Контролен списък за одит на обслужването на клиентите

Customer Service

Имате ли система за проследяване на производителността на обслужването на клиентите? Сигурни ли сте, че вашият екип предоставя отлично обслужване на клиентите?

Ако не, трябва да започнете с провеждане на одит на обслужването на клиентите. Ето контролен списък стъпка по стъпка, който ще ви помогне.

Значението на контролния списък за одит на обслужването на клиентите

С този контролен списък можете систематично да оцените операциите на вашия контакт център и да ги подобрите всеки ден. Той може да отговори на всички ваши въпроси и да ви даде идеи за това къде да съсредоточите усилията си в бъдеще.

Одит на обслужването на клиентите може да разкрие недостатъци, които иначе би било много трудно да се открият. Това е решаващ етап за гарантиране, че вашите клиенти са доволни от вашата услуга.

Кой може да се възползва от контролния списък за одит на обслужването на клиентите?

  • Екипи за обслужване на клиентите – наличието на контролен списък за следване може да им помогне да останат организирани и на правилния път
  • Мениджъри на бизнеса – за проверка дали стандартите им за обслужване на клиентите се спазват и предприемане на подходящи мерки, ако не се спазват
  • Надзиратели – използвайте контролния списък като инструмент за обучение, за да помогнете на новите служители и бизнес партньори, гарантирайки, че производителността на техния екип отговаря на очакванията

Когато става дума за обслужване на клиентите, контролен списък за одит гарантира, че всички заинтересовани страни са на една и съща страница. Използването му може да помогне за подобряване на комуникацията и нивото на услугата като цяло.

Разгледайте контролния списък за одит на обслужването на клиентите

Контролен списък за одит на обслужването на клиентите

Бизнесите могат бързо да разберат дали трябва да направят промени чрез преглед на качеството на обслужването на клиентите.

Защо е важно да преглеждате качеството на обслужването на клиентите?

Бизнесите могат да научат от своите грешки. Чрез преглед на качеството на обслужването на клиентите, те могат да видят къде трябва да внедрят промени и да решат проблемите съответно.

Как да преглеждате качеството на обслужването на клиентите?

Най-лесният начин е да попитате клиентите – анкетирайте ги относно техния опит и ги насърчете да предоставят отзиви.

Наблюдавайте както оплаквания, така и похвали, както и показатели за обслужване на клиентите. Някои фактори, които трябва да разгледате при преглед на качеството на обслужването на клиентите, включват:

  • Скорост на услугата
  • Точност на услугата
  • Професионализъм на персонала
Илюстрация на отзив на клиент

Кои инструменти да използвам за преглед на качеството на обслужването на клиентите?

  • Последващи съобщения
  • Анкети за удовлетвореност на клиентите
  • Записи и оплаквания на обслужването на клиентите
  • Сравнения с производителността на конкурентите
  • Програми за мистериозни пазарни проучвания

Управлението на бизнес изисква определяне на цели, които искате да постигнете. При провеждане на одит, една от основните точки е да сравните текущото си качество с целите си.

Защо е важно да сравнявате качеството на обслужването на клиентите с предварително установени цели?

Чрез анализ на тези данни, компаниите могат по-добре да разберат своята производителност и да получат перспектива.

Как да сравнявате качеството на обслужването на клиентите с предварително установени цели?

Добра начална точка е разглеждането на целите на други бизнеси в същата индустрия и показатели за обслужване на клиентите. За да протече анализът гладко, определете цели, които са осезаеми и измерими, така че да можете да определите техния успех. Проследявайте дневния, седмичния и месечния прогрес, за да получите пълен преглед на производителността на вашия екип.

Илюстрация на мониторинг на уебсайта

Кои инструменти да използвам за сравняване на качеството на обслужването на клиентите с предварително установени цели?

  • Asana за проследяване на прогреса на целите
  • Trello за управление и мониторинг на целите
  • Google Sheets за създаване на диаграми и графики, сравняващи прогреса
  • Tableau за визуално представяне на данни, свързани със сравнения на качеството на обслужването на клиентите

Пропуск в бизнеса е място или област, която в момента не се обслужва. Това е вашата възможност да растете.

Защо е важно да идентифицирате пропуски?

