Лошо примери на имейли

Значението на лошите примери на имейли

Като бърз и ефикасен начин да се свържеш с хора, имейлът е огромна част от бизнес комуникацията. Това може да бъде отличен начин да изградиш отношения с потенциални клиенти, съществуващи клиенти, членове на екипа, заинтересовани страни и потенциални сътрудници.

Въпреки това, ако не си внимателен, твоите имейли могат да звучат непрофесионално или дори грубо.

В това ръководство ще разгледаме някои примери на лошо написани имейли и ще обсъдим как да избегнеш да правиш същите грешки и след това да трябва да измисляш съобщения за извинение.

Имейлът е един от най-важните инструменти в набора на всеки собственик на бизнес или служител, тъй като този метод на комуникация може да се използва за всичко от маркетинг, през студено имейл разпространение, до обслужване на клиенти. Въпреки това, ако не се направи правилно, имейлът може да направи повече вреда, отколкото добро.

Затова е полезно да имаш някои примери на непрофесионални практики при имейли, към които да се обърнеш преди да изпратиш какви-то съобщения на потенциални клиенти или колеги.

Като знаеш какво не трябва да правиш, ще можеш да напишеш ефективни бизнес имейли вместо такива, които дори не се отварят или – още по-лошо – наранят твоя професионален имидж.

Как да избегнеш лошо заглавие на имейл

Линията на предмета на всеки имейл, който изпращаш, трябва да бъде кратка и релевантна към съдържанието на съобщението. Като такава, винаги посочи темата на твоя имейл в заглавието и не просто нещо неясно като “здравей”.

Например, ако изпращаш имейл, за да се свържеш с някого, когото си срещнал на скорошно събитие, линия на предмета като “Приятно беше да се срещнем на конференцията миналата седмица” ще предостави някакъв контекст на получателя. Те ще знаят точно за какво е имейлът и ще направи много по-ефективен имейл, отколкото просто “Хей, да се видим”, което вероятно ще бъде игнорирано или пропуснато в препълнен входящ кош.

Още по-важно е да уточниш за какво е твоето съобщение в линията на предмета, ако правиш студено имейл разпространение, тъй като получателят няма да разпознае твоето име на подателя.

Когато имейлът е отговорен и разговорът продължава, е типично линията на предмета да бъде предварена с “RE: “. Това е приемлива практика, докато темата на дискусията не се е променила, в който случай е най-добре заглавието да се промени, за да остане релевантно към текущата тема и да се създаде нова нишка на имейл съответно.

Освен това, винаги трябва да избягваш използването на всички главни букви или прекомерни възклицателни знаци в твоята линия на предмета, тъй като това може да звучи агресивно или непрофесионално. Освен това, използването на такова форматиране или пунктуация може да задейства спам филтри и да предотврати твоето съобщение да попадне в главния входящ кош на получателя.

Примери на лошо заглавие на имейл

• СПЕШНО!!!!
• Трябва да говорим
• Мога ли да те попитам?
• Бърз въпрос
• Само следвам
• Здравей!
• Как си?
• Re: Re: [Тема]
• Fwd: Fwd: [Тема]
• Видял ли си това???

Как да не напишеш лош имейл

За тялото на имейла, е важно да използваш учтив и професионален тон. Това означава да не използваш никакъв сленг, съкращения или жаргон, които получателят може да не разбира, както и емотикони, които нямат място в официална комуникация.

Също е най-добре да избегнеш да правиш шеги, остроумни забележки или сарказъм, тъй като това не се превежда добре в текст и може да доведе до неловки или дори неприятни неразбирания. Същото важи и за оплакване или клюки относно колеги или личния живот, което трябва да бъде ограничено до лични имейли.

Освен това, держи своите имейл съобщения възможно най-кратки и кратки. Никой не иска да чете дълъг и разпиляно имейл, затова отиди направо до точката и предостави всяка релевантна информация или приложения предварително.

Прекомерната капитализация в тялото на имейла, както в случая на линията на предмета, също може да звучи агресивно и потенциално да задейства спам филтри. Също е ненужно да използваш различни цветове и/или шрифтове, тъй като персонализиран текст все още може да се появи по подразбиран начин за получателя или, още по-лошо, да бъде нечетлив.

Започване на тялото на твоето съобщение с лоша и неефективна линия за отваряне е друг сигурен начин да направиш лошо впечатление. Някои от често срещаните включват “Здравей”, и “Надявам се имейлът да те застига добре”. Тези линии често се преизползват и са клишета.

Форматиране на твоя имейл като нещо различно от бизнес писмо е друга грешка. Това включва гореспоменатата капитализация, цветове и шрифтове, както и добавяне на видеа или изображения, които не са релевантни към дискусията.

