Контролен списък за план за криза комуникация
Създайте ефективен план за криза комуникация с контролния списък на LiveAgent. Идентифицирайте заинтересованите страни, съставете съобщения, обучете екипи и ост...
15 мин четене
Планите на комуникация очертават как бизнес, организация или индивид ще взаимодейства със своите вътрешни и външни заинтересовани страни, за да ги держи актуализирани относно последните разработки.
Той включва кой, какво, кога, където, защо и как на стратегиите и тактиките на комуникация, приспособени за конкретен проект или кампания.
В този блог пост ще предоставим шаблони за план на комуникация, които можете да използвате за вашия собствен бизнес, когато трябва да предадете различни видове съобщения на различни акционери. Ще обсъдим също някои съвети за създаване на ефективен план на комуникация.
Значението на наличието на план на комуникация
В днешния бързо движещ се и постоянно променящ се свят е по-важно от всякога да имате ясен и кратък план на комуникация, готов за когато възникне необходимостта.
Без един, бизнесите могат лесно да се затрудят в детайлите и да пропуснат важни възможности да се свържат със своите заинтересовани страни, или да не го направят достатъчно бързо.
Шаблон на план на комуникация може да бъде ценен инструмент за организации от всички размери. Независимо дали комуникирате със своите служители, клиенти, партньори или медии, план на комуникация може да помогне да се гарантира, че вашето съобщение е ясно, кратко и точно.
Как да озаглавите план на комуникация
Заглавието на този документ трябва да отразява неговата цел, което обикновено (но не винаги) означава включване на “план на комуникация” и някои конкретни детайли. По този начин всеки, който дойде в контакт с документа, ще знае за какво е и може лесно да го референцира, когато е необходимо.
Например, ако планът на комуникация е за стартиране на нов продукт или определена маркетингова кампания, можете да му дадете заглавие, което точно това посочва. Други елементи, които могат да бъдат включени в заглавието, са датите, в които планът на комуникация ще бъде в сила, и името на организацията или екипа, към който се отнася.
Включването на този вид информация в темата на документа ще информира съответните страни за плана на съобщенията и ще получи всички участници на една и съща страница по отношение на кога определени дейности на комуникация могат или трябва да се проведат.
Примери на тема на план на комуникация
- План на комуникация за стартиране на нов продукт
- [Заглавие]: План на комуникация на маркетингова кампания
- [Име на компания] Вътрешен план на комуникация
- Стратегически план на комуникация: [Име на компания]
- [Име на проект] План на комуникация на управление на проект
- Нов [Промяна в компанията] План на комуникация
- План за комуникация със заинтересованите страни: [Име на компания]
- [Начална дата] – [Крайна дата]: План на комуникация за март
Как да напишете план на комуникация
Начинът, по който се стартира план на комуникация, зависи от целта или вида на комуникация.
Понякога е полезно да започнете с въведение, което предоставя контекст и задава тона на стила на комуникация, който следва, докато в други случаи има повече смисъл да преминете директно към целите и стратегиите на комуникация.
Като цяло ще бъде полезно да следвате стъпките по-долу, за да напишете ефективен план на комуникация, за да се гарантира, че вашето съобщение попада в целта:
- Проведете одит на вашата съществуваща стратегия на комуникация (ако е приложимо) – това ще ви позволи да идентифицирате всички проблемни области или пропуски в съдържанието (например липсващи маркетингови материали), които трябва да бъдат включени в новия или актуализирания план.
- Определете SMART цели за вашия план на комуникация – задаването на цели, които са конкретни, измерими, постижими, релевантни и ограничени във времето, ще ви помогне да определите неговата ефективност.
- Разработете декларацията за мисия на вашата организация, основните ценности и ключовите съобщения – те трябва да бъдат основата, на която се изграждат всички стратегии и дейности на комуникация. Те също могат да бъдат посочени изрично в плана на комуникация.
- Идентифицирайте целевите сегменти на аудиторията на вашия план на комуникация – познаването и разбирането на получателя на вашето съобщение улеснява задаването на правилния тон за тях.
- Решете кой канал(и) ще бъдат използвани за доставка на вашите съобщения – независимо дали най-добрият метод за достигане на вашата целева аудитория би бил чрез имейл или пресрелиз, например, влияе на това как ще бъде написан планът на комуникация.
- Определете отговорните страни – решете кой ще бъде отговорен за доставка на вашия план на комуникация на различните канали и на всяка различна аудитория.
- Изчислете колко време ще отнеме всяка стъпка и по този начин колко дълго ще продължи планът на комуникация в общо – това е необходимо за уточняване на времевата линия и разпределяне на бюджет, за да направите необходимите ресурси налични.
