да направя, за да помогна.
С уважение, [Твое име]
Здравей
Надявам се, че си добре. Просто исках да проверя и да видя дали може да имаш някаква актуализация след нашата дискусия? Просто съм любопитен да знам какво се случва.
Благодаря, [Твое име]
Добро утро,
Изпратих ти писмо относно [тема] на [дата] и все още не съм получил отговор. Просто исках да проверя и да видя дали има някаква актуализация за обсъждане?
Все още съм много заинтересован да правя бизнес и бих искал да говоря с теб повече за това.
Благодаря, [Твое име]
Здравей,
Моето име е [Твое име] и съм заинтересован да правя бизнес с теб.
Изпратих ти писмо преди [X] седмици, но не съм получил отговор, затова просто исках да проверя и да видя дали имаш актуализация на моето предложение?
Бих искал да говоря с теб повече за това.
Благодаря, [Твое име]
Здравей,
Чудя се дали може да имаш актуализация относно [тема]?
Изпратих ти писмо преди [X дни/седмици] и все още не съм получил отговор, затова просто исках да проверя.
Благодаря, [Твое име]
Здравей [Име],
Надявам се, че си добре. Това съм [твое име] и пиша, за да проследя нашата дискусия за [тема].
Се свързах с теб преди [X] дни и се чудех дали може да имаш актуализация вече?
Благодаря, [Твое име]
Здравей [Име],
Просто пиша, за да проследя [тема]. Говорихме преди няколко седмици, затова исках да проверя дали може да има някаква актуализация?
Съм много развълнуван от възможността да правя бизнес с теб и бих искал да говоря с теб повече за това.
Благодаря, [Твое име]
Здравей [Име],
Надявам се, че си добре. Пиша, за да проследя работата с вашата компания. Се свързах с вас на [дата] и все още не съм получил отговор.
Би било много оценено, ако можете да ми дадете знай статуса на нашето споразумение или дали сте решили да работите с някой друг. Съм убеден, че имам опита и знанията, за да работя добре с вас и бих искал да имам възможност да говоря с вас за това по-подробно.
Благодаря за вашето време, [Твое име]
Здравей [Име],
Просто пиша, за да проследя моя предишен контакт с вашата компания. Изпратих писмо на [дата] и все още не съм получил отговор.
Бих оценил актуализация на [тема] или дайте ми знай, ако сте твърде заети в момента. Вярвам, че можем да направим страхотни неща заедно и можем да имаме отличну дискусия за това, ако сте заинтересовани.
Благодаря за вашето време, [Твое име]
Добро утро,
Просто исках да проследя моето предишно писмо и да ви благодаря отново за отделеното време да го прочетете. Все още не съм получил отговор от вас и просто исках да се уверя, че сте го получили.
Благодаря за вашето време и разглеждане, [Твое име]
Здравей,
Надявам се, че не ви смущава, че пиша. Просто исках да проверя дали е имало някаква актуализация на нашата дискусия за [тема]?
Минали са няколко седмици от контакта ми с вас, затова просто исках да се уверя, че моето съобщение е получено и че сте имали възможност да го прочетете.
Благодаря, [Твое име]
Здравей [Име],
Просто пиша, за да проследя нашата разговор за правене на бизнес с вашата компания. Изпратих писмо на [дата] и все още не съм получил отговор.
Разбирам, че може да получавате много съобщения, но просто исках да се уверя, че моето е получено и да проверя дали сте имали възможност да го прочетете.
Благодаря за вашето време, [Твое име]
Здравей [Име],
Просто пиша, за да проследя моя последен контакт с вашата компания. Написах ви по имейл на [дата] и все още не съм получил отговор.
Има ли приблизително време, когато може да вземете решение, или вече е взето? Бих оценил всяка актуализация на статуса на нашето споразумение.
Благодаря, [Твое име]
Не бъдете твърде настойчив, иначе ще изглеждате отчайни. Това е фина линия за ходене, но грешете в страната на предпазливостта и избягвайте да звучите, че изискват отговор от тях. Няма нужда да молите за отговор.
Пример на това, което НЕ трябва да правите:
“Минали са две седмици и все още не съм получил отговор от вас. Просто се чудя дали сте получили моето писмо?”