Идентифицирането на пропуски ви позволява да се съсредоточите върху области, които имат най-голяма нужда от внимание. Това от своя страна ще ви помогне да подобрите удовлетвореността на клиентите и да увеличите печалбите.

SEO специалист

Как да идентифицирате пропуски за подобрение?

Създайте план за измерване на прогреса на вашия бизнес. Измерете пазарната пенетрация, печалбите или/и статистиката на новите клиенти.

Разберете къде са нещата сега и къде ще бъдат в бъдеще. Определете разликите между тези състояния.

Кои инструменти да използвам за идентифициране на пропуски?

  • Вътрешни анкети
  • Предишни одити на обслужването на клиентите

Според предварително установени цели, този етап включва установяване на стратегии, цели и определяне на това, което трябва да се направи, за да се постигнат.

Защо е важно да намерите начини за подобрение?

Това помага да се спестят време и пари, така че надзирателите и агентите могат да се съсредоточат единствено на своите задачи. В резултат на това вашият екип ще знае точно на какво трябва да работи.

Как да намерите начини за подобряване на обслужването на клиентите?

Започнете с определяне на цели за това, което искате да подобрите. Това може да бъде свързано с удовлетвореност на клиентите, удовлетвореност на служителите или растеж на приходите.

След определяне на целите, създайте план за това как да ги внедрите. Потвърдете, че планът е постижим и измерим.

Помните, че нищо не се случва през нощта. Вероятно ще отнеме време и усилия, за да подобрите обслужването на клиентите, но чрез определяне на начини да направите това, вие предприемате първата стъпка към постигането му.

Начална страница на LiveAgent

Кои инструменти да използвам за намиране на начини за подобряване на обслужването на клиентите?

  • Матрици (например Eisenhower Box)
  • Отчети на LiveAgent за обслужване на клиентите
  • Планове за действие
  • Харти на екипа

Одит на обслужването на клиентите не е пълен без данни. За да разберете текущото състояние на вашия бизнес, трябва да съберете съответна информация.

Защо е важно да събирате всички необходими данни?

Събирането на данни е от съществено значение за разбиране на състоянието на обслужването на клиентите и направата на подобрения. Правилните данни ще ви помогнат да идентифицирате проблемни области, да проследите прогреса и да вземете правилни решения за бъдеще.

Как да събирате необходимите данни?

Анализирането на данни, предоставени от софтуер за помощ, е най-бързият начин да направите това. За всеки няколко минути можете да генерирате подробен отчет и да видите данни, критични за подобряване на вашата услуга.

LiveAgent предлага 11 функции за отчетност, като например:

  • Преглед на аналитиката, за да видите статистика на използването, отчети за производителност и оценки на удовлетвореност на клиентите
  • Отчети за производителност на агентите
  • Отчети по агент, отдел, време и канал

Това са само няколко примера за това, което LiveAgent може да направи за вас. Дайте му тест и видете как подобрява успеха на клиентите в вашия бизнес.

Функция за преглед на аналитиката в софтуер за обслужване на клиентите - LiveAgent

Кои инструменти да използвам за събиране на всички необходими данни?

  • Табла с данни
  • Регистри и записи
  • Подробни отчети от LiveAgent

Проверете дали вашият бизнес предоставя една и съща услуга във всички канали. Това включва телефон, имейл, социални медии, WhatsApp, живо чат и т.н. Всеки канал трябва да има екип от посветени представители на обслужването на клиентите, които са обучени да справят проблемите и проблемите на клиентите.

Защо е важно да проверявате дейностите на омниканала?

Това гарантира, че се предоставя последователно ниво на опита и клиентите получават помощта, която имат нужда, независимо от канала, който използват.

Как да проверявате дейностите на омниканала?

Идентифицирайте кои канали използвате за комуникация с клиентите. Разгледайте колко добре работят тези канали и кои си струват подобрение. Това включва разглеждане на времето за отговор, нивата на удовлетвореност на клиентите и видовете оплаквания, които се правят.

Съвет: За да подобрите способността си да управлявате запитвания от всички канали и да ги имате всички под един покрив, помислете за омниканалния входящ пощенски ящик на LiveAgent.

Софтуер за помощ на LiveAgent с множество канали

Кои инструменти да използвам за проверка на дейностите на омниканала?

