Топ 11 най-добри практики за управление на знанията

Управлението на знанията (УЗ) служи като гръбнак на гъвкаво, управлявано с данни предприятие. Добре внедрена стратегия за управление на знанията оптимизира операциите, подобрява удовлетвореността на клиентите и насърчава иновациите. Това ръководство разглежда най-добрите практики в множество аспекти на управлението на знанията, за да се създаде синергична среда за улавяне, споделяне и използване на знания.

1. Анализирайте корпоративната култура на вашата компания и съответствайте вашата стратегия за управление на знанията

Культурата, която вече съществува в организацията ви, значително влияе на успеха или неуспеха на инициативата ви за управление на знанията (УЗ). Изберете стратегия за управление на знанията, която е в съответствие с организационната ви култура, за по-добро приемане и по-гладко внедряване. За да съответствате вашата стратегия за управление на знанията с организационната култура, активно участвайте в организационни проучвания и адаптирайте вашия подход въз основа на съществуващата култура. За да постигнете това, трябва да разгледате следното:

• Проведете организационни проучвания: Използвайте интервюта, фокусни групи и онлайн проучвания, за да преценете отношението на организацията ви към споделянето на знания. Тези методи предоставят както качествени, така и количествени прозрения.
• Персонализирайте вашия подход към управлението на знанията: Признайте уникалните културни черти на организацията ви, като например дали е йерархична или плоска, индивидуалистична или ориентирана към екипа. Адаптирайте вашата стратегия за управление на знанията съответно.
• Установете показатели за сравнение: Установете базова линия за текущото споделяне на знания, използвайки ключови показатели за производителност (KPI). Тези показатели ви помагат да измерите ефективността на инициативата ви за управление на знанията с течение на времето.
• Подгответе план за управление на промените: Предвидете възможното съпротивление към новата инициатива за управление на знанията и разработете план за управление на промените, за да помогнете на организацията ви да се адаптира гладко.

2. Внедрете правилната система за управление на знанията (СУЗ)

Избирането на правилната система за управление на знанията (СУЗ) е от съществено значение за успеха на вашата стратегия за управление на знанията. Вашата СУЗ не трябва само да съхранява информация; тя трябва също да улесни информацията да бъде лесна за извличане, споделяне и управление. Тази технология влияе както на краткосрочната ви ефективност, така и на дългосрочните стратегически цели, затова изберете мъдро. Надежните платформи за управление на знанията се оказаха полезни и са добре оценени за техния потенциал. За да ви помогнем да вземете информирано решение, сме събрали следното:

• Проведете оценка на потребностите: Започнете с идентифициране на пропуските в съществуващата ви настройка за управление на знанията, използвайки анализ SWOT. Този подход ще подчертае какво трябва да адресира новата ви СУЗ.
• Извършете анализ на разходите и ползите: Сравнете потенциалния ROI с разходите на различни опции за СУЗ. Включете както начални разходи за покупка, така и текущо поддържане в оценката ви.
• Гарантирайте мащабируемост и гъвкавост: Изберете СУЗ, която ще расте с организацията ви. Убедете се, че системата е мащабируема за нарастващи обеми данни и достатъчно гъвкава, за да се адаптира към нови технологични тенденции.
• Приоритизирайте потребителския опит: Изберете система с интуитивен потребителски интерфейс, за да повишите ангажираността и използваемостта. Удобна за потребителя система ще насърчи редовното използване.
• Проучете репутацията на доставчика: Разследвайте историята на доставчика и консултирайте се с текущи потребители, за да разберете надеждността и производителността на системата. Силната репутация на доставчика често корелира с дългосрочното задоволство.

3. Поддържайте актуална, лесно търсима база знания

Вашата СУЗ стои на здравостта на вашата база знания. За да служи системата на своята цел ефективно, гарантирайте, че вашата база знания е точна, всеобхватна и удобна за потребителя. За да постигнете това, стандартизирайте записването на информация, внедрете напредналите алгоритми за търсене, установете рамка за управление на данните, придържайте се към график за актуализиране и поискайте обратна връзка от потребителите. Нека разгледаме по-дълбоко тези фактори:

