Имейл шаблони за фирмени съобщения.

Въпреки че има много комуникационни канали на разположение , много компании избират имейла , за да правят съобщения, тъй като това е най-използваният и ангажиращ сред тях. В повечето случаи имейлите от фирмите са промоционални съобщения за нови продукти или услуги, актуализации на съществуващи продукти или стартиране на ново начинание.

Въпреки че това теоретично са най-обикновени съобщения, те са по-фокусирани върху предаването на маркетингова информация , отколкото върху комуникацията за новини.

Има обаче и много примери за имейл съобщения за други цели, като например вътрешни съобщения. Това обикновено са по-официални имейли, които се фокусират върху бизнес комуникацията, включително, но не само презентиране на отворени позиции в компанията, повишаване на настоящ служител на по-висока позиция, въвеждане на чисто нови членове на персонала в екипа или покана за открита среща.

Последният тип ще бъде основният фокус тук, за да се предоставят примери за свързани с бизнеса съобщения, които могат да бъдат представени на вътрешна аудитория по имейл .

Защо да изпращате фирмени съобщения по имейл?

Имейлите са един от най-ефективните методи за комуникация и отдавна са се доказали като метод за изпращане и получаване на вътрешни и външни съобщения . Една очевидна причина за това е фактът, че те позволяват директна комуникация с желаната аудитория, стига да знаете техните имейл адреси.

Това означава, че обява за откриване на работна позиция или съобщение за новини на компанията може да бъде изпратена до целия персонал или до определен списък с хора, докато имейл с приветствие за нов член на екипа или анонс за открита среща може да бъде изпратен само до съответния екип или отдел в големите компании .

Данните, събрани в проучване на Gallup, показват, че 74% от служителите се чувстват така, сякаш пропускат фирмените новини (source). В същото време лошото управление на вътрешната комуникация може да струва на малки компании (наемащи по-малко от 100 души) 420 000 долара годишно, докато големите предприятия губят до 62 милиона долара всяка година (source). Това са само още две причини за използване на имейли при обявяване на вътрешни новини и споделяне на важна информация между служителите.

Основни тематични линии на имейлите с фирмени съобщения 

• Съобщение за повишение – [име на служител]
• Поздравления на [име на служител] за повишението му
• Свободно място за позицията на [наименование на позицията]
• Вътрешна обява – кандидатствайте за ролята на [длъжност]
• Нов служител – [ име на служител] на длъжност [длъжност]
• Моля приветствайте [име на служител] в екипа
• [Причина за среща] Отворена среща на служителите на [дата] в [час]
• Напомняне: открита среща утре в [час] за всички служители на [отдел]

Имейл шаблони за фирмени съобщения

Имейл шаблон за фирмени съобщения 1 – обява за повишение

Имейл шаблон за фирмени съобщения 2 – вътрешна обява за позиция

Имейл шаблон за фирмени съобщения 3 – представяне на нов служител

Имейл шаблон за фирмени съобщения 4 – покана за отворен среща

Имейл шаблони за фирмени съобщения – Често задавани въпроси

Колко дълъг следва да бъде имейлът за фирмени съобщения?

Тъй като съдържанието на тези съобщения може да варира много, няма правилен или грешен отговор на този въпрос. Най-добре е обаче съобщенията да са кратки, за да поддържате интереса на читателя.

Хората са склонни да преглеждат имейлите отгоре-отгоре, затова се опитайте да изброите цялата важна информация на отделни редове или параграфи. Ако трябва да включите повече информация, например за обява за работа, след това направете връзка към уебсайт, който предоставя допълнителни подробности за тези, които се интересуват, вместо да претоварвате имейла.

Към кого се изпраща имейлът, съдържаш фирмено съобщение?

Това зависи от размера на бизнеса и темата – някои съобщения трябва да се изпращат до целия персонал, докато други трябва да са само до избрани отдели или служители на определена позиция. Например свободните работни места могат да бъдат изпращани до целия персонал, тъй като някои кандидати може да търсят промяна на отдела.

Кога трябва да се прави фирмено съобщение?

Още веднъж, това зависи изцяло от конкретния тип имейл. Съобщенията за повишение трябва да се изпращат скоро след като сужителят бъде информиран. Имейлите за добре дошли и поканите за срещи трябва да се изпращат най-малко една седмица преди събитието да се въведе новият член на екипа или да се проведе дискусия. Свободните работни места трябва да бъдат изпратени по-рано – няколко месеца преди тази позиция да бъде попълнена и няколко седмици преди тя да се обяви външно.

{ “@context”: “https://schema.org”, “@type”: “FAQPage”, “mainEntity”: [{ “@type”: “Question”, “name”: “Колко дълъг следва да бъде имейлът за фирмени съобщения?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Хората са склонни да преглеждат имейлите отгоре-отгоре, затова се опитайте да изброите цялата важна информация на отделни редове или параграфи. ” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Към кого се изпраща имейлът, съдържаш фирмено съобщение?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Това зависи от размера на бизнеса и темата – някои съобщения трябва да се изпращат до целия персонал, докато други трябва да са само до избрани отдели или служители на определена позиция.” } }, { “@type”: “Question”, “name”: “Кога трябва да се прави фирмено съобщение?”, “acceptedAnswer”: { “@type”: “Answer”, “text”: “Още веднъж, това зависи изцяло от конкретния тип имейл. Съобщенията за повишение трябва да се изпращат скоро след като сужителят бъде информиран. Имейлите за добре дошли и поканите за срещи трябва да се изпращат най-малко една седмица преди събитието да се въведе новият член на екипа или да се проведе дискусия. Свободните работни места трябва да бъдат изпратени по-рано – няколко месеца преди тази позиция да бъде попълнена и няколко седмици преди тя да се обяви външно.” } }] }