  • Анкети и формуляри за обратна връзка
  • Аналитика на чатбота
  • Универсален входящ пощенски ящик на LiveAgent

Вашите служители са гръбнакът на обслужването на клиентите. Те са на преден план и имат преки опит в справяне с клиентите. Разберете какво мислят.

Защо е важно да получавате отзиви от представителите на обслужването на клиентите?

Слушането на служителите е от съществено значение, ако искате да подобрите обслужването на клиентите. Те могат да предоставят ценни прозрения.

Представители на обслужването на клиентите, които имат среща

Как да получавате отзиви от представителите на обслужването на клиентите?

Получете мненията на агентите за обслужване на клиентите по следното:

  • Поведение на управлението
  • Колко предизвикателна е работата
  • Баланс между работа и личен живот
  • Проблемни области, които биха искали да подобрят
  • Отношения със съколегите
  • Нужди и очаквания на клиентите
  • Начини за подобряване на компанията

Кои инструменти да използвам за получаване на отзиви от представителите на обслужването на клиентите?

  • Инструмент за отзиви на служителите, например Spidergap
  • Приложение за ангажираност на служителите, например Connecteam
  • Анкети, например SurveyMonkey
  • Индивидуални интервюта
  • Фокус групи

Мненията на клиентите са централни за операциите и стратегията на бизнеса. Всяка компания се нуждае от отзиви на клиентите, за да разбере как нейната марка се възприема и взаимодейства.

Защо е важно да попросите отзиви от клиентите?

Чрез разбиране на това, което клиентите харесват и не харесват, бизнесите могат да направят промени, които ще подобрят опита на клиентите.

Как да попросите отзиви от клиентите?

Задавайте въпроси със специфични цели. Определете кой метод ще работи най-добре за вашия бизнес, след което започнете.

Изграждането на отношения с клиентите е от съществено значение, ако те трябва да се чувстват принудени да оставят отзиви. Обръщайте се към клиентите по техните имена и задавайте открити въпроси. Помислете да предложите отстъпки за клиентите, които предоставят своите мнения.

Анкета в прозорец на чата

Кой инструмент да използвам за попрошване на отзиви от клиентите?

  • Всплывающи анкети
  • Форуми и дискусионни табла
  • Анкети в социалните медии
  • Последващи имейли и съобщения

Когато клиентите не са доволни, те често се свързват с отдела за обслужване на клиентите. Чрез слушане/четене и анализ на тези оплаквания, можете да определите проблемни области.

Защо е важно да проведете одит на записаните оплаквания?

Слушането на оплаквания позволява на бизнесите да идентифицират техните основни причини. Чрез разбиране на това, което причинява оплаквания на клиентите, бизнесите могат да предприемат стъпки за решаване на проблемите.

Как да проведете одит на записаните оплаквания?

Използвайте софтуер за качество на контакт центъра, който включва функции за запис на разговори, като LiveAgent. След това преглеждайте подбор от оплаквания за анализ.

Потърсете модели в видовете оплаквания, които се правят. Може ли има конкретен проблем, който постоянно се появява? Разследвайте какво причинява клиентите да се свързват с обслужването на клиентите и се опитайте да разрешите тези проблеми.

Неограничени записи на разговори в софтуер за контакт център на LiveAgent

Кой инструмент да използвам за провеждане на одит на записаните оплаквания?

  • Записи на разговори
  • История на съобщения и коментари
  • Инструменти за слушане в социалните медии, например Mediatoolkit

Предлагането на обслужване на клиентите на различни езици може да бъде голямо предимство за бизнесите.

Защо е важно да предоставяте езикови вариации?

Това ви позволява да комуникирате с повече потенциални клиенти и увеличава шансовете да ги задържите като клиенти.

Как да предоставяте езикови вариации?

Представителите на обслужването на клиентите често могат да говорят множество езици и могат да маршрутизират разговори според техните езикови умения. Това обаче е скъпа опция, така че бизнесите обикновено само превеждат своя уебсайт и маркетингови материали на други езици.

Пример на домейни за превод

Кой инструмент да използвам за предоставяне на езикови вариации?

  • Софтуер за превод, например Google Translate

Въвеждането на обслужване на клиентите е процесът, чрез който новите служители се запознават с вашата компания, нейните политики и процедури.

Защо е важно да установите процес на въвеждане?