• Стандартизирайте записването на информация: Разработете набор от насоки или ръководство за стил, което очертава как да се записва информация. Това гарантира последователност в цялата база знания.
• Внедрете алгоритми за търсене: Използвайте алгоритми за търсене, способни да разбират заявки на естествен език и да предлагат автоматични предложения. Това улесняват потребителите да намерят информацията, която им трябва.
• Установете управление на данните: Формулирайте рамка за управление на данните, за да надзирате качеството на данните и съответствието. Тази рамка помага при управлението на интегритета на базата знания.
• Придържайте се към график за актуализиране: Установете строг график за периодичен преглед и актуализиране на базата знания. Това поддържа информацията актуална и надеждна.
• Поискайте обратна връзка от потребителите: Предоставете лесен начин за потребителите да докладват остаряла или неточна информация. Този непрекъснат цикъл на обратна връзка помага да се поддържа точността на базата знания.
• Значение на множество интерактивни формати: Приемете различни интерактивни формати на съдържание, като видеа, инфографики, уроци и интерактивни модули. Тези формати отговарят на различни стилове на обучение, което прави сложната информация по-достъпна и подобрява ангажираността и разбирането на потребителя. Визуалното и интерактивното съдържание опростява сложните детайли, помагайки при разбирането и запомнянето на съществени концепции.

4. Насърчавайте и стимулирайте дейности за споделяне на знания

Използвайте силата на вашата СУЗ, като се фокусирате на нейния най-жизнено важен актив: потребителите. Улеснете и наградете качествени приноси на съдържание, като внедрите функции за геймификация, установите вътрешни пазари на знания, създадете механизми за обратна връзка, учредите програми за признание и интегрирате показатели за производителност. Изследванията показват, че използването на геймификация при обучението на нови служители може да доведе до увеличение на мотивацията на служителите. Ето няколко начина за внедряване на това:

• Установете вътрешни пазари на знания: Изградете платформи, където служителите могат активно да обменят експертиза. Това не само стимулира споделянето, но също създава среда, богата на ресурси, за решаване на проблеми.
• Учредете програми за признание: Стартирайте месечни или тримесечни програми, за да подчертаете и наградите най-добрите участници. Признаването на изключително участие помага при поддържането на жива култура на споделяне на знания.
• Интегрирайте показатели за производителност: Включете ключови показатели за производителност (KPI), свързани със споделянето на знания, в преглеждането на производителността на служителите. Това изпраща силен сигнал за стойността, която организацията придава на сътрудническото споделяне на информация.
• Организирайте редовни срещи: Проведете редовни срещи, за да представите нови вътрешни пазари на знания, обсъдите обратна връзка от потребителите, признаете най-добрите участници и преглеждате показатели за производителност и класирания на геймификация.
• Насърчавайте сътрудничество между отделите: Интегрирайте входни данни между отделите във вътрешни пазари на знания, цикли на обратна връзка и програми за признание. Усилете това сътрудничество чрез целенасочени показатели за производителност и функции за геймификация.
• Внедрете геймификация: Добавете точки, класирания и други елементи, подобни на игри, за да мотивирате и наградите приносите на потребителите. Това се възползва от естествените конкурентни инстинкти, за да направи споделянето на знания по-ангажиращо.

5. Използвайте инструменти за социални медии

Максимизирайте силата на вашата СУЗ, като включите инструменти за социални медии, като корпоративни мрежи и форуми за дискусия. Проучванията показват, че инструментите за социално сътрудничество могат да повишат производителността. Внедрете ясни насоки и интегрирайте тези инструменти в официалната ви СУЗ, за да поддържате последователна и уважителна среда за споделяне на знания. Ето как най-добре да използвате инструментите за социални медии:

• Установете дискусионни табла и форуми: Създайте пространства за конкретни заявки и колективно решаване на проблеми.
• Интегрирайте безпроблемно с вашата СУЗ: Използвайте API, за да свържете социалните платформи с съществуващата ви СУЗ.
• Разработете политики за споделяне на съдържание: Посочете какви видове информация могат да бъдат споделени, за да насърчите отговорното използване.
• Внедрете мониторинг и модериране: Надзирайте разговорите, за да гарантирате, че остават продуктивни и уважителни.
• Използвайте корпоративни социални мрежи: Използвайте платформи като Yammer или Slack за неформални дискусии и спонтанно споделяне на знания. Служителите могат бързо да публикуват въпроси и да получат отговори, да споделят релевантни статии или да обсъдят най-добрите практики без формалностите, свързани с официалната документация.