Друг елемент на лош имейл би бил включването на неясни призиви към действие (CTA) или тяхното преизползване. Инструкция към получателя на имейла, казвайки му какво да направи следващо, като “Моля, обади ми се в най-ранния момент”, може да бъде ефективна. Въпреки това, ако твоите CTA са неясни или има много от тях, те могат да бъдат напълно игнорирани.

Какво може да бъде включено в лош имейл

• Сленг
• Съкращения
• Жаргон
• Емотикони
• Шеги
• Остроумни забележки
• Сарказъм
• Оплаквания
• Клюки
• Твърде много информация
• Дълги блокове текст
• Прекомерна капитализация
• Ненужно използване на цветове и/или шрифтове
• Лоша или неефективна линия за отваряне
• Нерелевантни изображения, видеа или други медии
• Неясни или преизползвани CTA
• Изображение на личния подпис
• Многословни отказвания или съобщения след подписа

Примери на непрофесионални имейли и шаблони

СПЕШНО!!!!

Трябва да говорим

Мога ли да те попитам?

Бърз въпрос

Само следвам

Здравей!

Как си?

Re: Re: [Тема]

Fwd: Fwd: [Тема]

Видял ли си това???

Лошо практики при имейли

• Включване на твърде много получатели в полето “To:” – използвай имейл списъци, ако изпращаш съобщение на много хора наведнъж.
• Cc’ing или Bcc’ing някого без тяхното знание – включи някого в разговор само със тяхното съгласие, в противен случай може да доведе до неразбирания.
• Забравяне да приложиш файл, който е споменат в имейла – това е често срещана грешка и може да бъде разочаровуваща за човека, на който изпращаш имейл. Ще трябва да изпратиш последващ имейл с приложението, което може да запълни входящия кош на получателя.
• Изпращане на големи приложения – ако изпращаш голям файл, качи го в облачна услуга за съхранение като Google Drive или Dropbox и сподели връзката вместо това.
• Отговаряне на всички, когато не е необходимо – включи всички в разговора само ако твоя отговор е релевантен за всеки един от тях.
• Препращане на препращане – избягвай да преминаваш имейл толкова много пъти, че оригиналното съобщение едва да е разпознаваемо. Ако препратиш предишен имейл, намали го до релевантните части.
• Невключване на поздрав (като Уважаеми) или затваряне (например С уважение) – това са основни манири, които не трябва да бъдат пренебрегвани при начало или затваряне на имейл.
• Пропускане на ‘от” име – ако не включиш твоето име в имейла, получателят може да не знае от кого е. Това може да бъде особено объркващо, ако отговаряш на нишка на имейл, където имената на другите участници са видими.
• Неправене на проверка на твоя имейл преди натискане на изпрати – винаги отдели няколко момента, за да прочетеш своето съобщение преди да го изпратиш, за да избегнеш всякакви смущаващи печатни грешки или граматични грешки.
• Изпращане на имейл, когато си раздразнен – винаги е най-добре да чакаш няколко часа (или дори по-добре, един ден) преди да натиснеш изпрати на гневно съобщение, което ще съжаляваш по-късно.
• Писане на нещо в имейл, когато можеш да го кажеш на получателя лице в лице – ако е възможно, често е по-добре да имаш разговор вместо да се опитваш да разреша нещата по имейл.
• Неизползване на професионален имейл адрес – ако твоя поща е нещо като “iluvkitties@gmail.com ”, време е да създадеш нов за бизнес цели.
• Недостатъчна персонализация, произтичаща от недостатъчно изследване – генеричните съобщения е по-вероятно да бъдат игнорирани. Отдели време да научиш за твоя получател и какво може да го интересува преди да започнеш да пишеш.
• Липса на ползи за получателя – всеки имейл трябва да има цел и тази цел трябва да бъде ясна на човека, на който го изпращаш. Убеди се, че твоето съобщение е нещо, което те ще намерят полезно или интересно.
• Пропускане на подпис напълно – поне включи твоето име и контактна информация, така че получателят ще знае как да се свърже с теб. Можеш също да добавиш твоята длъжност, компания и друга релевантна информация, като профили в социални медии.
• Изпращане на съобщения на грешните получатели – въпреки че е особено смущаващо, може да се случи по-лесно, отколкото си мислиш. Винаги провери два пъти получателя/получателите преди да натиснеш изпрати.

Резюме

Лошите бизнес имейли могат да те струват време, пари и клиенти. Помни да проверяш своите съобщения, да уважаваш времето на получателя и да убедиш, че твоя имейл има цел.

Следвайки нашите прости съвети и не повтаряйки лошите примери, споменати по-горе, ще си сигурен, че ще направиш добро впечатление със своята бизнес кореспонденция.