Един от най-важните аспекти на предоставянето на добро обслужване на клиентите е гарантирането, че новите служители са правилно запознати с вашата компания. С правилното въвеждане те ще могат да се справят от първия ден и да предоставят най-доброто възможно обслужване на клиентите.

Как да установите процес на въвеждане?

Поговорете с новите служители за техния опит. Попросете ги как добре се запознаха с процедурите на компанията и дали се чувстваха подготвени да предоставят качествено обслужване на клиентите. Можете също да преглеждате наръчници за обучение, да тествате новите служители на техните познания за продукта и да наблюдавате техните взаимодействия с клиентите.

Имейл за въвеждане на LiveAgent

Кои инструменти да използвам за установяване на процес на въвеждане?

  • Правилни наръчници за обучение
  • Процедури за въвеждане
  • Тестване и викторини

Агентите за обслужване на клиентите трябва да имат необходимите квалификации, за да предоставят качествено обслужване. Това включва наличието на правилните умения, знания и опит.

Защо е важно да проверявате квалификациите на агентите за обслужване на клиентите?

С правилния набор от умения, вашите агенти ще могат да предоставят най-доброто възможно обслужване на клиентите. Те ще знаят как да се справят с различни видове клиенти, да обработват оплаквания ефективно и да решават проблеми бързо.

Как да проверявате квалификациите на агентите за обслужване на клиентите?

Разбира се, можете да преглеждате резюметата на агентите, за да получите представа за техните умения. Но можете да направите повече от това – проверете ги на практика.

Попросете ги да завършат тестове на умения, дайте им викторини относно политиките и процедурите на компанията и накарайте ги да участват в упражнения за ролева игра. След това можете да определите дали са квалифицирани да предоставят на вашите клиенти най-добрия опит на поддръжка.

Кои инструменти да използвам за проверка на квалификациите?

  • Тестове на умения
  • Интервюта

Всички ваши агенти за обслужване на клиентите трябва да знаят какво се очаква от тях и как могат да помогнат на клиентите.

Защо е важно агентите да знаят своите отговорности?

Ако агентите за обслужване на клиентите не знаят своите отговорности, те може да не могат да помогнат на клиентите. Това може да доведе до разочаровани клиенти и лоша репутация за вашия бизнес, както и до недоволни агенти, които може да не отговарят на своя пълен потенциал.

Как да направите агентите наясно с техните отговорности?

Проверете дали всички агенти за обслужване на клиентите са запознати с описанията на своите работни места. Това трябва да включва списък на техните отговорности. Можете също да им предоставите наръчници, насоки и други ресурси, които да им помогнат в работата им.

Комуникирайте ясно и кратко, както и предоставяйте редовна обратна връзка, така че вашите агенти винаги ще бъдат наясно с текущите си задачи.

Съвет: Вътрешните билети и бележки на LiveAgent могат да бъдат полезни тук. Използвайте ги като напомняния, за създаване на задачи или за правене на бележки за вашите съколеги. По този начин всеки ще знае какво трябва да се направи.

Вътрешна бележка с маскиране

Кои инструменти да използвам за направяне на агентите наясно с техните отговорности?

  • Платформа за управление на задачи, например Asana, Basecamp
  • Платформа за комуникация, например Slack
  • Насоки и списъци
  • Бележки и вътрешни билети

Проверката на стандартите на обслужването на клиентите по отношение на поддръжка и комуникация ви помага да определите дали вашият екип е способен.

Защо е важно да проверявате стандартите на обслужването на клиентите?

Ако обслужването на клиентите не отговаря на определени стандарти, това ще навреди на вашия бизнес. Може да загубите клиенти, да повредите репутацията си и да навредите на морала на вашия екип.

Контролен списък за стандарти на обслужване на клиентите от LiveAgent

Как да проверявате стандартите на обслужването на клиентите?

Преглеждайте своите политики и процедури за стандарти на обслужване на клиентите, използвайки нашия контролен списък. По този начин ще можете да видите какво трябва да направите, за да предоставите последователно обслужване на вашите клиенти.

Съвет: ето контролен списък за стандарти на обслужване на клиентите, предоставен от LiveAgent.

Кои инструменти да използвам за проверка на стандартите на обслужването на клиентите?

