Контролен списък за дистанционна работа

Ясно установете времето, през което се очаква вашите служители да работят.

Защо е важно да посочите вашето работно време?

Служителите, както и работодателите, трябва да са наясно с това. Ако хората не са наясно с работното си време, това може да доведе до проблеми с производителността и ефективността.

Как да посочите вашето работно време?

Попитайте служителите кое време е най-удобно за тях да работят. Решете какво е най-добро за вашия екип, независимо дали е точно работно време или гъвкави графици.

Кои инструменти помагат да посочите вашето работно време?

Инструменти за управление на времето като Trello или Toggl и т.н.

Уверете се, че вашите служители разбират своите отговорности. Уверете се, че не микроуправлявате, тъй като това ще доведе само до разочарование и по-ниска производителност.

Защо е важно да установите ясни отговорности и очаквания?

Колкото по-ясно всеки разбира своите задължения и очаквания, толкова по-производителна ще бъде работната среда. Работодателите ще могат да отговарят работниците за техните действия, докато служителите ще се чувстват, че имат глас.

Как да установите ясни отговорности и очаквания?

Подгответе описания на работните места, които описват отговорностите на всяка позиция, и уверете се, че актуализирате тези описания при необходимост. Информирайте своя персонал, ако възникнат потенциални промени.

Кои инструменти да използвате в този етап?

Инструменти за сътрудничество като Trello, Asana или Basecamp създават специфични задачи за служителите и проследяват техния напредък, или можете също да обмислите внедряване на Checklist App.

Установете ясна политика за дистанционна работа, която се отнася до празници, почивки, отпуски и болнични дни.

Защо е важно да решите относно отпуска?

Работодателите трябва да управляват отсъствията, за да продължи работата, докато служителите трябва да знаят какво е приемливо по отношение на отпуска.

Как да решите относно отпуска?

Най-добре е да позволите поне няколко дни отпуск, някои платени и други неплатени в зависимост от конкретната политика за всеки служител. Някои работодатели дори позволяват неограничен отпуск, но това обикновено изисква доверие от двете страни и ангажимент да работят отговорно без надзор. Попросете персонала да поиска своите дни отпуск възможно най-рано.

Кои инструменти да използвате, за да решите относно отпуска?

Използвайте Google Docs или Sheets, за да създадете файл, където всеки може да поиска дни, които желае да отсъства, да добави бележки и да вижда всички промени в реално време.

Планирайте колко често, където и кога трябва да се провеждат срещи.

Защо е важно да организирате срещи предварително?

Срещите трябва да бъдат практични и ефективни, ако ще ги провеждате редовно. По този начин всеки може да остане сфокусиран върху задачата в ръка, без да губи време.

Как да организирате срещи предварително?

Трябва да установите редовна среща за актуализации на екипа. Например всеки петък сутрин или сряда следобед. Можете също да организирате ad-hoc срещи, когато нещо трябва да бъде обсъдено незабавно.

Кои инструменти помагат при организиране на срещи предварително?

Slack, LiveWebinar, Zoom или Google Hangouts са всички отлични инструменти за видео комуникация.

Комуникацията е ключова за всеки дистанционен екип. Установете насоките за комуникация и уверете се, че всеки ги следва.

Защо е важно да оптимизирате комуникацията?

Нещата могат бързо да станат хаотични, ако нямате план за комуникация. За да держите всички в курса, е необходимо да установите начин, по който хората могат да комуникират ефективно и бързо.

Как да оптимизирате комуникацията?

От съществено значение е да имате начин за проследяване на напредъка на проектите, така че да можете да определите дали някой изостава. Освен това е полезно да видите какво прави екипът ден по ден.

За оптимизиране на комуникацията с клиентите използвайте софтуер за управление на билети, като LiveAgent. Вашите имейли, чатове, разговори, споменавания в социални медии и съобщения от други канали ще попаднат в един универсален входящ кошче. Това прави комуникацията по-лесна и води до по-висока удовлетвореност на клиентите.

Кои инструменти да използвате за оптимизиране на комуникацията?

• Комуникация в екипа – инструменти като Asana или Basecamp са полезни, но само ако всеки ги използва последователно.
• Комуникация с клиентите – всеобхватен софтуер за помощ, като LiveAgent (безплатно е да опитате!).

За да бъдат всички на една страница и да се движат в една посока, всеки екип трябва да има набор от споделени ценности и цели.

Защо е важно да грижите за корпоративната култура?

Корпоративните насоки ще помогнат да привлекат бъдещи служители, но те са също от съществено значение за задържането на служителите. Служителите, които се чувстват, че са част от екип и чиито ценности се съответстват с ценностите на организацията, е по-вероятно да останат в компанията.