Това звучи малко изискващо и може да бъде възприемано като грубо. По-добър начин да го фразирате би бил:
“Надявам се, че не ви смущава, че се свързвам отново. Просто исках да се уверя, че сте получили моето писмо от преди няколко седмици и да попитам дали имате актуализация?”
Това е по-вежливо и дава на получателя лесен начин да се откаже, ако не е заинтересован.
Когато проследявате, уверете се, че включвате достатъчно детайли, за да знае получателят кой сте и за какво говорите. Трябва да включите темата на разговора и датата, на която сте се свързали в последния път. Това ще помогне да събудите паметта им, ако са ви забравили.
Много писма не включват достатъчно информация, затова човекът, който го чита, няма да има представа кой е подателят или за какъв ред на бизнеса говори. Добавянето на вашите детайли, приложения и всички документи или вашето портфолио отново ще бъде полезно за получателя.
Не изпращайте твърде много писма за проследяване, тъй като това ще просто раздразни получателя. Веднъж седмично е достатъчно. Ако сте изпратили няколко писма и все още не сте получили отговор, време е да се откажете. Изпращането на повече от едно писмо за проследяване е добре, но оставете достатъчно време между всяко едно, за да не изглеждате отчайни.
Накрая, можете да опитате да проследите с телефонен разговор. Може да изглежда старомодно, но понякога това е най-добрият начин да се свържете с някого, ако не получите отговор. Просто уверете се, че не звъните веднага след изпращане на писмо – това би било твърде много.
Когато се свързвате с някого, уверете се, че имате правилния адрес. Би било жалко да положите всички тези усилия в писане на вежливо писмо за проследяване само за да отиде на грешния човек. Направете своето изследване и двойно проверете, че имате правилните контактни данни преди да натиснете изпрати.
Ако не сте напълно сигурни кому да изпратите вашето съобщение, можете да CC или BCC някого друг на вашето писмо за проследяване. Това може да бъде взаимен приятел или колега, който може да подтикне човека, на който пишете, да отговори. Направете това само като последна възможност.
Важно е да бъдете вежлив, когато пишете на някого. Не искате да изглеждате грубо или изискващо. Бъдете учтив и уважителен, дори ако се чувствате разочаровани от неполучаването на отговор.
Просто “моля” или “благодаря” може да отиде далеч, за да направи вашето писмо по-вежливо и професионално. Може да има много причини, поради които все още не сте получили отговор и е важно да помните, че получателят може да е зает.
Проследяването след изпращане на писмо е добър начин да покажете, че сте заинтересовани от темата, за която сте се свързали в първия случай, и да напомните на получателя за вашия бизнес. Просто уверете се, че имате план и знаете какво трябва да избегнете, преди да започнете да пишете на хора. Когато е направено правилно, писмо за проследяване може да ви помогне да затворите сделката.
При писане на писмо за проследяване след липса на отговор, бъдете приятелски и вежлив. Напомнете на получателя за предишното писмо и изразете вашия продължаващ интерес. Можете да го попитате дали има допълнителни въпроси или опасения и да предложите помощ. Уверете се, че го держите кратко и избягвайте да бъдете твърде настойчив.
Писмата за проследяване служат за напомняне, запитване или повторение на съобщения, като тяхната ефективност често е свързана с краткост, бързо разбиране и целенасочено съдържание. Контекстът, връзката между подателя и получателя, както и характерът на информацията също определят дължината. Докато кратки писма подходят за напомняния или кратки актуализации, по-дълги са необходими за предоставяне на подробен контекст. Идеалната дължина на писмо за проследяване е следователно контекстно-специфична и зависима от връзката.
LiveAgent е най-рецензираният и №1 софтуер за помощ за малки и средни предприятия. Опитайте го днес с нашия безплатен 30-дневен тест. Не е необходима кредитна карта.
Откройте ефективни шаблони за писма за проследяване след интервю. Повишете професионализма с персонализирани съобщения за кандидати. Научете как професионално д...
Научете как да пишете ефективни последващи имейли след кандидатстване за работа с шаблони и съвети. Последващият имейл показва интерес и внимание към детайлите,...
Откройте ефективни шаблони за последващи имейли, за да преобразувате потенциални клиенти в платежоспособни клиенти. Научете се на значението на последващите име...
Присъединете се към нашата общност от доволни клиенти и осигурете отлична поддръжка на клиенти с LiveAgent.