- Измерете резултатите на вашия план след комуникация със съответните заинтересовани страни – признаването на области за подобрение означава, че можете да актуализирате вашата стратегия, за да увеличите нейната ефективност.
Какво да включите в план на комуникация
- Цел – какво този конкретен план на комуникация е предназначен да постигне
- Целева аудитория – целевата аудитория на вашето съобщение
- Дати – кога е създаден и/или кога този конкретен план на комуникация ще се прилага
- Методи – кои канали на комуникация ще използвате за изпращане на вашите съобщения
- Роли и отговорности – какви задачи всяка участваща страна ще поеме
- Правила и забрани – добри практики и често срещани грешки, които трябва да избегнете при комуникация със заинтересованите страни на проекта
- Рамка за ескалация – например вашата “първа линия на защита” и идентифициране на “по-голямата отговорна група”
- Актуализации – как и кога да модифицирате документа, за да поддържате ефективен план на комуникация
Примери и шаблони на план на комуникация
План на комуникация за стартиране на нов продукт
[Име на компания]: План на комуникация за стартиране на [Име на продукт]
Този план на комуникация се отнася до стартирането на [Име на продукт] и е в сила от [начална дата] – [крайна дата], преди и след датата на стартиране на [дата на стартиране].
Цели: • Гарантирайте, че всички служители са осведомени за датата на стартиране и имат необходимата информация за продукта • Генерирайте вълнение и интерес към продукта сред служителите • Предоставете ясно и кратко съобщение на клиентите за продукта • Управлявайте очакванията по отношение на времето на доставка и наличност
Канали на комуникация: • Имейл • Пресрелиз • Публикация в социални медии – [Канал 1], [Канал 2], …
Фази на стартиране: • Дейности преди стартиране • Ден на стартиране • Последващо действие след стартиране
Дейности преди стартиране ([X] месеца преди стартиране): • [Дейност 1] • [Дейност 2] • [Дейност 3] …
Ден на стартиране: • Живо разкриване на продукта • Интервюта с [Медийни издания] • Проследяване на реакциите
Последващо действие след стартиране (до [X] месеца след стартиране): • [Дейност 1] • [Дейност 2] • [Дейност 3] …
Роли и отговорности: • [Лице 1] ще бъде отговорно за разработка на всички материали на комуникация • [Лице 2] ще бъде отговорно за изпращане на материали на комуникация на медиите • [Лице 3] ще бъде отговорно за обработка на запитвания на клиенти
Правила: • Създайте времева линия на комуникация, за да се гарантира, че всички дейности на комуникация се провеждат своевременно и координирано • Използвайте визуални елементи (например изображения, инфографики), за да разбиете текста и добавите интерес • Проверете всички материали на комуникация преди да ги изпратите
Забрани: • Не претоварвайте заинтересованите страни с твърде много информация наведнъж – предоставяйте актуализации на редовна база, за да избегнете да ги преплашите. • Не забравяйте да включите призив към действие (например посетете нашия уебсайт, абонирайте се за нашия бюлетин), за да ангажирате читателя • Не пренебрегвайте да тествате материали на комуникация (например изпратете тестов имейл) преди да ги изпратите на целия списък на заинтересованите страни
Рамка за ескалация: • Ако има някакви проблеми с плана на комуникация, моля свържете се с [Лице отговорно]. • Ако [Лице отговорно] е недостъпно, моля свържете се с [Алтернативен контакт]
Актуализации: • Този план на комуникация ще бъде преразгледан и финализиран на [дата на преглед] • Могат да бъдат направени промени в целите на комуникация, целевата аудитория и каналите • Актуализирани планове на комуникация трябва да бъдат изпратени на [Вътрешен екип/отдел отговорен]
[Заглавие]: План на комуникация на маркетингова кампания
[Име на компания] ще стартира маркетингова кампания за [Име на продукт] от [начална дата] до [крайна дата].
Цели: • [Цел 1] • [Цел 2] • [Цел 3] …
SWOT анализ: • Силни страни – [Силна страна 1], [Силна страна 2], [Силна страна 3], … • Слабости – [Слабост 1], [Слабост 2], [Слабост 3], … • Възможности – [Възможност 1], [Възможност 2], [Възможност 3], … • Заплахи – [Заплаха 1], [Заплаха 2], [Заплаха 3], …
Тактики: • [Тактика 1] • [Тактика 2] • [Тактика 3] …
Канали: • Имейл • Платено търсене • Дисплей реклама • Социални медии – Facebook, Twitter, LinkedIn, Instagram • Пресрелиз • Публикация в блог • События и уебинари – [Събитие 1], [Събитие 2], [Събитие 3], …
Роли и отговорности: • [Лице/екип отговорен 1] ще бъде отговорен за разработка на всички материали на комуникация. • [Лице/екип отговорен 2] ще бъде отговорен за изпращане на материали на комуникация на медиите. • [Лице/екип отговорен 3] ще бъде отговорен за обработка на запитвания на клиенти. • [Лице/екип отговорен 4] ще бъде отговорен за управление на бюджета.