Как да грижите за корпоративната култура?

Създайте списък на основните ценности и уверете се, че всеки ги разбира. Също така, наръчник на компанията може да очертае очаквания и политики на компанията.

Кои инструменти помагат да грижите за корпоративната култура?

Можете да създадете документ в Google Docs или да създадете кратко видео/презентация за основните ценности на вашата компания.

Проверете, че вашите служители имат производителни работни среди, преди да започнат да работят дистанционно.

Защо е важно да проверите дистанционната работна среда на вашите служители?

Не всеки има идеални условия за работа от дома. Ако искате вашия персонал да се фокусира върху своята работа, те трябва да имат ресурсите и инструментите, които им трябват.

Как да проверите дистанционната работна среда на вашите служители?

Ако е възможно, наемете физическо работно място в техния район (например коворкинг пространство). Ако не, опитайте се да им предоставите по-добри работни условия у дома, като им снабдите някакво оборудване (столове, маси и т.н.).

Кои инструменти да използвате, за да проверите дистанционната работна среда на вашите служители?

За да разберете дали някой липсва подходяща дистанционна среда, можете да го анкетирате чрез Google Forms.

Когато вашия екип започне да работи дистанционно, е от съществено значение да имате план за адаптация на нови служители.

Защо е важно да планирате дистанционна адаптация?

Ако нямате план за адаптация, може да бъде предизвикателство да приведете новите служители в курса.

Как да планирате дистанционна адаптация?

Планирайте видео срещи и тренировки за вашите служители, за да се запознаят с новата система бързо. Създайте наръчници за всеки служител, които да прочетат, за да се запознаят с насоките на компанията.

Кои инструменти да използвате, за да планирате дистанционна адаптация?

Можете да използвате LiveWebinar за онлайн тренировки. Създайте наръчници в Google Docs/Sheets.

За да бъдат производителни, дистанционните работници имат нужда от подходящи инструменти, като компютър със всички програми, които им трябват инсталирани.

Защо е важно да уверите, че вашите служители имат необходимите устройства?

Ако вашите дистанционни работници нямат правилни лични устройства или инструменти, ще бъде трудно за тях да завършат своята работа.

Как да уверите, че вашите служители имат необходимите устройства?

Снабдете вашите служители с правилните инструменти и устройства.

Кои инструменти да използвате, за да уверите, че вашите служители имат необходимите устройства?

Можете да създадете списък на изискванията за дистанционна работа в Google Docs/Sheets. Обмислете инвестиция в технология като облачно хранилище (например Dropbox) и споделяне на файлове (Google Drive).

Надеждна интернет връзка е задължителна за дистанционни работници.

Защо е важно да дадете достъп до интернет?

Ако интернет на служител спре да работи дори за няколко минути, това може да има значителни последствия. Проверете, че те не изпитват никакви затруднения със връзката при работа дистанционно.

Как да дадете на всеки достъп до интернет?

Проверявайте интернет скоростите на всеки периодично. Ако има някакви проблеми, свържете се с доставчика на услугата и разрешете ги възможно най-бързо.

Кои инструменти да използвате, за да дадете на всеки достъп до интернет?

Pingdom ви позволява да наблюдавате статуса на интернет връзката от всяко място в света.

Уверете се, че вашите служители имат достъп до техническа поддръжка, ако нещо не работи правилно.

Защо е важно да предоставите техническа поддръжка?

Ако вашите дистанционни работници нямат достъп до техническа поддръжка, те могат да се разочаруват и да я видят като препятствие, което им пречи да завършат своята работа.

Как да предоставите техническа поддръжка?

Предоставете на вашите служители списък на контактите за поддръжка, включително имейл адрес и телефонен номер и т.н.

Кои инструменти да използвате, за да предоставите техническа поддръжка?

Можете да създадете документ (например в Google Docs), който очертава процеса на техническа поддръжка и дайте на всеки в вашия екип достъп до него. Обмислете инвестиция в софтуер, който предоставя на вашите служители достъп до поддръжка 24 часа в денонощието.

Вашите дистанционни служители трябва да разбират какви са техните задължения за безопасност.

Защо е важно да установите задължения за безопасност?

Безопасността на вашите служители трябва винаги да бъде приоритет. Вашия персонал трябва да е наясно с опасностите, свързани с работата от дома и да разбира политиките на компанията за безопасност.

Как да установите задължения за безопасност?

Ясно обяснете на тях какво трябва да бъде покрито от тяхна страна и кои елементи на безопасност трябва да се фокусират.

Кои инструменти да използвате, за да установите задължения за безопасност?

Геофенсирането ви позволява да проследявате местоположението на устройството на служител и да установите граници, които те не могат да пресекат. Въпреки това, този етап е необходим само ако вашата компания притежава наистина чувствителни данни, в противен случай просто трябва да доверите на вашия персонал – това се изплаща.