6. Документирайте всичко и създайте карта на знанията

Укрепете вашата СУЗ с всеобхватна документация и интуитивно картографиране на знанията. Добре документирана СУЗ прави явното знание лесно достъпно, докато карта на знанията опростява процеса на намиране на това, което ви трябва. За да постигнете това, установете най-добрите практики за документация, управлявайте версиите на документи и приемете инструменти за картографиране на знанията, като същевременно гарантирате включителност и подобрена търсимост. Ето как да го направите:

• Установете най-добрите практики за документация: Разработете ръководство за стил и шаблони, за да донесете еднородност на усилията ви за документация.
• Управлявайте версиите ефективно: Използвайте системи за контрол на версиите, за да следите промените и гарантирате, че е налична само най-актуалната информация.
• Приемете инструменти за картографиране на знанията: Използвайте софтуер като приложения за картографиране на ума, за да визуализирате как знанието е разпределено в организацията.
• Гарантирайте достъпност: Направете документацията си достъпна за всички, включително тези с увреждания, за да насърчите включителна среда за споделяне на знания.
• Внедрете етикетиране на метаданни: Подобрете търсимостта на документите ви, като включите етикети на метаданни, които могат да бъдат лесно заявени.

7. Насърчавайте культура на обучението чрез редовно обучение и работилници

Укрепете системата си за управление на знанията, като внедрите култура, която защитава непрекъснатото обучение. Изследванията показват, че компаниите, които инвестират в програми за обучение, могат да увеличат дохода си на служител. За да го реализирате, предложете разнообразни опции за обучение по поръчка, комбинирайте традиционни и цифрови методи на обучение, идентифицирайте пропуски в умения за целенасочено подобрение, създайте вътрешни общности на практика и установете непрекъснат цикъл на обратна връзка за усъвършенстване на програмата. Нека разгледаме по-дълбоко тези точки:

• Използвайте вашата СУЗ за адаптиране на служители и непрекъснато обучение: Използвайте съществуващата база знания като основен инструмент за обучение на новите служители. Гарантирайте, че всеки служител започва със стандартизирано разбиране на процесите, политиките и най-добрите практики на компанията.
• Разгърнете модули за обучение по поръчка: Изградете цифрова библиотека, пълна с уебинари, уроци и друго учебно съдържание, което служителите могат да достъпят в удобното си време.
• Включете смесено обучение: Комбинирайте традиционното обучение в класната стая с цифрови ресурси, за да създадете по-универсална среда за обучение.
• Проведете анализ на пропуските в умения: Използвайте инструменти за аналитика, за да определите области, които се нуждаят от допълнително обучение, така че да можете да персонализирате модулите за обучение съответно.
• Създайте общности на практика: Насърчавайте формирането на вътрешни общности, центрирани около конкретни умения или теми, като по този начин създавате резервоар от специализирано знание.
• Внедрете механизми за непрекъсната обратна връзка: Използвайте разнообразни инструменти за обратна връзка, за да постоянно оценявате и подобрявате ефективността на програмите ви за обучение.

8. Процес на адаптиране на служители

Инициирането на успешна култура на управление на знанията започва с новите ви служители. Процесът на адаптиране не трябва само да ги запознае с техните роли и отговорности, но също да ги потопи в етоса на споделяне на знания на организацията ви. Обучете новите служители за СУЗ чрез сесии на ориентация, предложете обучение, специфично за ролята, установете канали за обратна връзка и предоставете всеобхватен справочник на ресурсите. Ето няколко неща, които трябва да разгледате:

• Проведете ориентация за управление на знанията: Включете задълбочено ръководство на системата ви за управление на знанията като крайъгълен камък на програмата за адаптиране.
• Предоставете обучение, специфично за ролята: Предоставете нюансирано, специфично за ролята обучение за това как да използвате СУЗ ефективно, гарантирайки, че всеки нов служител разбира конкретната релевантност на управлението на знанията за техните функции на работното място.
• Установете механизми за обратна връзка: Създайте канали за новите служители да дадат входни данни за процеса на адаптиране, с фокус върху оценката на това колко добре той внедрява ключовите принципи на управлението на знанията.
• Предоставете справочник на ресурсите: Предложете подробен списък на съществени контакти, хранилища на документи и други ресурси, така че новите служители да могат да навигират в организационния пейзаж на знанията от първия ден.