Бюджет: • $[X] за [Тактика/канал 1] • $[Y] за [Тактика/канал 2] • $[Z] за [Тактика/канал 3] …
Оценка: • [KPI 1] ще бъде използван за измерване на успеха на тази маркетингова кампания • [KPI 2] ще бъде проследяван на седмична база и докладван на [Лице/екип отговорен] • [KPI 3] …
Времева линия: • [Дейност 1] – [начална дата] до [крайна дата] • [Дейност 2] – [начална дата] до [крайна дата] • [Дейност 3] – [начална дата] до [крайна дата] …
Този план на комуникация ще бъде финализиран на [дата на преглед] и следователно подлежи на промяна до тази дата.
[Име на компания] Вътрешен план на комуникация
Цели: Да се гарантира, че всички заинтересовани страни са актуализирани с разработките, и да се держат отворени каналите на комуникация.
Анализ на ситуацията: Вътрешната комуникация в [име на компания] е идентифицирана като област, която се нуждае от подобрение. По-специално, комуникацията между управлението и персонала, и комуникацията между членовете на екипа е идентифицирана като нуждаеща се от подобрение.
Заинтересовани страни: всички служители на [име на компания]
Внедряване: • План на комуникация ще бъде внедрен, за да подобри комуникацията в [име на компания] • Всички служители ще бъдат осведомени за плана на комуникация и техните роли в него • Планът на комуникация ще бъде преразгледан на редовна база и актуализиран, ако е необходимо
Участващи екипи: Екип управление, екип HR, екип комуникация
Роли и отговорности: • Екип управление – отговорен за комуникация със персонала • Екип HR – отговорен за комуникация между членовете на екипа • Екип комуникация – отговорен за разработка и изпращане на материали на комуникация
Ключови съобщения: • Ефективната комуникация по всяко време е решаваща • Комуникацията в [Име на компания] се нуждае от подобрение • Този план на комуникация ще бъде внедрен, за да осъществи необходимите промени • Всички служители имат роля да играят в плана на комуникация • Планът на комуникация ще бъде преразгледан на редовна база • Комуникацията е двупосочен процес • Служителите трябва да се чувстват свободни да задават въпроси и да дават обратна връзка
Насоки: • Всяка комуникация трябва да бъде ясна и кратка • Материали на комуникация трябва да бъдат изпратени своевременно • Каналите на комуникация трябва да бъдат мониторирани редовно • Комуникацията трябва да бъде уважителна и професионална по всяко време
Одобрение: [Лице отговорно], [Длъжност], [Дата на създаване]
Стратегически план на комуникация: [Име на компания]
Резюме на управление: Този план на комуникация е за [цел] и ще бъде в сила от [начална дата] до [крайна дата].
Цели: Поддържайте ефективна комуникация с различните аудитории, за да поддържате мисията и ценностите на компанията.
Декларация за мисия: [Декларация за мисия на компания]
Основни ценности: [Ценности на компания]
Анализ на ситуацията: [Информация за фона и контекст относно ситуацията или проблема, който планът на комуникация е предназначен да адресира]
| Аудитория | Съобщение(я) | Медия или канал | Честота | Време | Определен член на екипа | Метод на обратна връзка |
|---|---|---|---|---|---|---|
| [Аудитория 1] | [Съобщение 1] | Лице в лице | Седмично | Всеки [ден от седмицата] | [Лице/екип отговорен 1] | Анкета |
| [Аудитория 2] | [Съобщение 2] | Доклад | Месечно | В рамките на [X] часа от одобрението | [Лице/екип отговорен 2] | Форма за оценка |
| [Аудитория 3] | [Съобщение 3] | Имейл | Ежедневно | [Време] | [Лице/екип отговорен 3] | Преглед |
[Име на проект] План на комуникация на управление
Име на проект: [Име на проект]
Мениджър на проект: [Име на мениджър на проект]
Начална дата: [начална дата]
Дата на завършване: [крайна дата]
Цели на проект: Проектирайте и изградете уебсайт и мобилно приложение за новия електронен бизнес на клиента. Оптимизирайте първия за класиране в търсачката (SEO) и двата за конверсия, в съответствие с най-новите насоки на SEO на [Име на компания]. Направете уебсайта и приложението удобни за потребителя, мобилно отзивчиви и визуално привлекателни, включително ефективен призив към действие (CTA), който насърчава потребителите да се преобразуват лесно.
