Защо трябва да интегрирате софтуер?

В наши дни е нормално да имате и да използвате поне един софтуер в компанията, нали? Преди няколко години това не беше толкова очевидно; сега е задължително. Дори в миналото компаниите, които имаха мощен софтуер, го приемаха като конкурентно предимство; днес вече не е предимство; това е необходимост. Освен това, интеграцията на софтуер е необходимост на днешния ден.

Струва си да се спомене, че 17% от търговските представители назовават липсата на интеграция с други инструменти като най-голямото предизвикателство в техните работи. Тази статистика подчертава критичното значение на интеграцията на софтуер в съвременните бизнес операции.

Софтуер и хардуер

Преди някое време беше необходимо да имате собствени сървъри, където съхранявате вашите системи, информацията и данните. По този начин сте били “сигурни”, че всичко е под ваш контрол, на място, което притежавате.

Тази практика беше най-разпространена. Имаше добре известни инсталируеми софтуерни продукти, налични само на персоналните компютри. Дори и до днес много компании (от всички размери) продължават да използват инсталируеми, локално разположени софтуери поради вътрешни политики за сигурност или просто поради факта, че промяната на този вид системи в големи и бюрократични структури е донякъде сложна и отнема време.

Използването на локално инсталиран софтуер изисква ХАРДУЕР. И хардуерът (освен софтуера) е също инвестиция. Трябва да имате предвид, че оборудването, което използвате днес, ще остаре и ще бъдете принудени да го надградите.

Новата епоха

Днес, благодарение на известните облачни комуникационни платформи или решения Software as a Service (SaaS), никога няма да трябва да се притеснявате за поддържането на вашия хардуерен стелаж в актуално състояние с скъпи сървъри, и още по-добре, няма да трябва да се притеснявате за сигурността.

Как е това възможно? Е, за да го направя много просто, някои компании предлагат услугата да работят като ваш сървър, но в облака (чрез интернет). Така че вместо да се притеснявате за хардуера, им предавате отговорността за него; и за сигурността също, използвайки ВИСОКО признати сертификати. В повечето случаи тези компании са Google Cloud и Amazon Web Services.

Какво е интеграция на софтуер в първо място?

Така че, в момента, когато решите да преместите вашите операции в облачна софтуерна среда, има много системи, от които можете да избирате. И много нови възможности са налични пред вас. Една от тези възможности се нарича интеграция на софтуер.

Тя ви позволява да свържете инструменти и системи, които обикновено използвате отделно, в една платформа. Благодарение на свързването им, позволявате на различни решения и приложения да обменят данни и да комуникират помежду си. Всички данни се съхраняват на едно място; вашият екип не трябва да влиза в различни системи, за да свърши същата работа или да намери информацията, която му е необходима.

Много ръчни или досадни задачи се автоматизират и бизнес процесите се унифицират. Можете да извлечете най-доброто от вашия софтуер и да използвате силата на синергията чрез комбиниране на техните най-добри функции.

Как системите комуникират?

Добре, как могат тези системи да комуникират помежду си? Това е основното предизвикателство при наличието на няколко софтуерни продукта. И това е където идва истинската употреба на API-та (Application Programming Interfaces).

API-тата се определят като набори от процедури и функции, които позволяват на различни системи и приложения да получат достъп до данни или функции на друг софтуер или решение. API е програмируемо свързване между многобройни инструменти, което определя какви данни могат да бъдат преместени от един обект на друг. По този начин и благодарение на технологията, можете да автоматизирате много, много процеси, които провеждате в вашите организации, използвайки различни решения.

Нека разгледаме някои примери:

• Когато потенциален клиент се превърне в клиент (това се случва в CRM), искате системата да подтикне действие в ERP, да подготви електронна фактура и да я изпрати на имейла на новия клиент.
• Всеки път, когато добавите нов продукт към вашия ERP и складът е по-голям от 0, искате системата да го добави на eBay и Amazon по същата цена, и всяка промяна на цената да се случи автоматично.
• Когато някой завърши задача, системата за управление на проекти трябва да уведоми следващия отговорен човек, че трябва да започне със следващата задача. В края на този процес системата трябва да ви изпрати автоматичен имейл с PDF на резюме на това, което е направено, и времето, прекарано от всеки от хората с техните задачи.

И има хиляди и хиляди други примери.

Какви типове софтуер или системи можете да интегрирате?

Както е споменато по-горе, малко по малко компаниите осъзнават, че им е необходим облачен софтуер. Но обикновено им е необходим няколко типа софтуер, всеки служещ една основна цел. Софтуер, който прави всичко, което ви е необходимо, вероятно не съществува. И ако има един, той не е добър.

Ако управлявате малка компания, може да намерите софтуер, който предлага всички функции, които ви трябват. Но това, което имам предвид, е, че глобален софтуер, който покрива всичко, което повечето компании нуждаят, не съществува. Трябва да го интегрирате с други инструменти, за да разширите неговите функции и възможности.

