Контролен списък за дистанционна работа

Асно определете времето, през което от служителите ви се очаква да работят.

Защо е важно да посоча работното време?

Служителите, както и работодателите, трябва да са наясно с него. Ако хората не са наясно с работното си време, това може да доведе до проблеми с продуктивността и ефективността.

Как да посоча определя време?

Попитайте служителите си кое е най-удобното време за тях, в което да си вършат работата. Преценете кое е най-добро за екипа ви, било то точно работно време или гъвкав график.

Кои инструменти да ползвам, за да определя работното време?

Инструменти за управление на времето като Trello, Toggl и др.

Уверете се, че служителите ви разбират отговорностите си. Уверете се, че не микроменажирате, тъй като това ще доведе единствено до изнервеност и по-ниска продуктивност.

Защо е важно да определя ясни отговорности и очаквания?

Колкото по-добре всички разбират задълженията и очакванията от тях, толкова по-рподуктивно ще бъде работното място. Работодателите ще могат да държат служителите си отговорни за действията им, а същевременно служителите ще знаят, че могат да споделят мнението си.

Как за определя ясни отговорности и очаквания?

Подгответе длъжностни характеристики, които описват отговорностите на всяка позиция, и адължително ги обновявайте при нужда. Уведомете служителите си ако се наложат промени.

Кои инструменти да използвам за тази стъпка?

Инструменти за съвместна работа като Trello, Asana или Basecamp създават специфични задачи за служителите и следят напредъка им.

Създайте ясна политика за отпуските, почивките, почивните дни и болничните.

Защо е важно да определя правилата за почивките?

Работодателят трябва да покрие отсъстващите от работа, а служителите трябва да знаят какво е допустимо що се отнася до вземането на почивки.

Как да определя правилата за почивките?

Най-добре е да позволите поне няколко дни отпуска, някои платени, а други неплатени, на база на специална политика за всеки служител. Някои работодатели дори позволяват неограничен брой почивни дни, но това обикновено изисква взаимно доверите и отдаденост към отговорна работа без пряко наблюдение. Помолете служителите си да заявяват почивните си дни възможно най-рано.

Какви инструменти да използвам във връзка с почивните дни?

Използвайте Google Docs или Sheets, за да създадете календар, в който всеки да може да заяви почивни дни, да добави бележки и да вижда промение в реално време.

Планирайте колко често и кога трябва да се състоят срещите.

Защо е важно да планирам срещите си предварително?

Срещите трябва да са практични и ефективни ако ще ги правите редовно. По този начин всички могат да се фокусират върху задачата без да губят време.

Как да уредя срещите си предварително?

Трябва да насрочите редовни срещи за обсъждане на новините в екипа. Например, всеки петък сутринта или сряда следобед. Също така може да уговаряте срещи според нуждите си когато нещо трябва да се обсъди незабавно.

Кои инструменти ще ми помогнат да уговарям срещите си предварително?

Slack, LiveWebinar, Zoom или Google Hangouts са отлични инструменти за видео комуникация.

Комуникацията е ключова за дистанционния екип. Определете правилата за комуникация и се уверете, че всички ги следват.

Защо е важно да стандартизирам комуникацията?

Нещата могат да станат много хаотични ако нямате ясен план за комуникация. За да бъдат всички информирани, е необходимо да определите начин, по който хората да комуникират ефективно и бързо.

Как да стандартизирам комуникацията?

Изключително важно е да следите напредъка на проектите, за да знаете дали някой изостава. Освен това, е полезно да виждате какво прави екипа ви в ежедневието. За да стандартизирате комуникацията с клиенти, използвайте софтуер за управление на запитвания, като LiveAgent. Имейлите, чатовете, споменаванията в социалните медии и съобщенията от други канали ще дойдат в една универсална входяща кутия. Това прави комуникацията по-лесна и води до по-удовлетворени клиенти. С какви инструменти да стандартизирам комуникацията?

• Комуникация в екипа – инструменти като Asana или Basecamp са полезни, но само ако ги използвате редовно.
• Комуникация с клиенти – хелп деск софтуер с всичко в едно, например LiveAgent (можете да го пробвате безплатно!).

За да бъдат всички на една вълна и да се движат в една посока, всички екипи трябва да споделян едни ценности и цели.

Защо е толкова важно да се погрижа за културата на компанията?

Указанията на компанията ще помогнат да привлечете бъдещи служители, но са важни и за задържането на съществуващите. Служителите, които се чувстват като част от екип и чиито ценности се припокриват с тези на организацията, са по-склонни да останат в компанията.

Как да се погрижа за културата на компанията?