  • Контролен списък за стандарти на обслужване на клиентите на LiveAgent

Справянето с трудни клиенти е предизвикателство, така че всички представители на обслужването на клиентите трябва да бъдат обучени как да го направят.

Защо е важно да обучавате представителите на обслужването на клиентите?

Ако служителите не са правилно обучени, те може да не могат да помогнат на клиентите. Когато оплакване е неправилно обработено, това може да доведе до отрицателна реклама от уста на уста и дори до загубени клиенти.

Презентация на LiveAgent

Как да обучавате представителите на обслужването на клиентите?

Имайте програма за обучение, която обхваща всички различни аспекти на взаимодействията с клиентите. Това ще гарантира, че представителите на обслужването на клиентите могат да справят всяка ситуация, която възникне.

Актуализирайте редовно обучението и покрийте нови теми.

Кои инструменти да използвам за обучение на представителите на обслужването на клиентите?

  • Онлайн курсове за обучение
  • Видеа
  • Уроци
  • Работилници
  • Печатни материали

За да гарантирате гладка и безпроблемна 24/7 услуга за поддръжка на клиентите, проверявайте я редовно.

Защо е важно да проверявате 24/7 обслужването на клиентите?

Ако поддръжката на клиентите не функционира правилно, може да загубите клиенти. Репутацията и финансовия резултат могат да пострадат в резултат.

Как да проверявате как работи 24/7 обслужването на клиентите?

Тествайте услугата чрез обаждане или изпращане на имейл в различни часове на деня и нощта. Видете колко време отнема на някой да отговори на вашия разговор или да отговори на имейла.

Разгледайте регистрите, за да видите колко чата са обработени и какво е времето им за отговор. Уверете се, че имате чатбот, достъпен извън работното време.

Отчет за време в софтуер за помощ - LiveAgent

Кои инструменти да използвам за проверка на 24/7 обслужването на клиентите?

  • Регистри на поддръжката на клиентите
  • Отчети на контакт центъра
  • Отчети на чатбота

Друг важен аспект за проверка е колко добре се прехвърлят разговорите. Достига ли всеки разговор до подходящия агент?

Защо е важно да прехвърляте разговори ефективно?

Ако разговорите не се прехвърлят правилно, клиентите могат да се разочаруват и да се откажат от опита да се свържат с вашия бизнес.

Как да прехвърляте разговори ефективно?

Използвайте функции като автоматично разпределение на разговорите и интелигентна маршрутизация на разговорите. Те влияят на начина, по който обслужването на клиентите обработва разговорите, помагат да се намалят времето на чакане и да се предостави по-добър опит на клиентите.

Прехвърляне на разговор с присъствие

Кои инструменти да използвам за ефективно прехвърляне на разговори?

  • Софтуер за автоматично разпределение на разговорите
  • Софтуер за интелигентна маршрутизация на разговорите
  • Софтуер за контакт център

Оценката е ключът към успеха, така че уверете се, че правите това редовно. В крайна сметка трябва да знаете дали промените, които правите, работят.

Защо е важно да оценявате резултатите след всякакви промени?

За да определите дали направените промени са ефективни или ако са необходими някои допълнителни коригиращи действия.

Как да оценявате резултатите след всякакви промени?

Разгледайте количествени данни – средно време за разрешение, брой получени оплаквания или други статистики, които могат да ви помогнат да измерите ефективността на промените.

Разгледайте качествени данни – отзиви на клиентите, отговори на анкети или друга информация, която може да ви помогне да разберете как хората възприемат тези промени.

Анализирайте показатели на бизнеса – печалба, разходи и други мерки, които показват колко успешни са били промените от бизнес гледна точка.

Всички тези методи могат да ви дадат ценни прозрения дали промените имат желания ефект.

Отчети в софтуер за помощ - LiveAgent

Кои инструменти да използвам за оценка на резултатите след всякакви промени?

  • Excel или Google Sheets за изчисления
  • Анкети
  • Отзиви на клиентите
  • Отчети за обслужване на клиентите в LiveAgent

Анализирането на производителността на обслужването на клиентите на конкурентите ви може да ви даде добра представа за това къде стойте.

Защо е важно да наблюдавате услугите на конкурентите?

Чрез разбиране на това как се представят конкурентите, можете да останете напред на играта. Това знание може да ви помогне да спечелите нови клиенти и да подобрите лоялността на клиентите.