9. Редовни одити на знанията

Съвършенството е движеща се цел в областта на системите за управление на знанията. Подход на непрекъснато подобрение гарантира, че вашата СУЗ остава актуална, ефективна и действена. Редовно преглеждайте показатели за производителност, ангажирайте се със заинтересованите страни за обратна връзка и адаптирайте вашата система въз основа на възникващи технологии и организационни потребности. Ето ключовите точки, които искаме да подчертаем:

• Мониторирайте показатели за производителност: Постоянно следете ключови показатели за производителност (KPI), свързани с използването и ефективността на СУЗ, за да идентифицирате области за подобрение.
• Адаптирайте се към технологични тенденции: Следете възникващите технологии, които могат да подобрят вашата СУЗ, и бъдете готови да внедрите промени, които са в съответствие с развиващите се организационни изисквания.
• Стартирайте пилотни програми: Преди да разгърнете значителни актуализации или функции, стартирайте пилотни тестове, за да измерите въздействието и събирате обратна връзка от потребителите за допълнително усъвършенстване.

10. Използвайте AI и машинното обучение

Повишете възможностите на вашата СУЗ, като използвате силата на изкуствения интелект и машинното обучение. Изследванията показват, че около 60% от професиите имат потенциал да бъдат автоматизирани в някаква степен. Подобрете функциите за търсене с обработка на естествен език (NLP), предвидете потребностите на поддържането на съдържание, оптимизирайте потреблението на информация чрез автоматични резюмета и използвайте чатботи за отговаряне на често задавани въпроси. За да интегрирате AI в вашата СУЗ, можете да направите следното:

• Интегрирайте обработка на естествен език (NLP): Използвайте алгоритми на NLP, за да подобрите функциите за търсене, позволявайки на потребителите да намерят информация по-интуитивно и точно.
• Внедрете алгоритми за предиктивно поддържане: Използвайте машинното обучение, за да предвидите кога конкретното съдържание може да стане остаряло или неправилно, което позволява проактивни актуализации.
• Учредете автоматични резюмета: Внедрете инструменти, захранвани с AI, които могат бързо да кондензират дълги документи, което улесняват потребителите да получат информацията, която им трябва, без да преглеждат страници със съдържание.
• Създайте чатботи за често задавани въпроси: Създайте чатботи, програмирани да обработват рутинни въпроси, като по този начин освобождавате човешките ресурси за по-нюансирани и сложни справки.

11. Планиране на наследяването за непрекъснатост на знанията

Поддържайте интегритета и непрекъснатостта на критичното знание на организацията ви, като внедрите надежно планиране на наследяването. Това е от съществено значение, за да гарантирате, че ценното знание не отива с напускащите служители. Използвайте многостранен подход, който включва резервност за ключови роли, персонализирани планове за задържане на знания, проактивно планиране на сценарии и периодични преглеждания, за да се адаптирате към променящите се организационни потребности.

Разгледайте внедряването на тези съвети:

• Идентифицирайте резервност за критични роли: Определете ролите в организацията, които съдържат съществено знание, и формулирайте резервни планове, за да попълните тези роли, когато е необходимо.
• Формулирайте планове за задържане на знания: Разработете всеобхватни стратегии, насочени към улавяне на неявното знание от служители, които се приближават към пенсионирането или напускат организацията. Това може да включва интервюта при напускане, фокусирани върху трансфера на знания, или програми за наставничество, където те могат да предадат своята мъдрост на по-млади служители.
• Проведете планиране на сценарии: Използвайте анализи “какво ако”, за да преценете потенциалното въздействие на напускането на ключови персонал върху организационното знание. Това може да помогне при превантивното формулиране на противомерки.
• Предприемете годишни преглеждания: Редовно актуализирайте стратегията си за планиране на наследяването, за да гарантирате, че е в съответствие с развиващите се потребности и цели на организацията.

Заключение

В съвременната епоха, където бизнес пейзажът се променя бързо и гъвкавостта е ценена, ползите от управлението на знанията не могат да бъдат преувеличени. Чрез ценуване и отглеждане на вътрешното си знание, компаниите не само се подготвят за настоящите общи предизвикателства, но също полагат основата за бъдещия успех. Тези най-добри практики, когато се изпълняват с видение и ангажираност, имат потенциала да трансформират организациите, което ги прави по-устойчиви, иновативни и готови за растеж. Има много платформи, които могат да ви помогнат да подобрите вашата СУЗ, и базата знания на LiveAgent е първокласна сред тях. Опитайте я с техния 30-дневен безплатен пробен период.