Създайте списък с основни ценности и се уверете, че всички ги разбират. Освен това, наръчник на компанията може да очертае очакванията и политиките.

Кои инструменти ще ми помогнат да се погрижа за културата на компанията?

Можете да създадете документ в Google Docs или да напраеите кратко видео/презентация за основните ценности на компанията.

Уверете се, че служителите ви работят в продуктивна работна атмосфера преди да започнат да работят дистанционно.

Защо е важно да проверя условията за дистанционна работа на служителите си?

Не всички имат идеални условия за работа от вкъщи. Ако искате служителите ви да се фокусират върху работата си, те трябва да имат инструментите и ресурсите да го направят.

Как да проверя условоята за дистанционна работа на служителите си?

Ако е възможно, наемете физическа локация в техния район (напр. споределно работно простанство). Ако не, се опитвайте да им осигурите по-добри работни условия вкъщи като осигурите оборудване (столове, бюра и т.н.)

Какви инстументи да използвам, за да проверя условията за дистанционна работа на служителите ми?

За да разберете дали на някого му липсват подходящи условия за дистанционна работа, може да направите анкета с Google Forms.

Когато екипът ви започне да работи дистанционно, е изключително важно да имате план за въвеждащо обучение на нови служители.

Защо е важно да планирам въвеждащото обучение?

Ако нямате план за въвеждащото обучение, може да е предизвикателство новите ви служители да влязат в крак.

Как да планирам дистанционно въвеждащо обучение?

Планирайте видео срещи и обучения за служителите си, за да се запознаят бързо с новата система. Създайте наръчник, който всеки служител да прочете, за да се запознае бързо с насоките на компанията.

Какви инструменти да използвам, за да планирам въвеждащо обучени от разстояние?

Можете да използвате LiveWebinar за онлайн обучения. Създайте наръчници в Google Docs/Sheets.

За да са продуктивни, дистанционните служители имат нужда от подходящи инструменти, като компютър с инсталирани всички необходими програми.

Защо е важно да се уверя, че служителите ми имат нужните устройства?

Ако дистанционните ви служители нямат подходящи лични устройства или инструменти, ще им бъде трудно да свършат работата си.

Как да се уверя, че служитлите ми имат нужните устройства?

Оборудвайте служителите си с подходящи инструменти и устройства.

Кои инструменти да използвам, за да се уверям че служителите ми имат нужните устройва?

Можете да направите списък с изискванията за дистанционна работа в Google Docs/Sheets. Помислете дали да не инвестирате в технология за съхранение на облак (напр. Dropbox) или споделяне на файлове (Google Drive).

Надеждната интернет връзка е задължителна за работещите дистанционно.

Защо е важно да осигуря достъп до интернет?

Ако интернетът на работника спре дори и за няколко минути, може да има значителни последствия. Проверете дали не се сблъскат с проблеми с връзката докато работят дистанционно.

Как да осигуря достъп до интернет на всички?

Проверявайте периодично скоростта на интернета на всички. Ако има проблеми, се свържете с доставчика на услугата и ги решете възможно най-бързо.

Кои инструменти да използвам, за да осигуря на всички достъп до интернет?

Pingdom ви дава възможност да наблюдявате статуса на интернет връзката навсякъде по света.

Уверете се, че служителите ви имат достъп до техническа поддръжка ако нещо не работи добре.

Защо е важно да осигуря техническа поддръжка?

Ако дистанционните ви служители нямат достъп до техническа поддръжка, може да се изнервят и да го сметнат за пречка, която им пречи да си свършат работата.

Как да осигуря техническа поддръжка?

Дайте на служителите си списък с контакти, включващи имейл адрес, телефонен номер и т.н.

С какви инструменти да осигуря техническа поддръжка?

Можете да създадете документ (напр. в Google Docs), описващ процеса по техническа поддръжка, и да дадете достъп до него на всеки в екипа си. Помислете дали да не инвестирате в софтуер, който осигурява на служителите ви поддръжка 24/7.

Дистанционните ви работници трябва да знаят какви са задълженията им по сигурността.

Защо е важно да дам задължения по безопасността?

Безопасността на служителите ви винаги трябва да е най-висок приоритет. Служителите ви трябва да са наясно с опасностите, свързани с работата от вкъщи, и да разбират политиката за безопасност на компанията.

Как да дам задължения по безопаснотта?

Обяснете ясно какво се очаква от тях и върху кои елементи на безопасността трябва да се фокусират.

Кои инструменти да използвам за задълженията за безопасност?

Geofencing ви дава възможност да следите местонахождението на устройството на всеки служител и да задавате граници, които не може да прекрачва. Тази стъпка обаче е задължителна само ако компанията ви наистина съхранява чувствителни данни, в противен случай трябва просто да вярвате на служителите си – отплаща се.