Изследване в социалните медии

Как да наблюдавате производителността на услугите на конкурентите?

Разгледайте техните уебсайтове – предоставя цялостно разбиране на това как се представят.

Разгледайте социалните медии – могат да ви дадат повече детайли, като например какви видове оплаквания получават и как отговарят на тях.

Регистрирайте се за техния обслужване на клиентите – това ще ви даде преглед на първа ръка как третират клиентите.

Кои инструменти да използвам за наблюдение на производителността на конкурентите?

  • Инструменти за слушане в социалните медии като Mediatoolkit
  • Форуми и уебсайтове с отзиви, например G2
  • Свържете се с тях директно

KPI на обслужването на клиентите, като удовлетвореност на клиентите или процент на разрешение при първи контакт, са добри показатели за измерване на това колко добре се представя вашият екип.

Защо е важно да наблюдавате KPI на обслужването на клиентите?

Обслужването на клиентите е често първата точка на контакт между компания и нейните клиенти. Това може да бъде решаващ фактор дали клиентът ще работи с вас или не.

Как да наблюдавате KPI на обслужването на клиентите?

Направете списък на KPI, които искате да проследявате. Това ще варира в зависимост от целите на вашия бизнес, но някои често срещани са процент на удовлетвореност на клиентите, процент на разрешение при първи контакт и средно време на обработка. Можете да намерите повече в “примери на KPI на обслужване на клиентите” по-долу.

След като имате списъка на KPI, намерете правилните инструменти за проследяване. Има много различни опции, от прости анкети до по-сложен софтуер, който може да проследява взаимодействията с клиентите в реално време и да предоставя готови отчети.

Внедрете процес за редовно наблюдение на KPI. Това може да бъде нещо толкова просто, както установяване на редовни отчети и преглед на тях с вашия екип.

Отчет за производителност в софтуер за поддръжка на клиентите - LiveAgent

Кои инструменти да използвам за наблюдение на KPI на обслужването на клиентите?

  • Отчети и аналитика на LiveAgent
  • Google Sheets и Excel
  • Шаблон на KPI на обслужване на клиентите

Клиентите мразят да чакат, така че е важно да направите всичко възможно, за да минимизирате времето, което трябва да чакат за помощ.

Защо е важно да минимизирате времето на чакане?

Хората е по-вероятно да работят с компании, които предлагат бързо и ефективно обслужване на клиентите. Проучване на HubSpot установи, че почти 60% от клиентите смятат, че дългото време на чакане е най-разочароващата част на опита на услугата.

Как да минимизирате времето на чакане?

  • Обучавайте и оборудвайте служителите си да справят запитванията на клиентите
  • Използвайте система за билети за опашка на клиентите и напреднали функции за автоматизация, като ACD или IVR
  • Останете актуални относно текущите тенденции в обслужването на клиентите и приемете най-добрите практики
Автоматично разпределение на билети на LiveAgent

Кои инструменти да използвам за минимизиране на времето на чакане?

  • Софтуер за обслужване на клиентите на LiveAgent
  • Универсален входящ пощенски ящик на LiveAgent
  • Автоматизация

Обслужването на клиентите трябва да бъде екипна работа и всеки в компанията трябва да е наясно с това колко добре (или колко лошо) се представя.

Защо е важно да споделяте отчети?

Чрез споделяне на резултатите с целия екип и останалата част на компанията, всеки ще бъде на една и съща страница и ще работи към една и съща цел.

Как да споделяте отчети?

За да споделите отчети, можете да:

  • Ги изпратите по имейл
  • Ги споделите по време на събрания на компанията
  • Направите твърди копия и ги разпределите на служителите
Пример на Google Drive

Кои инструменти да използвам за споделяне на отчети?

  • Google Drive
  • Microsoft SharePoint
  • Dropbox

Примери на KPI на обслужване на клиентите

Оценка на удовлетвореност на клиентите (CSAT)

CSAT е мярка за това колко доволен е клиент от даден продукт или услуга. Най-често срещаният начин да се изчисли е да попитате клиентите за техния опит с вашата компания. Можете да направите това или директно, или чрез инструменти за анкети, за да автоматично изчислите оценката на CSAT.