Поддържайте редовни актуализации за приложенията и устройствата на вашия екип.

Защо е важно да грижите за редовни актуализации?

Ако вашите дистанционни служители не актуализират своите устройства, те могат да станат уязвими към кибератаки. Проверете, че всеки е в курса с редовни актуализации и не ги пренебрегва.

Как да грижите за редовни актуализации?

Създайте документ, който съдържа списък на необходимите актуализации, така че всеки да има достъп до тази информация.

Кои инструменти помагат да грижите за редовни актуализации?

Трябва да обмислите инвестиция в инструменти като Microsoft AutoUpdate (за Windows) или Mac OS X Update (за Apple устройства), които ще ви позволят да актуализирате всички софтуер на вашите служители автоматично.

Трябва да определите области, където вашите служители е най-вероятно да срещнат проблеми със безопасност.

Защо е важно да определите рисковете за безопасност?

Ако знаете къде се намират опасностите, можете да предприемете стъпки, които ще помогнат да ги смекчите. Определете всички потенциални заплахи, преди да станат проблем.

Как да определите рисковете за безопасност?

Обмислете да създадете карта на рисковете за безопасност, която очертава областите, в които вашите служители могат да срещнат опасност.

Кои инструменти да използвате, за да определите рисковете за безопасност?

Има различни инструменти, които определят области на риск за безопасност, включително геофенсиране, софтуер за мониторинг на социални медии (като Mediatoolkit) и Google Alerts.

В случай че нещо се случи, трябва да предоставите план за спешни случаи и да направите вашата работна среда по-безопасна.

Защо е важно да напишете план за спешни случаи?

В случай на спешен случай, вашите дистанционни работници могат да паникьосват и да направят нещата по-лошо. План за спешни случаи може да предотврати това.

Как да напишете план за спешни случаи?

Създайте документ със списък на задачи, който очертава плана за спешни случаи стъпка по стъпка.

Кои инструменти помагат да напишете план за спешни случаи?

Инструментите, които вашите служители използват най-често, ще бъдат тези, с които са най-запознати и вероятно могат да се справят най-бързо.

Един от най-големите проблеми с дистанционната работа е невъзможността да комуникирате с хората директно. Тъй като дистанционните работници могат да прекарат повечето от времето си в четири стени, тяхното психическо здраве е от решаващо значение.

Защо е важно да грижите за благосъстоянието на вашите служители?

Ако служител започне да се бори със своето психическо здраве, това може да има огромно въздействие върху ефективността на компанията.

Как да помогнете да грижите за благосъстоянието на вашите служители?

Независимо дали има отношение към работата или не, уверете се, че всеки има достъп до помощ, ако я има нужда.

Кои инструменти помагат да грижите за благосъстоянието на вашите служители?

Можете да проведете анонимна анкета чрез Google Forms или SurveyNuts.

Насърчете вашите служители да имат случайни разговори със своите колеги, дори за неработни цели. Това ще им помогне да се чувстват по-свързани с екипа и да предотвратят чувството на изолация.

Защо е важно да улеснявате случайни разговори със съотборници?

Ако вашите служители начнат да се чувстват, че са в аквариум, може да им бъде трудно да се концентрират и да работят.

Как да улеснявате случайни разговори със съотборници?

Обърнете внимание на всяка възможност за “дистанционни” срещи, не само тези за работа, но и за празнуване на рождени дни на служители, например.

Кои инструменти помагат да улеснявате случайни разговори със съотборници?

Всеки уебинар и инструмент за съобщения (LiveWebinar, Zoom, Google Hangout и т.н.) ще работи тук.

Много по-предизвикателно е да научите нов навик, когато работите дистанционно, отколкото в офис. Предоставете на вашите служители алтернативни опции и стимули да научат нови умения, възможности да се подобрят. Позволете им достъп до технология, която ще им помогне да направят всичко това.

Защо е важно да предоставите на вашите служители обучение?

Позволяването на вашите служители да се развиват им помага да видят своята работа като кариера, а не просто като друга работа. Насърчете ги да присъстват на уебинари или да следват курсове, свързани с техните професионални интереси.

Как да предоставите на вашите служители опции за обучение?

Обмислете да предложите различни видове обучение, като видео уроци, уебинари или електронни книги. Можете също да подкрепите вашите служители да завършат курсове в тяхното собствено време.

Кои инструменти да използвате, за да предоставите на вашите служители опции за обучение?

Можете да използвате софтуер за видео конференции като Skype или Zoom, за да проведете живо обучение, или платформи като Lynda.com и Coursera, за да предложите онлайн курсове.