Обновявайте редовно приложенията и устройствата на екипа си.

Защо е важно да се грижа за редовните обновления?

Ако дистанционните ви служители не обновяват устройствата си, могат да станат уязвими на кибер атаки. Проверете дали всички правят редовните обновления и не ги пренебрегват.

Как да се погрижа за редовните обновления?

Създайте документ, който съдържа списък с необходимите обновление, така че всички да имат достъп до тази информация.

Кои инструменти ще ми помогнат да се погрижа за редовните обновления?

Трябва да обмислите инвестиция в инструменти като Microsoft AutoUpdate (за Windows) или Mac OS X Update (за Apple устройства), които ви дават възможност да обновявате автоматично софтуера на служителите си.

Трябва да идентифицирате в кои области е най-вероятно служителите ви да се сблъскат с проблеми със сигурността.

Защо е важно да идентифицирам рисковете за безопасността?

Ако знаете къде се крият опасностите, можете да предприемете стъпки да ги избегнете. Идентифицирайте потенциалните заплахи преди да се превърнат в проблем.

Как да идентифицирам заплахите за сигурността?

Помислете дали да не направите карта с рисковете за сигурността, която очертава областите, в които служителите ви могат да се сблъскат с опасности.

Кои инструменти да използвам, за да идентифицирам рисковете за сигурността?

Има различни инструменти, които идентифицират рисковите области, включително Geofencing, софтуер за наблюдение на социалните медии (като Mediatoolkit) и Google Alerts.

В случай че нещо се обърка, трябва да осигурите план за спешни случаи, за да направите работното си място по-безопасно.

Защо е важно да напиша план за спешни случаи?

При спешен случай, дистанционните ви работници може да се паникьосат и да влошат нещата. Планът за спешни случаи може да предотврати това.

Как да напиша план за спешни случаи?

Създахте документ със списък със задачи, който очертава плана за спешни случаи стъпка по стъпка.

Кои инструменти да използвам, за да напиша план за спешни случаи?

Тези, които служителите ви ползват най-често, са им най-познати и вероятно ще се справят най-бързо с тях.

Един от най-големите проблеми с работата от разстояние е невъзможността за директна комуникация с хора. Тъй като дистанционните работници прекарват по-голямата част от времето си между четири стени, психичното им здраве е изключително важно.

Защо е важно да се погрижа за психичното здраве на служителите си?

Ако служител се сблъска с проблеми с психичното си здраве, това може да има огромно влияние върху ефективността на компанията.

Как да помогна да се погрижа за благосъстоянието на служителите си?

Без значение дали става въпрос за работа или не, се уверете, че всички имат достъп до помощ ако имат нужда от такава.

Кои инструменти да използвам, за да се погрижа за благосъстоянието на служителите си?

Можете да правите анонимни проучвания с Google Forms или SurveyNuts.

Насърчавайте служителите си да водят непринудени разговори с колегите си, дори и по въпроси, несвързани с работата. Това ще им помогне да се чувстват по-свързани с екипа и ще предотврати чувството на изолация.

Защо е важно да дадете възможност за непринудени разговори с колеги?

Ако служителите ви започнат да се чувстват изолирани, може да им стане трудно да се концентрират и да си вършат работата.

Как да улесня непринудените разговори с колеги?

Обръщайте внимание на всяка възможност за “дистанционни” срещи, не само такива по работа, но и за да отразнувате рождените дни на служителите си, например.

Кои инструменти да използвам, за да улесня непринудените разговори с колеги?

Всеки инструмент за уебинари и съобщения (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout и т.н.) ще свърши работа.

Много по-голямо предизвикателство е да научите нови умения когато работите дистанционно, отколкото в офис. Осигурете на служителите си алтернативни възможности и стимули да усвояват нови умения, възможности да се развиват. Дайте им достъп до технология, която ще им помогне да правят всичко това.

Защо е важно да осигуря обучение на служителите си?

Давайки възможност на служителите си да се развиват, им помагате да видят работата си като кариера, а не просто още едно работно място. Насърчете ги да присъстват на уебинари или да участват в курсове, свързани с професионалните им интереси.

Как да осигуря на служителите си възможности за обучение?

Помислете дали да не предложите различни видове обучения, като видео уроци, уебинари или електронни книги. Можете също така да насърчавате служителите си да участват в курсове в свободното си време.

Кои инструменти да използвам, за да осигуря на служителите си възможности за обучение?

Можете да използвате софтуер за видео конференции като Skype или Zoom, за да провеждате обучения на живо, или платформи като Lynda.com и Coursera, за да предлагате онлайн курсове.