Повечето компании използват отзиви на клиентите (включително оценки на CSAT) за вземане на решения относно кои продукти и услуги да предложат, как да подобрят поддръжката на клиентите и къде да съсредоточат маркетинговите си усилия.

Време на първи отговор

Времето на първи отговор в контакт център е колко време отнема на първия представител на обслужването на клиентите да отговори на разговор или съобщение на клиент.

Това е важен показател, защото влияе на целостния опит на клиента с компанията. Бавните отговори могат да накарат клиентите да почувстват, че не са приоритет и могат да доведат до по-дълги времена на чакане за други.

За да подобрите времето на първи отговор, обучавайте персонала си как да справя запитванията на клиентите, използвайте система за маршрутизация на разговори, която дава приоритет на разговорите с висок приоритет, и проверете, че контакт центърът има достатъчно персонал, за да справи обема на разговорите или съобщенията, които обикновено получава.

Нетен резултат на препоръчване (NPS)

Нетен резултат на препоръчване е показател, предназначен да проследява лоялност и удовлетвореност на клиентите. Резултатът се основава на въпроса “Колко вероятно е да препоръчате нашата компания/продукт/услуга на приятел или колега?”

На респондентите се предлага да оценят тази вероятност по скала от 0-10. Тези, които отговарят с 9 или 10, се считат за промотори, 7 или 8 са пасивни, а всичко под 6 се счита за детрактор.

NPS се изчислява чрез изваждане на процента на детракторите от процента на промоторите.

Средно време на разрешение (ART)

ART е средното време, което отнема на компания да разреши билет за обслужване на клиентите. Времето на разрешение се измерва от момента, когато клиент подаде билет, докато не бъде отбелязан като разрешен.

Сложността на проблема, нивата на персонала и колко добре са настроени системите на компанията са фактори, които влияят на ART. Но като цяло, повечето компании се стремят да разрешат билети в рамките на 24-48 часа.

Средна степен на преобразуване

Средната степен на преобразуване е процентът на хора, които предприемат желаното действие, като например правят покупка или попълват формуляр. Средната степен на преобразуване може да варира в зависимост от такива променливи като индустрия и продукт и т.н.

За да увеличите степента на преобразуване, трябва да се съсредоточите върху подобряване на обслужването на клиентите, насочване на правилните хора с маркетинговите си кампании и използване на ефективни бутони за призив към действие на вашия уебсайт.

Резюме на контролния списък за одит на обслужването на клиентите

  • Оценете качеството на обслужването на клиентите
  • Сравнете качеството с предварително установени цели
  • Идентифицирайте пропуски за подобрение
  • Намерете начини за подобряване на обслужването на клиентите
  • Събирайте всички необходими данни с LiveAgent
  • Проверете дейностите на омниканала
  • Получете отзиви от представителите на обслужването на клиентите (вътрешни)
  • Попросете отзиви от клиентите
  • Проведете одит на записаните оплаквания
  • Предоставете езикови вариации
  • Установете процес на въвеждане
  • Проверете квалификациите на агентите за обслужване на клиентите
  • Направете агентите за обслужване на клиентите наясно с техните отговорности
  • Проверете стандартите на обслужването на клиентите
  • Обучавайте представителите на обслужването на клиентите
  • Проверете как работи 24/7 обслужването на клиентите
  • Прехвърляйте разговори ефективно
  • Редовно оценявайте резултатите след всякакви промени
  • Наблюдавайте производителността на услугите на конкурентите
  • Проследявайте KPI на обслужването на клиентите
  • Минимизирайте времето на чакане
  • Споделяйте отчети в цялата компания

Примери на KPI на обслужване на клиентите

  • Оценка на удовлетвореност на клиентите (CSAT)
  • Време на първи отговор
  • Нетен резултат на препоръчване (NPS)
  • Средно време на разрешение (ART)
  • Средна степен на преобразуване

Често задавани въпроси

Как да оцените удовлетвореността на клиентите?

Попитайте клиентите си как се чувстват по отношение на техния опит с вашата компания. Можете да направите това чрез анкети на клиентите, интервюта или фокус групи. Друг начин за оценка на удовлетвореността на клиентите е да разгледате отзивите в социалните медии, на сайтовете с отзиви и други онлайн платформи. Това може да ви даде представа за това колко добре отговаряте на очакванията на клиентите. Можете също да проследите колко често клиентите се връщат в бизнеса ви и колко харчат средно. Тези показатели могат да ви помогнат да разберете дали клиентите са доволни от вашите продукти и услуги и дали е вероятно да ви препоръчат на други.

