Автоматизирани системи за повиквания

Бизнесите могат да използват автоматична услуга за повиквания, за да изпратят предварително записано гласово съобщение на хиляди потенциални клиенти и перспективи за квалификация или продажба. Те могат дори да изпратят напомняне за събитие или спешно съобщение на целия си списък с контакти, включително членове на екипа.

Освен това автоматизираните телефонни системи помагат на компаниите да доставят релевантни съобщения на автоматичния отговарач на повиквания за поддръжка на клиенти.

Как работи автоматизирана система за повиквания?

Автоматизирана система за повиквания работи както като входяща система за повиквания, така и като автоматизирана система за управление на изходящи повиквания.

Входящите системи за повиквания ви позволяват да записвате уникално аудио съобщение за различни проблеми на клиентите, така че всеки повикващ да може да избере от вашите опции в менюто и да разреши конкретен проблем. Те могат да изберат да маршрутизират повиквания към налични агенти, ако конкретно съобщение не реши проблема. Освен това някои системи предлагат опция за автоматичен обратен звонък, позволяващ на клиентите да поискат обратен звонък от агент по-късно.

Освен това можете да използвате тези автоматични системи за набиране на повиквания, за да изпратите предварително записано съобщение на всеки в списъка си с контакти, без вашите агенти да ги повикват.

Ето как работят автоматичните системи за телефонно меню:

• Те възпроизвеждат записано съобщение, когато клиент повика местния или безплатния номер на компанията.
• Клиентът може да избере подходяща опция от менюто, като избере съответния номер за разрешаване на проблема или получаване на поддръжка от живо агент.
• Някои включват интерактивни системи за гласов отговор, които позволяват на клиентите да изразят проблема вместо да натиснат бутон.
• Изходящите повиквания работят по обратния начин. Автоматизираната система за съобщения прави повикване и или възпроизвежда записано съобщение, или свързва повикания с агент, след като открие глас. В противен случай използва функцията “Автоматично оставяне на съобщение на гласова поща”.

Тези персонализирани системи за телефонно меню поддържат различни интеграции на трети страни. Например, можете да интегрирате вашата с CRM (управление на взаимоотношенията с клиентите) софтуер, за да сегментирате, оцените и проследите вашите потенциални клиенти.

Какви са функциите на автоматизираните системи за повиквания?

Най-забележителните функции на автоматизираните системи за повиквания включват:

• Персонализирани ID на повикващия – След проверка на валиден телефонен номер, можете да персонализирате ID на вашия повикващ, така че вашите клиенти да знаят кой ги повиква.
• Персонализиран поздрав на компанията – Можете да приветствате всеки повикващ с персонализирано съобщение.
• Масово излъчване на гласови съобщения – Тези системи за набиране без агенти позволяват на собствениците на бизнес да правят едновременни повиквания към целия списък с контакти.
• Планиране на повиквания – Компаниите могат да зададат конкретна дата и час за всяко изходящо повикване.
• Открояване на гласова поща – Ако автоматичен отговарач или услуга за гласова поща отговори на повикване, автоматизирана система за повиквания ще възпроизведе съобщението след тона.
• Гласова поща в текст – Системата може да изпрати текст, ако повикания няма опция за гласова поща.
• Автоматизирани услуги за отговаряне – Можете да записвате съобщения за решаване на често срещани проблеми на клиентите.
• Персонализирани правила за маршрутизация – Можете да маршрутизирате вашите повиквания въз основа на CRM или данни на хелп деск, за да се насладите на автоматизирано разпределение на потенциални клиенти и да предоставите безпроблемна поддръжка на клиенти. Можете да зададете маршрутизация на базата на умения, фокусирана върху резултатите на агентите, или маршрутизация на базата на време, свързана с техните работни часове.
• Аналитика в реално време – Живо табло с функции за мониторинг и отчетност в реално време може да ви даде представа за средното време за отговор, производителността на агентите и много други.
• Напредни функции – Повечето системи предлагат напредни функции като записване на повиквания, видеоконференции, записване и транскрипции на срещи, автоматичен обратен звонък, транскрипции на гласова поща, прехвърляне на повиквания, анкети и проучвания.

Какво трябва да избягвате при използване на автоматизирани системи за повиквания?

Лошото меню е едно от най-лошите неща, които автоматизирана система за повиквания може да има. Може да превърне всеки повикващ в разгневен клиент и да го накара да иска да преминат към друга услуга.

Вашето меню трябва да бъде кратко и да предлага опции, които отговарят на различни ситуации. Избягвайте дълги поздрави, неправилни опции и твърде много избори, които могат да объркат клиентите.

Приглушената музика и неудобният потребителски интерфейс също могат да развалят потребителския опит. Вашите повикващи не трябва да преминават през препятствия, за да получат необходимата поддръжка, нито трябва да слушат същата песен повторно, докато чакат. Ако решите да възпроизведете музика, позволете на повикващите да изберат своите любими мелодии, за да подобрят тяхната удовлетвореност.

Какви са предимствата на използването на автоматизирани системи за повиквания?

Ако използвате автоматизирана система за повиквания, ще се насладите на тези предимства:

• Ефективност на времето – Автоматизирани телефонни повиквания към дълъг списък с телефонни номера могат да спестят драгоценно време, повишавайки ефективността и производителността на вашите агенти.
• Спестяване на разходи – Благодарение на неограничени повиквания и рентабилни цени, можете да спестите пари при изходящи повиквания, докато обслужвате клиенти по целия свят. Автоматизираният отговор намалява времето на вашите агенти в повикване, допълнително намалявайки вашите разходи.
• Намалено време за отговор – Релевантно предварително записано съобщение може да отговори на въпросите на клиентите бързо.
• Удовлетвореност на клиентите – Всеки клиент може да прехвърли повикването към живо агент, за да разреши сложни проблеми.
• Отглеждане на потенциални клиенти – Телефонният ACD ви позволява да следите потенциалните клиенти безпроблемно и да увеличите коефициентите на преобразуване и продажбите. Можете да генерирате подробен отчет за всяко повикване и да интегрирате системата с приложения на трети страни като CRM или софтуер за хелп деск.
• По-добра комуникация и сътрудничество на екипа – Много системи предлагат функции за съобщения на екипа и вътрешни повиквания за оптимизирана комуникация и сътрудничество. Повечето предлагат неограничено хранилище за записи на повиквания, съобщения и споделени документи.

Колко струват автоматизираните системи за повиквания?

Автоматизираните системи за повиквания са рентабилни решения, които не изискват инсталация на хардуер или софтуер.

В зависимост от доставчика, можете да получите базов план, започвайки с приблизително $20 на потребител на месец, но може да има ограничени възможности. Някои доставчици таксуват почти $200 на потребител/месец за напреднал план. Някои таксуват месечни такси за минути, докато други предоставят неограничени минути и съобщения.

Ако получите годишен план за определяне на цената, може да получите годишна отстъпка. Отстъпка за обем е също възможна за много допълнителни потребителски сметки.

LiveAgent може да е най-рентабилната опция. Започвайки с $49/агент/месец и предлагайки 180+ функции, това е най-рентабилният план там.

Това е премиум, всичко включено план, който плащате по мярка на използването, така че няма опции за годишен план. Не изисква договор или такси за регистрация и можете да надстроите или отмените по всяко време и да получите безплатен 30-дневен тест (без кредитна карта) за изследване на функциите.