Това са основните типове системи, използвани в бизнеса на всички размери:

ERP (Enterprise Resource Planning)

Това е основният актьор в рамките на всяка организация, която го използва. Компаниите използват ERP, за да съхранят данни от много бизнес дейности, където имате и общото управление на разходите, издатъци, плащания, събирания, управление на разходите, наред с други неща като производство, логистика и т.н.

Help Desk софтуер

Help Desk софтуерът е решение, което ви позволява да предоставите на вашите клиенти всички видове поддръжка чрез различни канали. Трябва да включва имейл комуникация, call center, live chat и възможност за управление на взаимодействия в социалните медии. Всичко събрано под един покрив и достъпно в един споделен входящ кош.

CRM (Customer Relationship Management)

Това е софтуер, който ви позволява да установите отношения с вашите потенциални клиенти преди да станат клиенти и докато са вашите клиенти. Може да се използва и от вашите търговски представители за управление на процесите на продажба. (Пример: HubSpot).

BPM (Business Process Management)

Софтуер, предназначен да помогне при автоматизирането на вътрешни бизнес процеси и работни потоци. BPM софтуерът обикновено се използва от средни до големи корпорации. Тези системи обикновено се фокусират върху дългосрочния, текущ анализ и подобрение и позволяват на потребителите да контролират яснотата на процесите и да бъдат все по-продуктивни. (Пример: KiSSFLOW).

CMS (Content Management Software)

CMS система, която ни позволява да създаваме и управляваме съдържанието на нашия уебсайт, блог, целеви страници.

HRS (Human Resources System)

Система, предназначена главно за управление на необходимите процеси на човешките ресурси в организацията, документиране на споразуменията с всеки един от служителите, организиране на отпуски и др. Може да бъде и всеки друг HR софтуер, като Toggl или Sparkbay.

Това са само няколко примера за типове софтуер, използвани от компаниите. Те са изброени главно, за да подчертаят колко много различни решения са налични там и колко различни цели служат. Всяка от тези системи може да бъде наистина сложна сама по себе си и все още ще изисква някои добавки или разширения.

Какви са ползите от интеграцията на софтуер

1. Достъпност и синхронизация на данни

Всички данни от интегрирани системи се регистрират автоматично в избрана платформа, като по този начин се формира кохерентна и чиста база данни. Това се случва в реално време. Всички необходими информации са на вашите пръсти.

2. Намалени разходи и спестено време

Измервате ли колко време вашите служители прекарват на ръчни задачи като записване на бележки след разговор, попълване на формуляри в вашия CRM, копиране на споразумения, направени чрез имейл, в вашия BPM? Колко време им е необходимо да намерят данните, които им трябват?

Ако въведете правилните интеграции на софтуер, вашите агенти за обслужване на клиентите или търговски представители ще имат време да се фокусират върху по-важни задачи, които генерират доход (затваряне на сделки, кръстосана продажба). Техният работа ще бъде по-ефективна.

Данните показват, че служителите прекарват 19% от времето си в търсене на ресурси, документи и информация, необходима за извършване на техните работи.

3. Взаимодействие между различни части на бизнеса

Интеграциите на софтуер улесняват видимостта на дейностите и взаимодействията между различни отделения и екипи в компанията. Всеки е по-добре информиран, тъй като данните са налични за всички.

4. Исторически анализ от едно място

Данните, събрани с течение на времето на различни интегрирани платформи, могат да бъдат анализирани от едно място.

5. Определяне и изпълнение на нови KPI-та

Имайки достъп до повече данни и информация, можете да определите нови цели на базата на нови показатели, които са релевантни за компанията.

6. Вземане на решения на базата на поведението на потребителите

Интеграцията между платформите ви позволява да се фокусирате върху потребителите и тяхното поведение, тъй като всички данни за вашите клиенти и потенциални клиенти са налични на едно място. Можете да предоставите персонализирана поддръжка на правилните хора, в правилното време, персонализирайте вашата комуникация или кампании. Няма по-добър начин да предложите омниканално обслужване на клиентите.

7. Определяне на рентабилността на кампаниите, проведени в различни медии

Тъй като изчисляването на рентабилността на проведените кампании е интегрирано, е по-лесно да отхвърлите това, което не работи, и да оптимизирате това, което е полезно, по бърз и ефективен начин.

8. По-малко грешки

Ръчната работа е склонна към грешки; много грешки могат да възникнат, докато служителите преместват данни напред и назад чрез различни платформи. Интеграцията на софтуер намалява количеството на разпръснати и припокриващи се данни. Прави по-безопасно вземането на решения на базата на данни.

Свържете LiveAgent с вашите любими инструменти и решения

LiveAgent предлага интеграции с повече от 30 инструменти и типове софтуер, така че можете да предложите на вашите клиенти отличното обслужване. Интегрирайте вашия LiveAgent end-to-end help desk с вашия CRM, CMS, любимите ви платформи за електронна търговия, инструменти за имейл маркетинг, фактуриране и решения за управление на проекти.