Какво представляват одитите на обслужването на клиентите?

Одит на обслужването на клиентите е просто преглед на това колко добре вашата компания предоставя поддръжка на своите клиенти. Той може да бъде проведен вътрешно или външно и може да обхваща всички или някои аспекти на процеса на обслужване на клиентите. Целта на одита на обслужването на клиентите е да идентифицира където вашата компания би могла да подобри опита, който предоставя, и да разработи план за решаване на тези области. Резултатите от одита на обслужването на клиентите могат да се използват за подобряване на програмите за обучение на служителите, преразглеждане на политиките и процедурите, промяна на начина, по който се обработват оплаквания, и много повече.

Как мога да проведа одит на обслужването на клиентите?

Можете да проведете одит на обслужването на клиентите по различни начини, като например чрез анкетиране на клиентите относно тяхната удовлетвореност от получената услуга, интервюиране на служителите, за да получите тяхната гледна точка, или преглед на записите на разговорите, за да видите колко добре компанията е обработила всяко взаимодействие. Независимо кой метод изберете, одитирането на обслужването на клиентите ще ви помогне да гарантирате, че вашите клиенти са доволни и че вашата компания предоставя най-добрия възможен опит при обслужване на клиентите.

Какво е контролен списък при одитиране?

Добрият контролен списък за одит ще включва всички стъпки, които трябва да предприемете, за да проведете ефективен одит. Той също ще включва списък на документите и записите, които ще трябва да преглеждате, които трябва да бъдат приспособени към вашата конкретна индустрия и счетоводни процедури. Използването на контролен списък е отличен начин да гарантирате, че вашият одит е задълбочен и точен. Това може да ви помогне да избегнете пропуснати възможности и потенциални проблеми в бъдеще.

Как да се подготвя за одит на обслужването на клиентите?

Има няколко стъпки, които можете да предприемете, за да се подготвите. Най-добрият начин да се подготвите за одит на клиентите е да приведете в ред вашите записи и да имате цялата необходима документация. Трябва също да сте запознати с политиките и процедурите на компанията за справяне с одити. Освен това трябва да прилагате добри практики при обслужване на клиентите и да сте готови да отговорите на всички въпроси, които одиторът може да има. Бъдете учтив и професионален по всяко време и останете спокоен под натиск. Ако имате нужда от помощ при подготовката за одит, консултирайте се със своя началник.

Как да използвам този шаблон на контролен списък за одит на обслужването на клиентите?

Той ви предоставя всеобхватен списък на елементите, които трябва да преглеждате по време на следващия одит. За да използвате този контролен списък, просто го отметнете въз основа на информацията за операциите по обслужване на клиентите на вашата компания. Това ще ви помогне да проследите дали вашият екип отговаря на целите ви за обслужване на клиентите.

Научете повече

Контролен списък за оценка на обслужването на клиентите
Контролен списък за оценка на обслужването на клиентите

Контролен списък за оценка на обслужването на клиентите

Подобрете обслужването на клиентите с помощта на всеобхватен контролен списък за оценка, фокусиран върху определяне на очаквания, мониторинг на комуникациите, а...

14 мин четене
Customer Service Evaluation +2
Контролен списък за обслужване на клиенти
Контролен списък за обслужване на клиенти

Контролен списък за обслужване на клиенти

Подобрете обслужването на клиентите си с нашия практичен контролен списък за обслужване на клиенти – отметнете всичко, за да се насочите към успех....

21 мин четене
Контролен списък за осигуряване на качеството на обслужването на клиентите
Контролен списък за осигуряване на качеството на обслужването на клиентите

Контролен списък за осигуряване на качеството на обслужването на клиентите

Подобрете обслужването на клиентите с контролен списък за осигуряване на качеството. Създайте карта на резултатите, оценете производителността, управлявайте кан...

17 мин четене

Ще бъдете в добри ръце!

Присъединете се към нашата общност от доволни клиенти и осигурете отлична поддръжка на клиенти с LiveAgent.

LiveAgent Dashboard