| Цел на комуникация | Метод на комуникация | Аудитория | Честота |
|---|---|---|---|
| [Цел 1] | [Метод 1] | [Аудитория 1] | [Ежедневно/Седмично/Месечно] |
| [Цел 2] | [Метод 2] | [Аудитория 2] | [Ежедневно/Седмично/Месечно] |
| [Цел 3] | [Метод 3] | [Аудитория 3] | [Ежедневно/Седмично/Месечно] |
Нов [Промяна в компанията] План на комуникация
Създаден от: [Лице отговорно]
Ефективен от: [начална дата]
Резюме: • [Промяна 1] се случва, защото [причина 1] • [Промяна 2] е резултат на [причина 2] • [Промяна 3] е необходима, за да [причина 3] …
Какво означава това за служителите? [Обяснение на това как промяната ще повлияе на служителите]
Заинтересовани страни: • [Аудитория 1] ще бъде повлияна от [промяна 1] • [Аудитория 2] ще бъде засегната от [промяна 2] • [Аудитория 3] ще трябва да се приспособи в резултат на [промяна 3]
Фази:
| Задача | Времева линия | Лице/екип отговорен |
|---|---|---|
| [Задача 1] | [Ден 1/Седмица 1/начална дата/и т.н.] | [Лице/екип отговорен 1] |
| [Задача 2] | [Ден 2/Седмица 2/средна дата/и т.н.] | [Лице/екип отговорен 2] |
| [Задача 3] | [Ден 3/Седмица 3/крайна дата/и т.н.] | [Лице/екип отговорен 3] |
План за комуникация със заинтересованите страни: [Име на компания]
Ефективен от: [начална дата] до [крайна дата]
Цели: • [Цел 1] • [Цел 2] • [Цел 3] …
Цели: • [Цел 1] • [Цел 2] • [Цел 3] …
Промени: • [Промяна 1] • [Промяна 2] • [Промяна 3] …
Прогнози: • [Прогноза 1] • [Прогноза 2] • [Прогноза 3] …
Комуникация със заинтересованите страни: • [Канал 1] • [Канал 2] • [Канал 3] …
Контактни данни: [Лице отговорно], [Длъжност], [Телефонен номер/имейл адрес/и т.н.]
[Начална дата] – [Крайна дата]: План на комуникация
Име на компания: [Име на компания]
Дата на създаване: [дата на създаване]
Контактна информация: [контактни данни]
Въведение: Този план на комуникация е създаден за [цел] и ще бъде в сила от датата на създаване.
Цели: • [Цел 1] • [Цел 2] • [Цел 3] …
Аудитория: • [Целеви потребител 1] • [Целеви потребител 2] • [Целеви потребител 3] …
Добри практики на план на комуникация
- Начнете с таблица или диаграма, за да идентифицирате видовете съобщения – кои канали на комуникация ще използвате, кого целите, и тона, и т.н.
- План на действие трябва да бъде създаден преди да бъде изпратено някакво съобщение – най-добре е да бъдете проактивни и да имате стратегии за различни съобщения, картирани преди да стартирате дейност или преди нещо да се обърка.
- Включете план на комуникация при криза като част от вашия по-голям план на комуникация – повече информация по този въпрос тук ➡️ Контролен списък за план на комуникация при криза
- Преразгледайте и актуализирайте вашия план на комуникация редовно, докато проектът напредва – нещата неизбежно ще се променят и искате вашето съобщение да се адаптира съответно.
- Гарантирайте, че всеки в екипа на комуникация е осведомен за документа и знае своята роля – планове на действие са толкова ефективни, колкото хората, които ги изпълняват.
- Определете някого да бъде отговорен за комуникация и гарантирайте, че имат времето и ресурсите, които имат нужда, за да бъдат успешни.
Резюме
Комуникацията е ключ към успеха в всеки бизнес, и създаването на план за това как да го направите не трябва да бъде сложен процес.
Следвайки шаблон, можете да напишете ефективен план на комуникация, който очертава как ще съобщавате на вашите ключови аудитории в различни ситуации.
С добре написан документ на план на комуникация, можете да получите всеки в вашата организация на една и съща страница относно какви видове съобщения трябва да бъдат изпратени, кога и как.
Наличието на това на място ще держи вашата стратегия на съобщения кохерентна и съответстваща на вашите бизнес цели, увеличавайки вашите шансове за постигане на целите на вашата комуникация.
